Como ter um planejamento financeiro eficaz na sua escola?

Parte fundamental de toda organização escolar, o planejamento financeiro é algo de extrema importância. O principal motivo é que, com ele, será possível traçar praticamente tudo o que pode ser feito durante o ano letivo, assim como definir prioridades e identificar gastos a serem cortados. Ou seja: sua ausência deixaria a escola andando no escuro em termos financeiros.

Mas como isso funciona? Um bom planejamento financeiro envolve toda a equipe que lida diretamente com o setor de compras e pagamentos, além de alguns gestores que definem como serão as atividades para o próximo ano. Nesse cenário, uma ótima aliada é a tecnologia — como um software de gestão, a exemplo do Escolaweb, que faz justamente esse trabalho.

Com ele, é possível ter auxílio para elaborar um bom planejamento e cuidar de outras atividades essenciais à escola. Além disso, haverá união entre os setores da instituição, ao passo que as informações ficarão ao alcance dos gestores.

Bom, não é mesmo? Mas que tal começar a criar o planejamento da melhor forma para, assim, potencializar o uso do software? Confira algumas dicas abaixo!

Defina metas

O primeiro passo para um bom planejamento financeiro é definir as metas do próximo ciclo escolar. Isso pode envolver algumas ações fundamentais, como:

  • “obter um número X de novas matrículas”;
  • “diminuir em X% a inadimplência”;
  • “ter X novos cursos extracurriculares”;
  • “aumentar o faturamento em X%”;
  • “ampliar e renovar as áreas de lazer da escola” etc.

Na verdade, essas metas são objetivos que têm como foco principal melhorar a escola, além de deixar a instituição muito mais atraente para os estudantes e, ao mesmo tempo, mais lucrativa e com bons resultados financeiros. Mas, como você imagina, isso envolve gastos, portanto o planejamento é realmente indispensável para colocar tudo em prática.

Para conseguir novas matrículas, por exemplo, é preciso investir em publicidade. Agora, se falarmos de cursos extracurriculares, o gasto será com a contratação de professores e uma maior infraestrutura, bem como materiais pedagógicos, entre outros. Por isso, é muito importante traçar metas que sejam viáveis para a escola crescer de forma saudável.

Verifique os recursos disponíveis

Definir as metas da instituição é essencial, mas checar se realmente há recursos suficientes para atingir tais objetivos é ainda mais importante. Mesmo que a escola ainda não tenha 100% de fundos para os investimentos, esse número virá com o tempo, durante o ano letivo — daí a necessidade de saber quando e onde será aplicado o dinheiro.

Isso quer dizer, que para determinada ação, a instituição deverá guardar um valor específico e, enfim, destiná-lo ao objetivo definido anteriormente. Lembre-se novamente de que, quanto mais atualizadas e em ordem as finanças estiverem, mais completo será o controle de receitas e despesas como um todo.

Qual é o melhor momento para identificar o valor exato dos recursos? Já no final do ano, é possível ter uma estimativa de quanto ainda há em caixa e, à medida que os alunos forem fazendo suas rematrículas, a área financeira da escola pode destinar essas quantias ao próximo ciclo. Somando tudo, tem-se uma ideia do orçamento disponível.

Simule várias situações

Para que o planejamento financeiro dê certo, é também importante que você tenha em mente as inúmeras situações que podem acontecer. Na verdade, isso é como uma projeção do que a escola deseja para o próximo ano letivo, uma forma de colocar no papel o que será preciso fazer para concretizar os objetivos.

Para entender melhor, veja o seguinte: é preciso que a instituição se baseie na quantidade de matrículas que vem acumulando nos últimos anos, o que envolve também a sazonalidade durante todo o período letivo. Com esses números, você pode obter uma estimativa do total de alunos com os quais é possível contar, assim como calcular desistências e inadimplências.

Normalmente, a recomendação é fazer essa projeção em cima de três cenários: um que tenha como base os resultados acima da média, outro com uma receita bem inferior ao que se imaginava e o último com base no que seria um cenário normal (o que era mais esperado).

Depois, para cada uma dessas situações, é essencial pensar também em uma adaptação do que havia sido definido como objetivo anteriormente. Isso que dizer que as metas podem ser alcançadas em uma quantidade de tempo maior ou menor do que a escola tinha previsto, substituídas por outras ações menos custosas ou até canceladas.

Resumindo, para cada cenário desses, é preciso contar com estimativas para que os gestores não sejam ou se sintam surpreendidos — principalmente se algo der errado ou sair bastante do planejado.

Utilize ferramentas inteligentes

Você se lembra de que comentamos sobre como a tecnologia pode ajudar no planejamento financeiro da escola logo no início deste artigo? Isso realmente faz toda a diferença, ainda mais em tempos de muitas informações, dados que podem ser perdidos e exigência de agilidade em qualquer tipo de trabalho ou ação.

Para que o planejamento seja feito da melhor maneira possível, nada mais interessante do que se apoiar em ferramentas inteligentes, como o software escolar. Vale ressaltar que ele é capaz de integrar todas as informações financeiras da instituição, além de fornecer relatórios atualizados e diminuir falhas na organização financeira.

Outro ponto positivo de apostar em um software é poder contar com um planejamento muito mais estratégico e alinhado à realidade da instituição. Ou seja: não ter esse apoio significa realmente perder um tempo precioso e estar à margem de situações que poderiam ter sido evitadas ou previstas com meses de antecedência.

Agora que você já sabe como ter um planejamento financeiro eficaz para a escola, é hora de começar a pensar de que forma colocar toda essa estratégia em prática. Lembre-se de que, quanto mais antecipado você for, será possível começar o ano letivo com algumas certezas e confirmações para os alunos. Aliás, as informações sobre novidades sempre são bem-vindas para chamar a atenção de futuros estudantes e, principalmente, conquistar novas matrículas!

Gostou do conteúdo? Se estiver passando exatamente por esse momento na sua escola, aproveite e entre em contato conosco. Juntos, vamos pensar em ótimas soluções para você!

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