Afinal, como organizar o processo de matrícula escolar?

Entre todos os processos de dentro da escola existe um que merece muita atenção e organização: a matrícula escolar. É com ela, por exemplo, que você poderá levantar o número de alunos para o próximo ano letivo, sem contar no tamanho das turmas e na possível abertura de novas classes. Ou seja, a campanha de matrículas é essencial!

Além de tudo isso, com uma boa organização desse processo, você, ao mesmo tempo, melhora potencialmente a gestão escolar. Lembre-se de que ter uma noção exata da quantidade de alunos matriculados é a base para desenvolver estratégias financeiras, projetos escolares e muito mais.

Então, pensando em ajudá-lo nessa importante tarefa que é a organização da matrícula escolar, separamos algumas dicas sobre o assunto. Confira abaixo e boa leitura!

Estabeleça metas de matrícula

Para que a sua escola continue a crescer e se firme entre a concorrência, é necessário que ela esteja sempre conquistando novos alunos. Uma das melhores formas de alcançar esse objetivo é com a matrícula, momento ideal para reforçar laços com os estudantes atuais e começar um novo caminho com os recém-chegados.

Como parte desse processo, a campanha de matrículas deve ser seguida à risca e você precisa ter metas bem definidas. É com base nisso que poderá reforçar o contato com os pais ou responsáveis, bem como com os próprios estudantes. Assim, a captação de alunos é o que fará sua escola estruturar toda a sua gestão.

Desenvolva um cronograma do processo

Indo para a questão mais prática, com a meta de matrícula escolar bem clara e definida, chegou o momento de pensar em como colocá-la em um cronograma. Lembre-se de que é fundamental começar a campanha alguns meses antes do novo ano letivo iniciar, justamente para dar tempo aos responsáveis de refletir e se programar para o pagamento.

A dica é, ao menos, iniciar o processo faltando dois meses para as aulas terminarem. Uma ótima sugestão é oferecer desconto para quem fizer a rematrícula antecipada, além de manter também essa ideia para os novos alunos. É muito importante que você chame a atenção desde o começo, gerando uma boa expectativa de adesão.

Mantenha toda a documentação bem guardada

Eis aqui um tópico que precisa ser reforçado! Durante todo o processo da matrícula escolar, a sua secretaria deverá ficar bem atenta, documentando e arquivando tudo sobre isso. Ou seja, guardar os contratos de forma organizada e pelo maior tempo possível, já que questionamentos, reclamações e até auditorias nunca têm hora para acontecer, certo?

Nesse sentido, pense seriamente em ter um software de gestão escolar, pois com essa ferramenta você terá a garantia de armazenamento com segurança e sem comprometer o espaço físico da instituição. Sem contar na facilidade de acesso e na proteção desses documentos — que são provas para qualquer problema ou dúvida.

Não somente isso, mas com essas informações bem organizadas você poderá até fazer um levantamento e ter relatórios de como tem sido as matrículas em vários anos, a fim de verificar se elas têm crescido ou diminuído. Isso certamente pode ajudar no desenvolvimento de novas estratégias.

Conheça o potencial da estrutura de sua escola

Você sabia que um dos principais aliados na conquista de alunos é a certeza de que sua escola é boa o suficiente para eles? Além disso, é importante saber que a estrutura da instituição oferece o que há de melhor para o desenvolvimento dessas crianças e adolescentes. Com isso enraizado para todo o corpo docente e demais funcionários, a campanha tende a ter sucesso.

Indo além, quanto mais bem preparada a escola estiver para receber os alunos, melhor será para a divulgação da matrícula escolar. Não se esqueça de que é nesse momento que os pais ou responsáveis analisam tudo o que a instituição tem a oferecer, comparam com outras escolas e refletem se realmente é um local que pode ajudar na formação de seus filhos.

Mas e quando a escola não está 100% estruturada ou apresenta algumas falhas ou déficits no seu espaço físico? O que você precisa fazer, nesse caso, é tentar resolver o problema ou, pelo menos, ter uma projeção de quando as melhorias ocorrerão. Assim, quando for questionado pelos responsáveis, as respostas já estarão bem definidas e eles terão algo concreto para decidir.

Divulgue bem o processo

A comunicação é, de fato, uma ferramenta poderosa na hora da divulgação da matrícula escolar. Se você puder investir em marketing, publicidade e campanhas via redes sociais, por exemplo, não hesite em fazê-los. É bom reforçar que, além de fidelizar os alunos que já estão com você, o importante é conversar e informar os potenciais estudantes.

Portanto, um dos objetivos principais é fazer com que as informações sobre o processo de abertura de matrícula cheguem ao máximo de pessoas possíveis. Mas, atenção, se fizer contato por e-mail ou telefone, não exagere ou insista por um retorno dos pais quanto para firmar contrato, isso pode soar negativo e, até mesmo, ser prejudicial para a imagem da escola.

O ideal é que você seja sempre bem carismático ao conversar e mostrar todo o potencial da instituição. Além do mais, também é importante se mostrar disponível para quaisquer dúvidas, bem como respeitar o prazo de decisão que os pais possam vir a dar. Isso é, inclusive, algo que pode render bons resultados para a campanha.

Tenha a tecnologia como aliada da matrícula escolar

Para fechar com boa perspectiva de matrículas, não esqueça de contar com a ajuda da tecnologia em todas as etapas do processo. Conforme mencionamos, algumas ferramentas podem fazer toda a diferença na organização e gestão da escola, principalmente ao que se refere à organização e armazenamento de documentos.

Muito mais do que isso, a tecnologia é capaz de trazer resultados significativos para a escola, desde que usada estrategicamente e com uma boa ideia! Você se recorda que falamos sobre redes sociais? Use-as da melhor maneira possível, e aí existem muitas formas bacanas e interessantes, como anúncios patrocinados, marketing de conteúdo e muitos outros.

Com esse cenário, ficou mais claro para você a importância de uma boa organização da matrícula escolar? Prepare toda a sua equipe para esse momento e conquiste seus estudantes!

Gostou das dicas? Então, aproveite e entre em contato conosco, pois juntos podemos pensar em estratégias com potencial de sucesso para a gestão da sua escola!

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