Guia completo: entenda o que é necessário para abrir uma escola!

Então você decidiu se tornar dono do seu próprio negócio e abrir uma escola. Vale dizer que você já começou a carreira de empreendedor com uma certa vantagem: mesmo em um contexto de instabilidades econômicas e frente a uma forte concorrência no mercado, a educação é algo fundamental ao indivíduo, e sempre haverá pessoas interessadas em contratá-la.

Para que todo o processo de abertura do estabelecimento ocorra de maneira organizada, estratégica e regularizada, é preciso entendê-lo a fundo. Afinal, mesmo que você já tenha em mãos um serviço essencial, ainda precisa de todas as ferramentas necessárias para atrair o público para a sua escola, e não para a concorrência.

Mas você apenas chegará na fase de efetivamente alcançar e atrair os alunos se tiver sucesso na abertura da escola. É por isso que preparamos este post especial sobre o assunto, reunindo tudo o que você precisa saber para dar esse grande passo na sua carreira.

Desde a preparação até a contratação de funcionários e a escolha da localização, passando pelos documentos necessários para abrir uma escola, você descobrirá a seguir cada passo para tirar seus planos empresariais do papel. Vamos começar?

1. Faça a análise de mercado e concorrência

Como abordamos na introdução, escolas prestam um serviço fundamental, e a necessidade desse serviço independe da situação econômica do país. Porém, é claro, questões financeiras, prioridades pedagógicas e fatores logísticos como a localização afetam a escolha do público na hora de decidir onde a matrícula será efetivada.

O primeiro passo para abrir uma escola é analisar o mercado em que você estará inserido e, em seguida, as demais instituições de ensino que operam dentro dele. Qual nível ou níveis de educação sua escola vai oferecer? Quem é o público-alvo (classe média, classe alta, jovens de determinado nível educacional)? Com as respostas dessas e outras perguntas em mãos, você deve analisar a fundo sua concorrência. O que eles estão fazendo que está dando certo? Quais são os diferenciais de cada instituição? De que forma elas buscam atrair mais alunos — com programas diferenciados, infraestrutura, laboratórios?

Mais do que isso, analise o que elas não oferecem que você pode oferecer: é assim que você vai abrir uma escola que se destaque em meio às demais. Se você proporcionar o que as outras não têm, ou se oferecer um serviço com muito mais qualidade, você irá inaugura a instituição com o pé direito e terá os argumentos necessários para conquistar seu público-alvo.

2. Avalie o capital inicial de investimento

Depois de analisar a concorrência e decidir quais serão os recursos e diferenciais da sua própria escola, é hora de pensar em quanto tudo isso vai custar. Pode ser que, nesse momento, você perceba que seus planos são mais ambiciosos do que seu capital inicial de investimento. Aí, cabe a você tomar uma importante decisão: vai reduzir o alcance do planejamento ou correr atrás do valor que falta? Você pode conquistar investidores que vão querer embarcar na sua ideia e ajudar você a tirar sua escola do papel. Outro caminho é pedir um empréstimo.

Quando tiver o valor definitivo para o capital inicial de investimento em mãos, é fundamental organizar seu orçamento por meio de uma listagem detalhada de quanto cada coisa vai custar dentro do processo de abrir e manter uma escola. Para que isso seja feito com eficiência, não deixe de considerar que, nos primeiros meses (ou até mesmo anos — você pode descobrir essa informação ao implementar o passo anterior), a escola não dará lucro: é preciso esperar um tempo até que os negócios se estabilizem um pouco e você passe a receber além daquilo que gasta

Isso significa que, no início, você poderá contar apenas com o capital inicial para manter a escola funcionando, já que você ainda não terá lucro. Caso não leve isso em conta, você logo vai se ver obrigado a recorrer a medidas mais drásticas para manter a instituição funcionando a todo vapor, sem prejudicar gestão, equipe ou alunos.

3. Planeje a estrutura necessária para abrir uma escola

A não ser que você vá construir sua escola do zero, muito provavelmente terá que adaptar o imóvel alugado ou adquirido para que ele tenha tudo sua instituição de ensino precisa. Isso inclui salas de aula, espaço para os professores e para o intervalo dos alunos, banheiros e bebedouros em quantidades suficientes, laboratórios, biblioteca etc.

Por isso, é fundamental que você planeje exatamente o que sua escola vai oferecer e quantos alunos pretende comportar — isso influenciará no tamanho (quantos estudantes cada turma terá, em média?) e na quantidade de salas. A lei exige que cada sala de aula tenha um espaço mínimo de 1,2 metro quadrado por aluno.

A faixa etária da turma também afeta a capacidade máxima. Alunos mais novos requerem uma atenção diferenciada dos mais velhos e, portanto, devem ficar em turmas mais reduzidas: o número recomendado aqui é de, no máximo, 25 crianças para os alunos de até 4 anos. Depois, eles podem ficar em turma com até 30 pessoas. Na adolescência, é possível até aumentar esse número, desde que exista o espaço mínimo exigido.

