Como evitar a inadimplência escolar: o guia absolutamente completo

Quem trabalha com educação sabe que o dia a dia é sempre muito corrido e cheio de tarefas a fazer: gestão escolar, contato com fornecedores e parceiros, pais de alunos e professores, e cada um deles com suas questões a resolver. Sem contar alguns casos e problemas de inadimplência escolar — algo temido por gestores e diretores de escolas particulares em geral.

Por isso, é essencial contar com ferramentas que ofereçam facilidade e praticidade para todos esses detalhes. Afinal, o tempo sempre está apertado e a rotina escolar constantemente apresenta surpresas, sejam elas positivas ou negativas. O bom é que já existem meios interessantes que usam a tecnologia para manter tudo em ordem, do jeito que você precisa.

A inadimplência é realmente algo que necessita de atenção e cuidados extras, justamente para que seja evitada ao máximo. Pensando nisso, desenvolvemos um guia completo que pode ajudar você nesse sentido. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é inadimplência escolar?

Escolas particulares são aquelas que cobram mensalidades para que os alunos tenham acesso ao ensino ali praticado. Essas mensalidades devem ser pagas sempre no dia escolhido, definido tanto pela instituição quanto pelo responsável da criança ou do adolescente. A partir daí, é obrigatório que o contrato de pagamento seja respeitado e não sofra atrasos.

No entanto, muitas vezes o responsável financeiro pelo aluno deixa de efetuar um ou mais pagamentos, atrasando a mensalidade escolar e ficando em débito com a instituição de ensino. Isso é o que chamamos de inadimplência escolar — o ato de não cumprir com um compromisso firmado entre entidade recebedora e o pagador.

Vale ressaltar que mesmo situações em que o responsável atrasar apenas alguns dias e pagar multa e juros previstos por lei, ele continua sendo um inadimplente durante o período que não efetuou o pagamento. A pessoa só deixa de figurar nesse status quando realmente cumpre o acordo financeiro e fica em dia com a instituição — nesse caso, a escola particular.

Dentro desse cenário, um alerta foi emitido pela Serasa — empresa brasileira que faz análises de crédito —, que consta um número um tanto assustador: atualmente, o Brasil bateu o recorde dos anos anteriores e tem 61,8 milhões de inadimplentes. Para ficar ainda mais claro, isso equivale a 40,3% da população adulta.

Informações como essa só reforçam a necessidade de atenção e dedicação para que a sua escola não seja acometida por uma alta taxa de inadimplentes.

Quais são os problemas causados pela inadimplência escolar?

Quando se trata de um ou dois casos de inadimplência, o problema pode ser resolvido de um jeito mais tranquilo. No entanto, o que se vê é que a situação tende a crescer, principalmente por conta da recessão econômica brasileira e do desemprego, que ganhou força nos últimos anos — e isso impacta diretamente no dia a dia da escola e dos alunos que estão em atraso.

Os problemas vão muito além do que apenas ter menos fluxo de caixa, e envolvem todo o corpo escolar e o cumprimento de tarefas necessárias para a saúde da instituição. Vale lembrar ainda que, uma vez com pouco retorno financeiro, a instituição pode passar por sérias consequências, chegando ao extremo de falência. No entanto, antes desse ponto há outras situações:

Falta de recursos para a manutenção escolar

Isso significa que áreas importantes serão afetadas por conta do problema de inadimplência. A limpeza da escola pode ser uma delas, já que é preciso comprar materiais como vassouras, produtos, entre outros, além do pagamento da equipe especializada em fazer essa tarefa. Indo além, a falta de verba para comprar sacos de lixo e realizar a coleta seletiva também pode ser um problema grave.

Dentro da manutenção escolar também estão as carteiras dos alunos. É comum que muitas delas tenham que ser trocadas ou reparadas, já que as crianças e os adolescentes fazem uso delas diariamente e por muitas horas seguidas, para as mais variadas tarefas e ações. Aulas de arte, por exemplo, podem ser facilitadores para que as mesas fiquem sujas ou marcadas.

Para escolas particulares que têm piscinas, a inadimplência pode ser um fator decisivo para o fechamento das modalidades aquáticas. Só para se ter uma ideia, uma piscina consome muito cloro e clarificador, além de contar com uma bomba para fazer a limpeza ainda mais pesada das impurezas da água.

Atividades que envolvam bolas também podem ser afetadas diretamente. Isso inclui futebol, vôlei e basquete, que terão possibilidades reduzidas de material apropriado para a prática esportiva. Uma bola custa em média R$ 30, e durante uma partida ela pode furar e, com o tempo, ficar totalmente desgastada e imprópria para o uso.

