Gestão Escolar

Mensalidade escolar em atraso: como criar um processo de cobrança?

Aug 5, 2019

Um dos maiores problemas enfrentados pela escola é a inadimplência, que pode, até mesmo, comprometer o seu funcionamento. Para tentar contornar essa situação, é muito importante desenvolver um processo de cobrança eficiente.

Com esse propósito em mente, a escola deve seguir um roteiro a fim de buscar a melhor estratégia para solucionar esse problema. Como definir um canal de comunicação eficaz e apresentar alternativas para facilitar o pagamento, entre outras.

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A seguir, mostraremos o que a escola pode fazer a fim de aprimorar a ação de cobrança, de modo a desenvolver essa atividade da forma mais apropriada. Acompanhe a leitura!

Saiba como criar um processo de cobrança

Fazer uma cobrança é uma atividade muito delicada. Porque, se for feita sem os devidos cuidados, pode expor os alunos a situações constrangedoras perante seus colegas de classe ou comprometer o relacionamento entre pais, alunos e escola.

No entanto, é uma tarefa necessária, já que se trata do atraso no pagamento de mensalidade. Por essa razão, a escola deve ser cuidadosa na resolução desse problema. Para isso, uma série de ações devem ser seguidas de forma a conduzir a situação da melhor maneira para todos.

Conheça a dívida

O primeiro passo para uma boa negociação é entender qual é a situação do aluno. Ou seja, conhecer todas as informações sobre a dívida em questão. Dessa forma, deve-se manter um histórico de negociações anteriores, caso já tenha ocorrido alguma.

Além disso, outras informações devem constar no controle, como qual é o valor devido e a data de início da dívida. Todos esses dados são importantes para que o funcionário — que está em contato com o responsável — possa fornecer e consultar as referências corretas.

Também é preciso que essas informações estejam sempre atualizadas, a fim de evitar que cobranças indevidas sejam feitas.

Defina canais de comunicação eficazes

A escolha dos canais de comunicação deve ser muito bem pensada para que o resultado possa ser eficaz. O ideal é que a escola estipule qual será a forma de atendimento para as cobranças. De modo que, sempre que um responsável buscar por aquele canal, haja alguém disponível para atendê-lo.

Investir em muitas alternativas de atendimento pode ser um erro! Principalmente se não houver atendentes disponíveis para dar as informações que os pais procuram.

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Ofereça formas facilitadas de pagamento

Existem situações em que as negociações para o pagamento se tornam extremamente longas e difíceis de solucionar. Uma alternativa para resolver o impasse é oferecer facilidades para que o responsável possa efetuar o pagamento, como o parcelamento da dívida ou algum desconto.

Escute o que o cliente tem a dizer

Ao tentar uma negociação, é sempre indicado ouvir o que o outro lado tem a dizer, já que pode surgir um bom acordo por meio dessa conversa. Assim, ao permitir que o responsável exponha suas razões, a escola é capaz de identificar alguma forma de resolver o problema da melhor maneira.

É importante facilitar essa comunicação, pois isso incentiva o devedor a buscar a negociação — ao passo que ligações insistentes e sem cuidados, podem fazer com a pessoa simplesmente não atenda mais às chamadas da escola.

Faça a abordagem de forma correta

Existem muitas formas de negociações, mas manter uma linguagem acusatória ou intimidadora não trará bons resultados. O jeito de se falar com uma pessoa e a educação ao se dirigir a ela é fundamental para colher bons resultados.

Por isso, é importante que as pessoas que manterão o contato diretamente com o devedor sejam instruídas a terem esse cuidado. Elas precisam demonstrar ao responsável como será benéfico para ele se conseguir resolver o seu problema financeiro com a escola.

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Crie um procedimento a ser seguido em qualquer ação de cobrança

Com o propósito de tornar as atividades relacionadas às cobranças padronizadas e eficazes, crie um documento com o passo a passo sobre tudo o que deve ser feito pelo atendente durante uma abordagem de cobrança.

O documento deve descrever todas as ações a serem tomadas. Como a partir de quanto tempo de atraso na mensalidade o processo deve se iniciar e qual será a primeira ação a ser tomada — envio de um SMS de cobrança ou utilizar um funcionário para fazer contato telefônico.

Esse documento deve ficar acessível a todos os colaboradores envolvidos nas negociações de cobrança. Também deve constar todas as opções de pagamento que a escola pode oferecer, como a porcentagem máxima de desconto a ser aplicada ou a quantidade máxima de parcelas em que a dívida poderá ser distribuída.

Essas informações são importantes para evitar que o atendente tenha que consultar outras pessoas sobre o processo de negociação, o que pode prejudicar ou atrasar o fechamento de uma dívida.

Entenda de que forma um software de gestão contribui para facilitar o processo de cobrança

A cobrança de inadimplentes é uma tarefa que precisa ser muito bem documentada. Ou seja, o atendente deve ter fácil acesso ao histórico financeiro do aluno em questão. Para isso, os registros referentes aos recebimentos das mensalidades escolares devem sempre estar atualizados.

Todo esse controle é muito mais eficiente e seguro se for feito por meio de um software de gestão escolar. Aliás, todo o controle de inadimplência torna-se mais fácil com a utilização de um sistema. Isso porque o gestor pode ter uma visão geral e, também, fazer o acompanhamento individual de apenas um aluno.

Além de agilizar o processo de negociação por facilitar o acesso ao histórico do aluno, o sistema possibilita a rápida emissão de boleto e envio desse documento para o responsável financeiro, tanto por e-mail quanto por aplicativo.

Nos casos de negociações, o sistema permite o envio de SMS para os pais, de forma a lembrá-los do vencimento do boleto. Essa é uma maneira de evitar que a pessoa se esqueça do compromisso e não volte a ficar inadimplente. Essa é uma medida que deve ser adotada de maneira preventiva contra a inadimplência.

Para diminuir a inadimplência, a escola deve adotar um processo de cobrança eficiente, com ações como as que foram citadas até aqui. Além disso, ao contar com o auxílio de um software de gestão, tornará a cobrança de inadimplentes mais ágil e eficiente.

Gostou do nosso conteúdo sobre como organizar a ação de cobrança? Então, veja este guia completo sobre como controlar a inadimplência em sua escola!

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