Pensar na estrutura também inclui providenciar equipamentos e materiais para todos esses espaços. Bibliotecas precisam de uma ampla variedade de obras literárias e livros didáticos para atender os professores e alunos de cada disciplina. Laboratórios, por sua vez, exigem peças modernas para proporcionar o melhor ensino possível aos alunos. Finalmente, quadras poliesportivas são outra estrutura fundamental para a realização de atividades físicas e eventos.

Há ainda as mesas, cadeiras e quadros para cada sala de aula, além de móveis e equipamentos para a sala dos professores e para a cozinha, objetos/obras para decoração e, caso você invista em educação infantil, um espaço onde os pequenos possam brincar.

Não se esqueça também dos computadores, redes de internet, sistemas e demais itens do setor de TI. Atualmente, a inovação é fundamental em todas as áreas do mercado. Quando falamos de instituições de ensino, a tecnologia tem um papel importante não apenas para modernizar a gestão e estabelecer um diferencial, mas também para proporcionar as melhores e mais novas ferramentas para a educação dos alunos.

Fazer esse planejamento com cuidado ajudará você a visualizar sua escola, sempre mantendo-se dentro do orçamento disponível.

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4. Cuide da documentação requerida

A regularização para abrir uma escola é feita junto à prefeitura da cidade, à Secretária da Educação, ao Ministério da Educação e à delegacia municipal de ensino. Se tudo estiver em ordem no seu plano de negócio, eles vão fornecer todos os documentos necessários.

É fundamental que esses documentos estejam sempre em ordem e atualizados, pois o consumidor dos serviços de qualquer instituição de ensino tem o direito de solicitá-los. A lista de documentos de que você vai precisar inclui:

  • requerimento da Secretaria de Educação, preenchido e assinado pelo representante, solicitando a regularização da escola;
  • cópia autenticada em cartório do contrato social de instituição;
  • cópia autenticada em cartório do cartão de CNPJ;
  • cópia autenticada em cartório ou original das Certidões Negativas dos Cartórios de Protesto — os documentos dos sócios, se houver, também devem ser incluídos;
  • Declaração de Idoneidade assinada pelo representante da escola;
  • termo de responsabilidade assinado pelo representante da escola;
  • escritura do imóvel ou comprovação de aluguel sob contrato referente ao imóvel onde a escola será instalada;
  • planta do imóvel com descrição e legenda de todas as áreas de uso;
  • descrição sumária relacionando os materiais e todo o acervo que será utilizado na instituição, além de identificação do espaço a que eles pertencem;
  • relação completa dos Recursos Humanos, ou seja, descrição dos funcionários e suas respectivas funções e horários de trabalho;
  • plano completo para a capacitação contínua do quadro de funcionários da escola;
  • declaração de capacidade total da escola, levando em conta as medidas mínimas apresentadas aqui e no documento;
  • duas vias do projeto político-pedagógico;
  • duas vias do regimento escolar.

5. Contrate os funcionários adequados para sua escola

Uma escola não é nada sem os alunos e sem o quadro de colaboradores, não é mesmo? Enquanto os professores se dedicam a transmitir os conteúdos de suas disciplinas com eficiência e atraindo a atenção e o interesse da turma, todos os demais integrantes da equipe — zeladores, funcionários da lanchonete e/ou cozinha, segurança, secretários e, é claro, os gestores e a equipe administrativa — devem dar o seu melhor todos os dias para proporcionar um ambiente seguro e inspirador onde a criatividade e a inteligência dos alunos possa se desenvolver.

Além da equipe de professores, que deve receber constantes oportunidades para desenvolvimento contínuo, você também precisará de profissionais para o departamento financeiro e para o departamento administrativo. É importante contar ainda com um suporte técnico, que pode ser terceirizado, e com uma equipe de limpeza e zeladoria: fundamentais para a gestão escolar no dia a dia da instituição, são eles os responsáveis por fazer com que tudo funcione e resulte na educação de qualidade e na satisfação dos alunos e responsáveis.

Além disso, o setor administrativo lida diretamente com o público, inclusive com aqueles interessados em conhecer a escola. Nesse momento, os colaboradores são indispensáveis para conquistar novos alunos e efetivar matrículas, pois a qualidade e a eficiência do atendimento também são pontos muito importantes na hora de escolher uma escola.

Durante todo o processo de planejamento até então, você já pensou nas prioridades e no estilo da sua escola. Agora, para que ela possa se tornar uma referência em ensino na região, é fundamental que todas essas qualidades que você busca sejam refletidas nos educadores, os responsáveis por multiplicar conhecimentos e efetivamente trazer vida para a instituição de ensino.

6. Forneça segurança e higiene na escola

A educação é fundamental para os estudantes, mas lembre-se de que a influência da escola pode ir ainda mais longe na vida de seus alunos. É dentro da sua instituição que eles passarão boa parte de seus dias, onde formarão laços de amizade que podem durar a vida toda e onde, lado a lado com a família, eles vão desenvolver sua personalidade, interesses e moral.