Atraso no pagamento de salários

O corpo docente de uma escola é um dos mais importantes para que o ensino seja feito da melhor forma possível. Para isso, são contratados profissionais com experiência e muito conhecimento, que recebem salários compatíveis com suas funções, assim como benefícios como vale-alimentação, plano de saúde etc.

Com a inadimplência escolar acontecendo na instituição, o pagamento dos salários dos professores, coordenadores e conselheiros pode sofrer atrasos, o que prejudica bastante a vida pessoal desses colaboradores — que podem se sentir forçados a procurar outros empregos.

É preciso lembrar que esses profissionais são pessoas com contas a pagar e compromissos que demandam dinheiro. Outros funcionários, como os professores, também podem sofrer com a falta de dinheiro para o pagamento de salário.

Na verdade, esse problema envolve todo o quadro de profissionais da instituição, e até mesmo de fora dela, o que inclui o repasse de verba para fornecedores e parceiros, assim como as contas de luz, água, internet, TV a cabo e qualquer outra atividade que precise de investimento.

Existem casos em que os professores entram com processos na justiça para receber os atrasos, sem contar na possibilidade de greve ou desfalque para lecionar matérias. O problema é realmente sério e tende a paralisar todas as atividades da escola, atrasando o cumprimento do ano letivo, a aprendizagem e o desenvolvimento dos alunos.

Não continuidade nos estudos

Assim que o ano letivo acaba, começam as chamadas para a rematrícula dos alunos. No entanto, os que estão inadimplentes só poderão fazê-la se pagarem todas as mensalidades que estão em atraso. Ou seja, se isso não for normalizado, as aulas podem começar e a criança ou o adolescente não estar matriculado na escola que frequenta.

Muitos pais ou responsáveis acabam optando pela mudança de instituição de ensino, pedindo o histórico escolar do estudante — que é o documento mais importante durante toda a vida escolar de cada pessoa. É bom aproveitar esse assunto para falar de algo que ainda acontece nas escolas: a retenção de documentos pessoais.

Apesar de ser uma prática abusiva, infelizmente alguns colégios não liberam o histórico escolar do aluno, pensando claramente que isso é uma forma de pressão para que os pagamentos sejam efetuados. No entanto, isso não é legal, e a escola pode até mesmo ser processada caso continue a prática.

Lembre-se de que impedir que a criança continue seus estudos em outra escola é uma prática errada.

Quando se preocupar com a inadimplência escolar?

Tenha isso em mente: é absolutamente normal que existam picos de inadimplência escolar. Imprevistos podem acontecer, e alguns responsáveis acabam atrasando o pagamento por algum período até que tudo volte ao normal. Por isso, não encare um caso desses como o fim do mundo ou o começo de uma crise, pois não é bem assim.

No entanto, se esse número começar a aumentar e você notar que muitos alunos também estão com mensalidades atrasadas, é preciso ligar o alerta e fazer um levantamento detalhado de quantos estudantes estão nessa mesma situação. A regra é a seguinte: para não comprometer a saúde da escola, o ideal é ter até 5% de inadimplência.

Se o número passar disso, você deve começar um plano para erradicar os atrasos e diminuir até mesmo a evasão escolar — muito comum quando os pais já não sabem mais como manter a criança na escola particular sem os recursos necessários para tal. Portanto, o mais indicado aqui é você nunca deixar de acompanhar a situação dos pagamentos das mensalidades. Só assim será possível saber o momento exato para se preocupar e agir.

Quais são as melhores ações para reduzir a inadimplência escolar?

Depois de analisar as informações financeiras da sua escola, chegou a hora da constatação: sim, existem muitos alunos em situação irregular de mensalidade e alguns até em bastante atraso, com mais de dois pagamentos por fazer. Essa é a hora de agir: colocar uma estratégia de ação com foco em corrigir o problema e continuar com uma boa retenção de alunos.

Veja quais são as melhores ações nesse sentido:

Deixe o contrato bem detalhado

Você sabia que um contrato superficial e até mesmo mal elaborado pode ser um grande problema no futuro? Pois é, e em casos como a inadimplência escolar, se no contrato não tiver as informações corretas, bem como todas as condições que são obrigatórias por parte do contratante, as chances de você parar no âmbito da justiça são grandes.

