Como estruturar a retenção de alunos na sua escola em 5 passos!

A captação de alunos é um conjunto de ações e estratégias que visam atrair e transformar pessoas em alunos matriculados. Ela pode ser usada tanto para o ensino superior, como faculdades e universidades, quanto para a educação básica, ou seja, a educação infantil, ensino fundamental e médio.

No entanto, apenas um bom processo de captação não é o suficiente para o sucesso da gestão escolar e do empreendimento. É preciso que políticas de retenção de alunos sejam aplicadas, a fim de que aqueles que foram captados não abandonem o ensino no meio do percurso. Esse é um processo constante e que precisa ser analisado por meio de vários fatores, visto que cada tipo de instituição precisa de medidas diferenciadas.

Pensando nisso, separamos neste artigo 5 passos para que o gestor consiga estruturar a retenção de alunos e gere resultados satisfatórios na permanência dos que foram captados. Acompanhe!

1. Comece a análise pela captação de alunos

Antes de se preocupar com a retenção de alunos, é preciso analisar se as medidas de captação estão sendo eficientes. Afinal, somente com alunos já matriculados será possível aplicar formas de retê-los na instituição.

Quando um aluno ingressa em uma escola ou faculdade, é natural supor que esse estudante deseje concluir as etapas de aprendizado. No entanto, por questões de causas diversas, é possível que ele escolha terminar o seu relacionamento com a instituição.

Para evitar que a descontinuidade do estudo aconteça, é aconselhável expor com clareza e detalhes todas as informações referentes ao local de estudo e ao curso pretendido no momento em que ele é apresentado para o interessado, ou seja, na captação.

Isso porque, expondo todo o panorama, alinha-se a expectativa dos alunos e seus responsáveis, se for o caso, à realidade disponível na instituição.

2. Analise as causas de transferências

Como falado, vários são os motivos que levam um estudante a se retirar da instituição. Em alguns casos, a transferência para outro local de estudo pode não estar relacionado à antiga escola, como a mudança para um bairro distante ou outra cidade.

No entanto, na maioria das vezes, é possível identificar questões que desagradaram o aluno e seus responsáveis. Sendo assim, a dica é analisar os motivos das transferências com atenção. Somente a resposta dessa questão já identifica pontos em que a instituição precisa melhorar.

3. Invista no relacionamento entre funcionários da escola e aluno

Existem muitas questões que podem ser solucionadas se houver uma conversa franca entre os gestores da instituição e os alunos e seus responsáveis. Dessa forma, é essencial melhorar o relacionamento para evitar a saída de alunos.

Podemos citar um aluno de ensino superior que está insatisfeito com um professor, assim como toda a turma. Se esses estudantes têm acesso à coordenação e podem manifestar seu desagrado, é possível que alguns pontos na instituição melhorem. Além disso, os alunos ficam satisfeitos com a receptividade e a liberdade de manifestar a sua opinião.

Do contrário, alunos que não são bem-vindos para uma conversa com os gestores permanecem com os mesmos problemas e ainda se sentem frustrados, o que pode facilitar a sua evasão da instituição.

Nesse contexto, também é possível utilizar as redes sociais a favor. Afinal, pode-se conversar com os alunos por elas, assim como por e-mail, o que deixa o canal de comunicação sempre aberto. Outra estratégia consiste em promover encontros que aproximem os funcionários da escola, pais e estudantes, como feiras culturais e convenções.

Por fim, é importante que os pais de alunos se sintam seguros com a escola para que a evasão não aconteça. Para tanto, deve-se manter um diálogo aberto com a instituição e sempre disponibilizar dados atualizados e constantes sobre o aluno e também sobre a escola.

4. Ofereça soluções para a inadimplência

A irregularidade financeira é um problema comum que preocupa a escola e, muitas vezes, pode ser a causa da evasão do aluno. Dessa forma, é preciso que o gestor tenha em mãos uma lista de pais e estudantes inadimplentes e sua situação escolar, a fim de analisar e desenvolver possíveis soluções para aquela família.

Isso porque negociar as dívidas e oferecer uma forma de pagamento menos rígida evita que o aluno abandone a instituição por questões financeiras. Além disso, essas medidas podem ser suficientes para reorganizar o orçamento familiar e, assim, sanar o problema, o que evita novos episódios de inadimplência.

Por outro lado, é preciso que a política de inadimplência seja escrita e leve em conta fatores como o tempo de casa do aluno e a sua regularidade de pagamento. Essas normas devem ser determinadas pelos gestores e seguidas por toda a equipe, visto que os responsáveis não podem escutar informações equivocadas provenientes de diferentes funcionários.

5. Implemente um software que ajude a reter alunos

Todos os tipos de negócios estão passando por uma verdadeira revolução tecnológica. Isso porque nos últimos anos uma grande variedade de dispositivos, aparelhos, aplicativos e outros recursos foram criados, o que facilita os processos dentro de uma empresa.

setor da educação não pode ficar de fora dessa facilidade. Dessa forma, a dica deste tópico é investir em um software que, dentro de seus mais variados recursos, ajude no processo de retenção dos alunos. Na realidade, a junção de várias ferramentas propicia a não evasão dos alunos, além de ajudar em outros pontos da dinâmica escolar.

Isso acontece porque o software integra todas as informações sobre alunos em um só lugar. Nele é possível gerar relatórios sobre a inadimplência e, assim, a escola tem um maior controle sobre os débitos e pode entrar em contato com os responsáveis para propor soluções, o que evita a evasão. Além disso, esse recurso permite que e-mails e SMS de cobrança sejam enviados, a fim de evitar o esquecimento de prazos.

Outra funcionalidade interessante é a análise de notas e presenças. Isso porque um aluno com notas baixas ou pouca frequência é um potencial estudante em evasão, visto que isso pode demonstrar desinteresse no curso ou insatisfação com a instituição. Ao intervir nesse ponto, é possível reter o aluno ao chamá-lo para conversar e resolver o problema.

Por fim, além do software, pode-se introduzir o uso de aplicativos para smartphones e tablets. Afinal, esse recurso otimiza a relação escola-aluno-responsáveis, visto que a comunicação é facilitada. Além disso, através deles os responsáveis não têm acesso somente às ocorrências negativas, mas também às positivas, o que motiva o estudante e favorece a sua permanência.

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