Saiba mais sobre a automação de processos em secretarias escolares

No contexto informatizado e globalizado em que vivemos, muito se ouve falar em automação de processos. A realidade é que parecemos ter a cada dia mais tarefas a realizar e menos tempo para elas. Quando se é gestor de uma instituição de ensino, essa situação se torna ainda mais evidente, pois é necessário manter o controle sobre a parte pedagógica para garantir a qualidade do ensino, cuidar do comercial, a fim de atrair mais alunos, e acompanhar as finanças para reduzir a inadimplência e tomar decisões acertadas.

Por mais que as funções sejam delegadas, a análise dos dados obtidos acaba recaindo sobre o gestor. Já imaginou se coubesse a ele comparar e cruzar informações de forma manual? Certamente algo acabaria ficando para trás, visto que mesmo uma pesada carga horária de trabalho diária não seria suficiente.

É aí que entra a automação de processos. Com a ajuda da tecnologia, nem tudo precisa ser feito manualmente. Existem hoje no mercado sistemas inteligentes capazes de armazenar a organizar dados, o que torna o trabalho humano muito mais fácil e eficaz. Se você quer saber mais sobre o tema, continue a leitura deste artigo.

O que é automação de processos?

O funcionamento de uma instituição de ensino engloba uma série de processos ordenados. É claro que, quando lidamos com o público, a ação humana é indispensável, mas a automação permite que uma parte desses processos seja realizada a partir da tecnologia, de modo que eles retornem já no ponto ideal para a intervenção humana.

Para você entender melhor, vamos tomar alguns exemplos: um pai vai até a sua escola e diz que está à procura de um local para o filho estudar. Certamente ele será recepcionado por um atendente que mostrará a escola e, caso ele fique de “pensar”, anotará o contato. Caso ele não retorne, esse relacionamento não pode terminar por aí. Uma ferramenta eficaz nesse caso é o CRM (Customer Relationship Management, ou gestão de relacionamento com o cliente).

Os dados do visitante são inseridos no CRM, com feedbacks sobre o que ele achou da escola e os resultados dos próximos contatos. A partir daí, é possível determinar em que etapa do funil de vendas esse contato se encontra e enviar e-mail marketing e outras campanhas condizentes com os interesses dele.

Na sala de aula, os professores podem contar com sistemas inteligentes que permitem o controle de notas e faltas. Após o lançamento dessas informações, a emissão de boletins e relatórios que vão para o conselho de classe pode ser feita com poucos cliques. Da mesma forma que o professor consegue avaliar, de modo geral, o rendimento da turma, você, como gestor, pode avaliar o desempenho dos professores a partir dos resultados obtidos nas turmas.

Mensurar esses dados a partir de documentos em papel seria possível somente se essa fosse a única função do gestor.

Como a automação de processos pode ser colocada em prática nas secretarias escolares?

Não são somente os departamentos comercial e pedagógico que podem obter benefícios a partir da automação de processos. Na secretaria, diversas funções podem ser informatizadas. Um bom exemplo disso são os recebimentos: é possível integrar o seu sistema ao banco e receber um relatório diário, que permite baixar automaticamente os itens quitados.

Além disso, o controle de inadimplência se torna mais eficiente. Um sistema capaz de sinalizar que um aluno está inadimplente permite aproveitar oportunidades de contato com os pais para realizar a cobrança, por exemplo. Aliás, até mesmo as cobranças rotineiras podem ser realizadas por e-mail: o sistema envia os boletos e lembretes quando falta pouco para o vencimento. Se for necessário renegociar, existe uma ferramenta que oferece todas as opções disponíveis a partir do próprio sistema.

A parte básica de documentação também pode ser automatizada: um bom exemplo disso é a possibilidade de matrícula online, aliada ao arquivamento digital de documentos. Dessa forma, a quantidade de papéis impressos diminui, contribuindo para a sustentabilidade, a redução de custos e a otimização do espaço.

O relacionamento com os pais também pode contar com uma “mãozinha” da tecnologia. Ocorrências como o comparecimento às aulas sem o material ou a expulsão de sala de aula por mau comportamento podem ser inseridas no sistema e notificadas aos pais. E-mails para aniversariantes e felicitações por datas específicas são disparados automaticamente. Dessa forma, cria-se uma relação de mais proximidade com os responsáveis pelos alunos.

Quais são os benefícios gerados por ela?

Toda essa automação que citamos pode gerar diversos benefícios para a escola. O sistema Escolaweb, por exemplo, é um ERP que permite a inserção de módulos que passam por todos os departamentos. Ter acesso a um número maior ou menor de recursos depende do pacote contratado. Os benefícios começam na captação de alunos. Armazenar contatos e inserir informações atualizadas sobre eles permite aproveitá-los melhor.

O pessoal do departamento financeiro também pode se tornar mais produtivo. O tempo que seria gasto com pesquisas e processos manuais agora pode ser dedicado a estratégias para melhorias e redução de custos. Aliás, somente o fato de automatizar processos já garante uma economia, já você precisará de um número menor de colaboradores e reduzirá os custos com impressões.

Uma vez que a chamada pode ser feita em poucos cliques, o professor tem mais tempo para dedicar-se à aula, aumentando a qualidade do ensino e, consequentemente, melhorando a imagem da sua escola junto ao mercado. Os pais de alunos também ficam mais satisfeitos com os resultados.

Por falar nisso, o contato com eles também se torna mais efetivo a partir de meios eletrônicos. Tais canais permitem abertura ao diálogo e ajudam a construir uma relação de confiança.

Como você pôde ver, a automação de processos engloba todos os departamentos da escola, e seus benefícios também se estendem às mais diversas nuances desse tipo de instituição. Trata-se de uma ferramenta capaz de otimizar a incrível arte de trabalhar com pessoas.

Se você entende essa importância e deseja implantar o conceito na sua escola o quanto antes, entre em contato conosco e conheça nossas principais ferramentas.

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