Por isso, reúna a sua equipe jurídica e montem juntos o contrato de prestação de serviços da escola, deixando claras todas as informações necessárias sobre as regras, os prazos e os cumprimentos financeiros que devem ser levados à risca.

Amplie os formatos de pagamentos

Sim! Possibilitar alternativas para o pagamento das mensalidades é uma das melhores formas de se ajustar às necessidades e ao planejamento familiar dos responsáveis pelos estudantes. Se você só opta pelo formato tradicional, aceitando apenas dinheiro em espécie, é hora de repensar e ser mais flexível quanto a isso.

Aceitar pagamentos com cartão de débito e crédito, além de boletos que podem ser pagos mesmo depois do vencimento (mas com juros e multa) também são ótimas práticas e tendem a facilitar o cumprimento da mensalidade. Também é válido levar em conta outras formas de pagamento, como débito automático — muito utilizado hoje em dia.

Ofereça incentivos para quem honrar as mensalidades no prazo

Uma coisa é fato: muitas escolas tem mensalidades altas. Por isso, é muito bom fazer de tudo para que os pais ou responsáveis se sintam incentivados a pagar em dia as mensalidades e a honrar esse compromisso com uma instituição de ensino. Como fazer isso?

Você pode conceder descontos para quem paga até a data do vencimento e pode variar esses descontos de acordo com a mensalidade. Por exemplo: muitas pessoas preferem pagar vários meses adiantados, e nesse caso você poderia oferecer um desconto progressivo para cada mês a mais pago antecipadamente.

Para a situação de pagamento até a data de vencimento da mensalidade, oferecer descontos de 20% ou 30% é uma forma de atrair bons pagadores e diminuir potenciais inadimplentes. Lembre-se de que não pensar em descontos pode ser um dos erros de gestão escolar mais comuns que existem.

Reconheça quem paga sempre em dia

Que tal mês a mês reconhecer os bons pagadores e, no final do ano, promover entre eles uma espécie de bonificação? Uma boa ideia é criar um sorteiro que para os responsáveis com as mensalidades em dia e as crianças e os adolescentes que estejam com notas boas — o que pode ser um estímulo a mais para evitar a inadimplência. 

Você pode oferecer de tudo um pouco, mas que seja, de certa forma, atrativo tanto para o aluno quanto para seus pais. Boas dicas são sorteios de viagens, bicicletas, mensalidades gratuitas, computadores, livros didáticos, entre outros. Às vezes essa prática funciona muito mais do que apenas o desconto no pagamento até a data limite.

Mantenha o diálogo e a comunicação em aberto

Se você mantém contato com frequência com os pais ou responsáveis dos alunos, pode conseguir remediar uma situação de inadimplência muito mais rápido do que imagina. Uma boa ideia é agir assim que notar o atraso em uma mensalidade. Ligue para a pessoa e tente conversar para saber de que forma pode ajudá-la a quitar a parcela.

Você pode propor diferentes formas de pagamento, deixando claro que o intuito ali é ajudar para que o problema não vire algo maior e seja prejudicial para ambas as partes no futuro. Mostrar empatia e ser solícito em casos como esse sempre são vistos com bons olhos e a escola pode ganhar muitos pontos positivos com a prática.

Conte com uma boa equipe de cobranças

Por fim, contar com uma boa equipe de cobranças é fundamental para realizar uma força-tarefa em prol da resolução das inadimplências. No entanto, é muito importante que os profissionais encarregados de fazer as cobranças realmente saibam como agir, sem pressionar negativamente o responsável pelo aluno, sempre buscando a melhor solução para ambos os lados.

Não se esqueça de que o Brasil passa ainda por uma grande recessão econômica, em que muitas pessoas perderam seus empregos ou estão em uma situação apertada e preocupante. Portanto, analisar cada caso antes de cobrar mais incisivamente é a melhor solução.

Como prever a inadimplência escolar?

Para evitar um problema preocupante como a inadimplência escolar, talvez você encontre a melhor resposta com a Provisão para Devedores Duvidosos (PDD). Explicando melhor, a PDD é a provisão de valores em geral que prepara uma empresa contra futuras situações de inadimplência.

Isso quer dizer que, para você proteger a escola contra perdas no âmbito financeiro por conta do não recebimento das mensalidades, antes de começar a organização contábil é preciso lançar algumas provisões de inadimplência — e isso não envolve apenas uma área da instituição.

