Gestão por processos: entenda como funciona e qual a sua importância

A gestão por processos garante que a organização funcione de forma eficiente. Além de mapear as ações, esse gerenciamento serve para que todas as atividades se relacionem e colaborem entre si para o bom funcionamento do todo.

Recursos financeiros, humanos, materiais tudo precisa ser controlado. Mas, como alcançar o sucesso nessa tarefa? Preparamos este post com mais detalhes sobre o assunto. Quer saber como aplicar esse diferencial estratégico em uma instituição? Continue a leitura!

O que é gestão por processos e como ela funciona?

A gestão por processos é o gerenciamento responsável pela integração entre todas as ações desempenhadas pelos diferentes setores de uma empresa. Não a confunda com a gestão de processos — que também tem seu valor e é focado na tarefa — já que ela representa um modelo específico de direção, com enfoque nos resultados e na melhoria.

É claro que a organização é composta por trabalhos distintos que devem ter autonomia para atuar. Contudo, não se pode deixar de lado a importância de manter essas atividades sob a visão sistêmica, ou seja, ao olhar uma determinada parte que consiga avistar o resultado do composto inteiro e todas as outras em funcionamento.

Quais benefícios essa gestão traz?

Pode-se dizer que essa forma de gestão trata a empresa como uma unidade, sem desconsiderar a importância de cada etapa de seu funcionamento. Além de promover a integração dos setores, há outros benefícios que podemos citar:

  • otimização do tempo;
  • agilidade na tomada de decisão;
  • aumento da qualidade dos processos;
  • aumento na qualidade dos resultados;
  • facilidade na quantificação das metas;
  • eficiência no acompanhamento das métricas;
  • alinhamento com a estratégia do negócio;
  • diferenciação da concorrência.

Pense na gestão por processos como uma forma de arquitetar o andamento da organização. A cada etapa, o foco é melhorar o fluxo das ações. Assim, o sucesso de uma área “deságua” na outra, o que um clima de colaboração, responsabilidade e sinergia.

Assim, se há um gargalo ou áreas com falha na eficiência, fica mais simples aprimorar o processo.

Por que esse modelo é o mais eficiente para a administração escolar?

Quando o assunto é administração escolar, os processos não podem ser destacados um do outro: as atividades funcionam de forma totalmente interligada. Por isso, mapeá-las com precisão é o básico.

A direção precisa ter as ações encaminhadas para que nenhuma fase do fluxo provoque um ônus no processo. Se não há emissão de um aviso acerca da inadimplência, por exemplo, e o departamento não funciona para corrigir a situação, o setor de finanças é prejudicado.

Fazer a gestão com foco em passos como esse, além de monitorar o andamento de cada um deles, é a chave para obter o controle e fazer o sistema funcionar de maneira eficiente. Essa visão dinâmica permite que excessos sejam enxutos, evita desperdícios e despesas.

Como implementá-la na instituição de ensino?

Para implementar a gestão por processos — também conhecida como Business Process Management (BPM) — há desafios e cuidados que são importantes. Falaremos sobre eles a seguir. Acompanhe!

Orientar por resultados

O foco da gestão por processos não se trata das tarefas propriamente, mas sim do resultado alcançado por meio delas. Assim, o objetivo não se perde, as prioridades do método são atendidas e traz à tona as diferenças entre o planejado e o executado.

Otimizar para automatizar

Muitas empresas se preocupam em automatizar tarefas cotidianas, o que resulta em ganho de tempo e produtividade. Contudo, a gestão por processos evidencia a necessidade de automatizar as melhores direções, ou seja, consolidar uma ação só quando ela for a melhor possível dentro das condições de execução.

Imagine a aplicação de simulados, cuja correção dos gabaritos é feita manualmente e por meio do uso de planilhas, por exemplo. Antes de pensar em aumentar a frequência dessa aplicação, com a passagem das informações para o sistema, é necessário otimizar a forma de corrigir e lançar as médias.

Padronizar a qualidade

Uma vez que os resultados auxiliam na busca pelas correções e otimizações necessárias, é muito mais simples encontrar um padrão de qualidade elevado para adequar a sua direção. Diante disso, resta orientar o andamento da organização para que todos atendam o que foi determinado.

O público-alvo tende a entender o atendimento e essa forma de prestar serviço como um patamar a ser alcançado. Nesse sentido, sistematizar as atividades por meio da gestão por processos colabora para a fidelização dos clientes, já que o padrão de qualidade é um dos alicerces para criar uma marca reconhecida e bem posicionada no mercado.

Melhorar constantemente

Com tudo nos conformes, resta repetir o ciclo e buscar nos resultados o que pode ser melhorado nas tarefas. A visão sistêmica deverá ser usada para entender a continuidade das ações por meio de um processo específico.

É importante ressaltar que na gestão por processos, aprimorar os recursos existentes é mais recomendável do que criar novos. O foco está no aprimoramento constante. Perceba como cada momento desse método de administração colabora com a aplicação do outro.

Qual é a grande lição?

Desenhar os fluxos é a primeira parte. O que se espera de cada função precisa ser claro, para que assim as responsabilidades sejam distribuídas corretamente e os resultados acompanhem essa clareza.

Ao encontrar o melhor modelo, a automatização entra em cena, de acordo com as regras e padrões do negócio. O alcance do propósito é medido por meio de indicadores que sejam capazes de traduzir as intenções de medição do gerenciamento.

Por fim, a gestão por processos pede o monitoramento em tempo real, para garantir que os fluxos trabalhem em harmonia, a todo o vapor e eliminem o que não é necessário, o que economizará e manterá os recursos utilizados de forma eficiente. As etapas são:

  • análise dos resultados e consequentemente efetividade dos processos;
  • remodelagem do que foi constatado falho;
  • implementação da otimização feita;
  • monitoramento das ações remodeladas e otimizadas;
  • gerência da continuidade da melhoria;
  • automatização do que alcançou o padrão de qualidade elevado.

Fazer a gestão por processos é uma forma de manter a instituição de ensino organizada, obter controle sobre todas as atividades e assim alinhar a estratégia da direção ao traduzi-la em resultados factíveis, alcançados por modelos bem estabelecidos, medidos e comprovados.

Ter acesso a materiais como esse é primordial para agregar valor à sua administração, mantendo a sua escola atualizada acerca das melhores práticas do mercado. Quer acompanhar o que está em alta? Então, assine a nossa newsletter!

 

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