Relatórios gerenciais: saiba como interpretá-los corretamente

Para tomar decisões acertadas, sejam elas relacionadas a ações ou investimentos, é necessário basear-se em dados concretos. Nem sempre a ideia que se tem a partir de uma visão geral condiz com a realidade. É por isso que o ideal é detalhar informações e integrá-las, de modo a fazer uma análise que leve em conta todos os aspectos. É aí que os relatórios gerenciais podem ajudar.

Entretanto, para que a ferramenta realmente funcione, é importante saber aplicar os relatórios corretos e interpretar os dados obtidos a partir dos mesmos. Antes de mais nada, você precisa ter em mente que os possíveis resultados futuros podem ser projetados a partir de dados relacionados à situação atual e aos exercícios anteriores.

Se você deseja implantar os relatórios gerenciais em sua instituição de ensino, mas ainda não sabe ao certo como fazê-lo, continue lendo. Listamos abaixo os principais relatórios comerciais e a melhor maneira de interpretá-los.

Relatório financeiro

Toda empresa, independentemente do segmento no qual atua, precisa de uma boa gestão financeira. As contas a pagar e receber, as despesas, os investimentos, o fluxo de caixa, os índices de inadimplência. Trata-se de questões que demandam atenção especial, já que impactam diretamente na capacidade de desenvolvimento e manutenção no mercado.

Ainda que você não adote o uso dos relatórios gerenciais, certamente já realiza algum controle em relação a essa vertente. O ideal é implantar um sistema de gestão que permita a inserção de todos esses dados em uma plataforma unificada, de forma que eles possam ser facilmente consultados e confrontados. A partir dos dados obtidos, será possível decidir no que investir, traçar metas e implementar ações que ajudem a reduzir a inadimplência.

Relatório de satisfação e retenção de alunos

Como anda a sua relação com os pais de alunos matriculados em sua escola? Você conta com canais de comunicação que permitam manter um relacionamento direto com eles? Está aberto a sugestões ou mesmo críticas que possam surgir? O relacionamento com os pais de alunos permite ter uma ideia sobre a maneira como a sua escola é vista por quem utiliza seus serviços.

Além disso, você pode realizar pesquisas de satisfação, nas quais esses clientes podem dar a sua opinião sobre quesitos variados e fazer observações. Os dados obtidos nesse tipo de ação podem ser usados para emissão de um relatório que aborda a visão do público a respeito de diversos critérios. A partir daí, é possível elaborar gráficos e fazer uma análise do que ainda precisa ser melhorado. Também é importante lembrar que a retenção de alunos também funciona como um termômetro: quanto maior o índice de rematrícula e menor a evasão escolar, maior a satisfação dos clientes.

Relatórios de crescimento

Os relatórios de crescimento podem relacionar-se a determinados setores da escola ou à instituição como um todo. Para elaborá-lo, vale consultar alguns dados do dia a dia. O departamento comercial pode ser mensurado a partir do número de novas matrículas. O número de rematrículas permite entender o quanto o departamento pedagógico ou mesmo o atendimento têm sido eficientes.

Além disso, ainda pode-se levar em conta as aquisições para patrimônio da escola e os investimentos em novos projetos e ações, sejam eles de marketing ou de ensino. É importante lembrar que tais dados precisam ser confrontados também com as perdas de alunos. É essa comparação que permite saber se as mudanças nos números foram positivas ou negativas.

Relatório de análise de desempenho de colaboradores

Você realiza avaliação de professores? Você conhece os impactos do desempenho da sua equipe comercial na captação de alunos? Essas são questões que sugerem a emissão de um tipo de relatório gerencial: o de análise de desempenho de colaboradores. Para captar novos alunos, é necessário ser receptivo e causar boas impressões logo no primeiro contato. É claro que isso se soma a oferecer um preço condizente com o mercado e contar com um bom plano de ensino.

O que acontece em sala de aula, por outro lado, tem influência direta sobre a retenção de alunos. Contar com uma equipe de professores qualificados, tanto tecnicamente quanto pedagogicamente é garantia de sucesso no que diz respeito ao aprendizado dos alunos. É a partir desse tipo de resultado que sua escola pode ganhar a preferência do público, ou mesmo virar referência de ensino em sua região. Caso essa pesquisa demonstre valores insatisfatórios, vale conversar com seus colaboradores e oferecer treinamentos, que visam aprimorar a sua atuação.

Relatório de vendas

Como tem funcionado a geração de leads para captação de alunos? Novos alunos são sempre um indicativo positivo, mas em um mercado competitivo como o que vivemos atualmente, será necessário batalhar por eles. É por isso que é importante manter uma boa política de trabalho com cada contato que chega à sua escola.

Manter dados atualizados em um sistema permite que os contatos sejam feitos de acordo com a etapa da jornada do comprador na qual o possível cliente se encontra. Além disso, é necessário registrar cada contato para oferecer um atendimento personalizado, que é um dos fatores responsáveis por conquistar o cliente.

Os relatórios gerenciais são, sem dúvida, uma ferramenta importantíssima para avaliar o desempenho da empresa no mercado e traçar ações que permitam corrigir imperfeições e melhorar os resultados. Entretanto, para facilitar a apuração de dados e emitir o documento, é importante contar com a ajuda da tecnologia.

Existem hoje no mercado softwares especializados em gestão escolar, que permitem uma visão ampla de estabelecimentos de ensino. Eles ajudam a realizar o controle de notas e faltas por meios eletrônicos, acompanhar contatos que podem se tornar alunos futuramente, mensurar o desempenho de professores e muitas outras ações.

Na hora de consultar dados ou mesmo reuni-los para emitir relatórios, é possível fazê-lo com poucos cliques. Dessa forma, você ganha em produtividade, já que os colaboradores podem dedicar-se a outras atividades, no tempo que gastariam resolvendo essas burocracias.

Como se pode ver, contar com um bom software de gestão para emitir seus relatórios comerciais e realizar a correta análise dos mesmos permite uma gestão mais assertiva e comprometida com o crescimento.

Se você está à procura de boas ferramentas para emitir seus relatórios, entre em contato conosco e conheça nossas soluções.

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