Para que a PDD seja feita da melhor forma possível, é necessário unir profissionais das áreas de cobrança: os que fecham contrato com os pais ou responsáveis e os que estão sempre em contato com essas pessoas. Com as informações de cada um desses colaboradores, você poderá fazer a estimativa de pagamentos e evitar situações de inadimplência.

Como lidar com pais inadimplentes?

Essa é, sem dúvidas, uma situação delicada e que demanda muito tato e atenção por parte da instituição de ensino. É importante lembrar que muitas vezes o responsável pela criança não conseguiu pagar a mensalidade por alguma questão muito maior do que apenas esquecimento ou descaso. Por isso, é preciso mesmo saber lidar com a situação nesses casos especiais. Veja como:

Evite constranger o pagador

Nada pior para uma empresa do que causar constrangimento em situações de atraso de pagamento. Sabemos que o momento é delicado e demanda firmeza na cobrança, mas isso não significa perder a cabeça, destratar ou ameaçar a pessoa em débito. Muito pelo contrário: é preciso ser discreto e procurar entender qual é o problema pelo qual o responsável pelo aluno está passando.

Outra questão tem a ver diretamente com o aluno: jamais proíba que o estudante faça alguma prova, participe de atividades ou entre na escola. Além de ser contra a lei, isso fere os direitos da criança, que não tem nada a ver com a situação em que seus pais se encontram.

Saiba negociar

Analise a seguinte situação: a família da criança realmente está sem condições de fazer o pagamento das mensalidades. Não é melhor propor uma negociação com o intuito de receber ao menos uma parte do que está em atraso? Essa solução pode ir melhorando aos poucos, e juntas, ambas as partes conseguem dissolver todos os débitos e voltar à normalidade.

Como uma boa ferramenta de gestão ajuda a combater esse problema?

Com o avanço da tecnologia, muitas plataformas inteligentes surgiram, e hoje já é possível contar com o que há de melhor em termos de software de gestão escolar. Existem opções, por exemplo, que são bem completas e capazes de detectar problemas logo no início, automatizando todas as áreas da escola e garantindo o desenvolvimento da instituição.

Imagine que, com esse sistema, áreas como a da secretaria, do financeiro, de professores, da biblioteca, da portaria, do almoxarifado e o portal do aluno estarão conectados e poderão gerar dados importantes. Ou seja, ajudando nas respostas que você precisa.

O resultado é bom? Não só é bom como vai potencializar a redução de despesas e a produtividade dos colaboradores! Além disso, você passará a prestar um serviço muito melhor e mais detalhado, de acordo com cada aluno — isso sem contar na imagem extremamente positiva e moderna que terá perante os pais e responsáveis pelos alunos.

Pense que esse será um investimento necessário para gerar bons frutos e um retorno financeiro mais organizado e pautado na realidade da sua escola. Além disso, esse é um recurso fácil de usar, pode ser acessado remotamente e ajudará bastante no seu trabalho no dia a dia tão corrido da gestão escolar.

Muitos softwares contam com aplicativos para celular, oferecendo ainda mais mobilidade e flexibilidade para resolver qualquer tipo de questão. É ou não é interessante? Você precisa modernizar sua empresa, principalmente porque hoje quem não o faz fica para trás, e seu negócio é exatamente um local de aprendizado e desenvolvimento!

A inadimplência escolar pode ser fortemente combatida com uma boa estratégia, basta você acreditar e apostar nas ferramentas existentes, trocando bastante informação antes de se decidir por uma em específico. Algumas são apenas superficiais e não ajudam em questões mais delicadas, outras já são exatamente feitas para serem inseridas em todas as áreas.

Com tudo o que você leu até agora, conseguiu perceber que o atraso nas mensalidades deve ser encarado com atenção e dedicação? Se toda a sua equipe tiver esse pensamento e colocar como objetivo a extinção de atrasos — mesmo sabendo que eles podem ocorrer a qualquer momento novamente —, vocês poderão alcançar resultados animadores e otimistas.

A inadimplência escolar é algo realmente chato, ruim de enfrentar e muitas vezes demorado e problemático, mas com as ferramentas certas e profissionais focados, tudo pode ser resolvido da melhor maneira e de um jeito que não prejudique alunos, responsáveis ou a escola. Lembre-se: o que está em jogo aqui é a saúde financeira do colégio, o desenvolvimento pessoal de crianças e adolescentes e a organização de pais e responsáveis. Não desista e boa sorte!

Gostou do nosso guia? Então aproveite e entre em contato conosco para que possamos ajudar a sua escola da melhor maneira possível, indo além de situações como a inadimplência escolar.

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