Business Intelligence na gestão escolar: saiba o que é e quais são as suas vantagens

Você provavelmente já ouviu falar sobre Business Intelligence (BI). Mas será que sabe, de fato, como esse novo conceito da administração e TI se aplica à gestão escolar?

É preciso entender um pouco mais sobre essa tendência de mercado e os benefícios que ela pode trazer nos negócios voltados para a educação. Por isso, separamos aqui algumas explicações que você vai gostar de conhecer. Confira!

Afinal, o que é Business Intelligence?

De fato, o volume de dados com que os gestores de negócios precisam lidar hoje é imenso. Seja qual for a área do negócio, inúmeros indicadores, valores financeiros, índices, prazos, retornos e outras informações são despejadas sobre as mesas destes executivos. 

Logo, o grande desafio é conseguir organizar tudo isso de maneira rápida e produtiva. E é nessa hora que o Business Intelligence entra em cena.

Por meio de cálculos, comparações, políticas, métodos e configurações bem afinadas, o Business Intelligence produz o seu real valor: traduzir essa montanha de dados em informação relevante e útil. 

Grosso modo, ele ajuda a categorizar, confrontar, relacionar e priorizar todo esse volume de números, de maneira a deixar claro e em evidência o que realmente importa no final das contas.

O gestor pode, então, concentrar seu tempo e seu esforços com o que, de fato, precisa, e evita desperdiçar recursos e energia em assuntos que não trarão os melhores resultados.

Contudo, para isso o BI exige a implementação e configuração de um sistema de gestão de informações. Afinal, não há como trabalhar com tantas variáveis e parâmetros sem uma plataforma que possibilite integrar tudo em tempo real e que seja fácil de ser operada, certo?

O Business Intelligence na gestão escolar

As possibilidades de aplicação do BI são gigantescas, e podem ser adaptadas a qualquer tipo de segmento — da pecuária ao financeiro, passando pelo médico, jurídico, varejo, automotivo e tantas outras. Inclusive o educacional.

Aliás, essa versatilidade faz parte de dois dos pontos chave do conceito: adaptabilidade e flexibilidade.

No caso das escolas, faculdades e outros cursos, as principais linhas de trabalho estão focadas em áreas como gestão financeira, acompanhamento de presença nas aulas, processos da secretaria, matrículas, disponibilização de conteúdos, controle de presença e notas dos alunos, biblioteca, almoxarifado etc. 

Além disso, existe também a possibilidade da criação de relatórios totalmente parametrizáveis, de acordo com o interesse da instituição.

Assim, é possível garantir uma boa gestão escolar que integre processos e informações unindo todos os envolvidos no processo educacional: corpo docente, corpo discente, pais dos alunos, funcionários e gestores da instituição.

Então, tratando ainda sobre vantagens do BI na gestão escolar, vejamos agora alguns dos seus diferenciais competitivos:

Mensuração da qualidade do ensino

Até mesmo a avaliação de assuntos mais subjetivos pode ser realizada por meio de uma boa plataforma de BI de gestão escolar. 

Nesse sentido, ter uma boa configuração de informações, mensuração de dados e relatórios que traduzam o serviço da sua instituição em resultados palpáveis e reais é, com certeza, um ótimo benefício.

Como sempre, ao se tratar de Business Intelligence, o foco das atenções é a integração e a geração de valor. 

Até porque poder ter acesso a um histórico dos seus resultados até a momento atual é a melhor forma de analisar como anda a tomada de decisões, e a adequação do planejamento estratégico ao contexto em que a sua instituição está inserida.

Integração e convergência das soluções

Para ser um sistema de gestão efetivo, o BI aplicado ao ambiente escolar também precisa ser abrangente. São vários os interlocutores ativos e passivos no processo, e a informação precisa transitar, buscando as entradas de dados e levando indicadores e relatórios.

Bem, tudo isso pode até parecer um pouco complicado — mas, na prática, é bem simples.

Basta imaginar, por exemplo, que a catraca na portaria estará integrada com seu sistema de controle de entrada e saída de pessoas, ou que as informações necessárias estarão disponíveis para os pais dos seus alunos até mesmo no celular. 

Ou, ainda, que as notas lançadas pelos professores já serão disponibilizadas para todos em um único clique, e que será possível integrar o sistema que corrige as provas. 

Enfim, tudo funcionando junto e em tempo real, como uma só solução — sem a necessidade de importação de dados de maneira manual.

Reforço na comunicação

Tanto na gestão de negócios e de processos como na de projetos, um dos maiores dificultadores é a comunicação falha. 

Por estarem ocupados demais com os prazos e custos de um investimento, ou mesmo da operação diária e rotineira, muitos profissionais acabam deixando a gestão da comunicação em segundo plano, ou até mesmo esquecida. O que causa grandes danos a qualquer negócio.

E, no caso do mercado de educação, não é diferente. A informação correta precisa sair da fonte e chegar ao destinatário de maneira rápida, eficiente e objetiva. 

Diante disso, além dos relatórios que tratamos já na aplicação do BI na gestão escolar, esse sistema também proporciona soluções de comunicação previamente programadas para atuar de maneira automática.

Grosso modo, isso significa maior proximidade junto às famílias dos a alunos. E significa também dizer que até o envio de e-mails e SMS podem ser configurados. 

Imagine o quanto sua instituição não teria a ganhar se, por exemplo, as pessoas recebessem o que precisam no momento certo, sem a necessidade alguém precisar parar o que está fazendo!

Ganho de produtividade

Por fim, somando-se às outras vantagens do BI, é muito importante que seja destacado o ganho de produtividade.

Afinal, com inteligência, você pode avaliar o cenário geral e identificar especificamente onde é necessário fazer cortes, sem prejudicar outras áreas. Também é possível priorizar os investimentos e iniciativas que agregam valor ao negócio e, por último, cortar o retrabalho.

Aliás, como já falamos, a automatização de tarefas fará com que o retrabalho seja praticamente eliminado, uma vez que tudo que precisar ser feito será realizado uma única vez.

Enfim, depois de ver os benefícios que o Business Intelligence oferece diante do desafio que é concentrar tantas funcionalidades em um software de gestão escolar, imaginamos que você queira entender ainda mais sobre o tema, certo?

Nesse caso, uma ótima dica é ler também um pouco mais sobre automatização de processos internos de uma escola. Vai ver como é possível integrar, de verdade, a sua gestão financeira, administrativa e acadêmica além de outras vantagens. Boa leitura!

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