Como a análise SWOT pode ajudar no planejamento estratégico das instituições de ensino?

Empresas de todos os ramos e portes devem, de tempos em tempos, passar por um planejamento estratégico. Para tal, são utilizadas várias ferramentas e metodologias para definir a estratégia que deve ser seguida pela empresa. Neste post, iremos abordar a análise SWOT para instituições de ensino e como ela pode ajudar a traçar novos objetivos.

Vamos focar em estabelecimentos que possuem ensino fundamental e médio. É gestor ou diretor de uma instituição de ensino com essas características? Este post é direcionado para você. Confira!

O que é SWOT?

SWOT é um termo que veio do inglês. É um acrônimo de:

  • Strentghs (forças)
  • Weaknesses (fraquezas)
  • Opportunities (oportunidades)
  • Threats (ameaças)

Alguns fazem a tradução para português e usam o termo FOFA (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças), cujo significado é o mesmo.

Portanto, uma análise SWOT é um levantamento detalhado que deve ser feito sobre as forças, as fraquezas, as oportunidades e as ameaças de uma empresa. E cada um desses elementos pode sofrer influência interna ou externa.

Imagine que vamos representar em um círculo os pontos que serão analisados. Repartimos nosso círculo em quatro quadrantes e em cada um deles escrevemos os pontos levantados. Antes, vamos aprofundar um pouco mais sobre cada em destes quadrantes:

Strentghs (Forças)

São os pontos positivos que a nossa instituição de ensino possui, ou seja, as qualidades que são percebidas por aqueles que a frequentam e pelos seus gestores. São as particularidades que podem ser gerenciadas pelos responsáveis do estabelecimento.

Exemplo de algumas forças:

  • local de fácil acesso, com facilidade para a entrada e saída dos alunos;
  • facilidade de estacionamento;
  • salas e laboratórios bem montados;
  • biblioteca vasta, com livros clássicos e contemporâneos;
  • equipamentos modernos de informática;
  • equipe de marketing bem estruturada;
  • boa infraestrutura para esportes;
  • software de controle acadêmico atualizado;
  • excelente corpo docente.   
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Weaknesses (Fraquezas)

Já as fraquezas são os pontos antagônicos às forças. Também estão sob o controle do próprio gestor ou diretor, e dificultam o crescimento de sua instituição. Devem ser vistos como oportunidade de melhoria interna e dependem somente das ações dos colaboradores e gestores.

Opportunities (Oportunidades)

São fatores que não estão sob o controle do corpo diretivo da instituição, mas que podem trazer um auxílio para o objetivo da escola. Normalmente estão vinculadas aos aspectos econômicos de onde a instituição se situa.

Vamos imaginar que a escola está localizada em uma cidade que vai receber uma nova fábrica. Isso é uma excelente oportunidade, pois vai haver um grande número de pessoas se deslocando para perto do empreendimento fabril e, como consequência, seus filhos precisarão de uma escola.

Da mesma forma, um momento econômico favorável do país também beneficia (e muito) as instituições educacionais. Melhor poder aquisitivo significa maior procura pelas instituições particulares de ensino.

Threats (Ameaças)

São os opostos das oportunidades. Todos os aspectos externos que influenciam negativamente o crescimento de sua instituição e que não estão sob a responsabilidade dos gestores são considerados ameaças.

Uma crise econômica como a que o país está passando, a chegada de um concorrente de peso nas proximidades de sua instalação, a mudança de trânsito nas redondezas ou mesmo falta de segurança pública — todos esses pontos são ameaças. Normalmente, a instituição de ensino não tem muito o que fazer para enfrentá-las.

Como fazer a análise SWOT?

Não há uma regra que determine sua periodicidade, mas deve ser feita regularmente.

Geralmente, essa análise é feita como uma sessão do planejamento estratégico. Para tal, escolha uma equipe para discutir e definir os objetivos que vão ser perseguidos por todos da entidade.

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Sugere-se que sejam feitas reuniões específicas para o planejamento estratégico e, como consequência, para a análise SWOT. A equipe deve ser composta por profissionais de várias áreas. Defina um período em que os colaboradores possam se dedicar exclusivamente às discussões.

As reuniões não devem ser feitas durante o período letivo, pois precisam envolver representantes de todos os ciclos educacionais. Atualmente, com o engajamento dos alunos e com as mídias sociais, algumas instituições permitem a participação de líderes de classe em algumas discussões. Isso é uma forma de democratizar as decisões, envolver os mais interessados e comprometer os alunos com as decisões tomadas.

De posse da análise SWOT, é possível fazer um planejamento dos objetivos da instituição de ensino. Os procedimentos a seguir devem ser listados e divulgados para o corpo administrativo e docente.

Como modernizar instituições de ensino?

O Senado Federal aprovou a reforma do ensino médio no país, trazendo consigo uma grade escolar mais flexível, com matérias obrigatórias e optativas. A carga horária anual e diária vai aumentar nos próximos anos.

As instituições de ensino terão que se adequar e entender que essa reforma é uma grande oportunidade para o seu crescimento.

Escolas que já estiverem bem estruturadas vão ter mais facilidade de se adequar ao novo cenário educacional. É muito importante que se tenha um bom sistema de controle acadêmico, além de controles de acesso e de frequência.

A gestão da secretaria e a integração dos dados financeiros, do almoxarifado e da biblioteca são imprescindíveis para uma boa administração escolar. Disponibilizar acesso aos professores, alunos e seus responsáveis por meio de aplicativos para smartphones e tablets também é um diferencial para a instituição de ensino. Quanto mais moderna, transparente e conectada a escola for, mais possibilidade de sucesso ela terá.

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No mercado, há algumas empresas com expertise no desenvolvimento de sistemas para instituições de ensino. Algumas englobam, além do controle financeiro e acadêmico, funcionalidades para garantir o desenvolvimento da escola. Com a sua utilização, a instituição de ensino reduz despesas, aumenta a produtividade dos colaboradores e presta um serviço melhor aos seus clientes, ou seja, aos seus alunos e responsáveis.

Procure se informar sobre estes sistemas. Faça consultas na internet, peça demonstrações dos fornecedores e visite algumas instituições que já utilizam a ferramenta, de preferência em outra cidade. Faça simulações e avalie a compatibilidade com seus equipamentos já instalados, como catracas e relógios de ponto.

Entendeu como a análise SWOT para instituições de ensino pode ajudar no planejamento estratégico da sua escola? Ficou com alguma dúvida? Aproveite e deixe um comentário aqui no nosso post!

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