As principais funcionalidades de um sistema de matrícula online

A captação de alunos é uma grande preocupação de todo gestor escolar. Todos os anos, alunos concluem o ensino oferecido na instituição e ainda há o índice de evasão que, mesmo quando pequeno, pode comprometer os planos de crescimento da escola. Entre as principais estratégias para aumentar o número de alunos, podemos citar a matrícula online.

Também precisamos levar em conta que, hoje em dia, as pessoas estão submetidas a pesadas rotinas de trabalho, o que faz com que busquem facilidades para aquisição de produtos e serviços. Isso inclui a matrícula dos filhos na escola.

Um pai que gostou igualmente da sua escola e da de um concorrente, e não fez a matrícula de imediato, tem mais chances de acabar escolhendo a opção mais fácil. Se você oferecer um sistema de matrícula online, sai na frente nesse aspecto.

Para entender melhor os benefícios que essa opção pode trazer à sua escola, preparamos abaixo um conteúdo especial sobre o assunto. Confira.

Como otimizar o processo de matrícula?

É comum que, algum tempo antes do início do ano letivo, muitos pais visitem a sua escola. Outros apenas farão uma ligação para perguntar alguns detalhes. Há ainda aqueles que se limitam a visitar o site e entrar em contato por algum mecanismo de mensagens instantâneas (sim, é bom oferecer essa opção ao público).

Entre esses contatos, é evidente que nem todos efetivarão a matrícula. Entretanto, os que tiverem avançado na jornada de compra do estudante e, portanto, se encontrarem prontos para fazer a matrícula, podem não ter tempo de ir até a escola. É aí que você pode apresentar um diferencial, oferecendo a opção de matrícula online.

Para isso, você precisará implantar um sistema ligado ao site da escola, pelo qual os pais interessados poderão visualizar as turmas disponíveis e concluir a matrícula. O próprio sistema gera o boleto para pagamento e há ferramentas que permitem usar cartão de crédito ou outros mecanismos, de acordo com o que a escola permitir.

O próximo passo é imprimir o contrato e fazer a validação, também de acordo com as normas da escola, determinadas a partir de um termo de uso.

Por que contar com um sistema de matrícula online?

Disponibilizar a possibilidade de matrícula online traz diversos benefícios para a escola. Tanto pais quanto colaboradores podem otimizar seu tempo, já que não é necessário deslocar-se até lá.

Além disso, o sistema online funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que significa que o processo pode ser feito em qualquer dia ou horário, o que inclui madrugadas, fins de semana e feriados. Os colaboradores apenas farão a conferência de dados e a validação, sem a necessidade de dispender tempo para atendimento.

O ganho na organização do processo também é relevante. O sistema de matrícula online normalmente é integrado a uma ferramenta de gestão escolar. Isso significa que, assim que os dados são cadastrados, ficam armazenados no sistema. Assim, é possível mantê-los organizados e ainda economizar o espaço físico que o arquivamento dos contratos em papel ocuparia.

Outra vantagem é que fica muito mais fácil consultar os documentos quando eles estão todos armazenados em uma mesma ferramenta digital. Para manter o controle, a escola recebe notificações a cada matrícula efetuada, a cada pagamento realizado e sobre qualquer outra ação tomada a partir da ferramenta online. Nesse caso, há uma desburocratização no processo, o que é benéfico para ambas as partes.  

O processo de matrícula pode ser 100% online?

A possibilidade de concluir a matrícula de maneira presencial é uma decisão da escola. É possível disponibilizar a matrícula 100% online, mas há escolas que ainda preferem que o aluno vá até a unidade e entregue o contrato assinado. Por isso, a escolha fica a critério de cada instituição, dependendo da sua estratégia.

Muitos gestores de escolas ainda tendem a associar esse tipo de processo em cursinhos e universidades. Entretanto, trata-se de uma realidade que vem mudando aos poucos. As escolas convencionais, de ensino fundamental e médio, já estão aderindo a ele. Os resultados são sempre positivos, com uma maior retenção e captação de alunos. Para os pais, a ferramenta traz conforto e satisfação. 

De que forma a matrícula online se relaciona com as estratégias de marketing digital da escola?

Manter site e blog sempre atualizados e estar presente nas redes sociais fazem parte de um conjunto de estratégias de marketing digital. É uma forma de obter alcance maior, visto que a maioria das pessoas busca por produtos e serviços pela internet. E esse público é o mesmo que vai enxergar a possibilidade de matrícula online como uma ótima opção.

Além disso, se levarmos em conta que a matrícula online também favorece a funcionalidade da secretaria escolar e economiza tempo dos seus colaboradores, é possível oferecer algumas vantagens para quem escolhe esse canal. Por que não oferecer descontos ou algum brinde para esse público? Já que se trata de uma opção que traz benefícios a todos, o ideal é incentivá-la.

A matrícula online é parte integrada de toda ferramenta de gestão escolar?

Contar com um sistema de gestão escolar não é sinônimo de disponibilizar a matrícula online. Trata-se de um item opcional. O sistema normalmente oferece módulos que permitem armazenar dados dos alunos, histórico de notas e faltas e informações financeiras. A matrícula online é questão de escolha.

Você pode contratá-la e, por ser parte integrada ao sistema, os dados inseridos na plataforma migram imediatamente para o sistema. Dessa forma, é possível enviar mensagens ou contatar os novos alunos para confirmar a matrícula e dar as boas-vindas, e ainda manter o controle sobre pagamentos e outras ações.

A matrícula online já faz parte da rotina de muitas escolas infantis e de ensino fundamental e médio. Por que não ser o próximo a implantá-la, e assim garantir uma captação mais ampla de alunos e até mesmo um índice maior de rematrícula?

E então? Ficou interessado na ferramenta? Entre em contato conosco, converse com nossos especialistas e conheça mais sobre o nosso sistema de gestão escolar, com opção de matrícula online.

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