A escola é o espaço onde as crianças e jovens se veem mais autônomos e independentes. Lá, é necessário agir e pensar por conta própria, pois nem sempre haverá a supervisão de um adulto para dizer o que é certo ou errado. O professor e os gestores cumprem esse papel na escola até certo ponto, mas o aluno se torna responsável por suas ações em um nível diferente daquele a que ele estava acostumado até então.

Você deve valorizar a importância que a instituição de ensino tem na rotina e na vida de seus alunos. Para isso, é imprescindível investir na segurança e na higiene da escola. Isso vai desenvolver um ambiente agradável, confortável e, como já mencionamos, propício para que os estudantes possam focar em seu desenvolvimento intelectual e pessoal ali dentro sem maiores preocupações.

A segurança e a higiene são grandes prioridades dos pais e responsáveis que buscam sua escola pensando em matricular seus filhos, e tem tanta importância quanto elementos diretamente relacionados ao ensino, como a infraestrutura escolar. Assim, investir para que sua instituição seja referência também nesses quesitos levará você ainda mais longe em meio à concorrência.

Para tanto, você deve contar com alarmes e câmeras de vigilância, além de orientar os professores e demais integrantes da equipe a cumprir determinadas ações em suas rotinas, como sempre trancar a sala e não deixar os alunos menores sem supervisão. Ter funcionários na portaria durante todo o tempo de funcionamento também é muito eficiente.

Outra forma de trazer mais segurança para a escola é planejar com cuidado a logística na hora de os responsáveis buscarem os alunos mais novos. É fundamental que haja um controle rigoroso disso, tanto para que ninguém saia da sala sem que o responsável já tenha chegado quanto para garantir que apenas as pessoas autorizadas saiam com o aluno.

Atualmente, a preocupação cada vez maior com a segurança e os avanços da tecnologia fazem com que o mercado traga diversas opções de aparelhos e sistemas para fazer esse gerenciamento de maneira prática e automatizada.

Quanto à higiene, você deve seguir todas as normas e regulamentos. Isso garantirá a qualidade de tudo o que for fornecido ou vendido aos alunos (banheiros, água nos bebedouros, lanches etc.) e dos espaços frequentados por eles e por sua equipe. Preste especial atenção a lugares como laboratórios e bibliotecas, onde a sujeira, a umidade e a ação de pragas podem danificar os equipamentos e materiais.

Devido à alta circulação de alunos pela escola, a faxina das premissas deve ser rigorosa e diária (ou até mais de uma vez por dia). Dessa forma, você se certifica de oferecer um espaço higienizado e agradável para todos os alunos e funcionários.

7. Pense na localização da escola

Esse é um ponto fundamental, pois afetará uma série de elementos que atrairão ou afastarão os alunos e responsáveis da sua instituição de ensino.

Antes de mais nada, a localização da escola influencia diretamente no alcance que você terá, já que ela estará em concorrência com as demais escolas da região — além daquelas que podem estar mais distantes, mas tem um perfil ou estilo similar. Há, ainda, a questão da segurança do bairro, algo fundamental para que os responsáveis tomem suas decisões, especialmente se os alunos vão para a escola ou voltam para casa sozinhos.

Outro ponto que mostra o quão fundamental é acertar nessa escolha é o fato de que essa informação pode fazer toda a diferença quando os responsáveis e alunos forem pensar na logística para ir e voltar da escola todos os dias. Portanto, considere a possibilidade de ter um estacionamento para os pais ou, pelo menos, um espaço na frente da entrada onde eles possam parar com segurança para buscar os alunos.

Em meio à correria do dia a dia, a facilidade para levar e buscar os alunos é um quesito fundamental na hora de escolher uma escola. Muitas vezes, por mais que sua instituição de ensino seja a melhor opção em todos os outros quesitos, os responsáveis podem ter que se decidir por um plano B porque simplesmente não há tempo de fazer o trajeto duas vezes por dia partindo de casa e/ou do local de trabalho.

8. Defina a linha pedagógica

Há diferentes sistemas de ensino aplicados nas escolas brasileiras. Cada um deles foi desenvolvido por especialistas e aprimorado ao longo do tempo e, portanto, trazem diferentes benefícios, desafios e diferenciais. Cabe a você escolher aquele mais alinhado com sua experiência, suas prioridades e com a proposta que você deseja para a escola.

É importante também analisar o quanto seu público-alvo está alinhado com a linha pedagógica que você vier a escolher. A partir daí, converse com especialistas e procure professores que entendam ou mostrem-se abertos para o sistema escolhido, pois eles serão os responsáveis por aplicar na prática os seus preceitos em sala de aula.

A exigência crescente do público alcança as instituições de ensino. Os consumidores dos serviços de ensino desejam um espaço que esteja capacitado para preparar os alunos para fazerem a diferença como profissionais (e também como pessoas), um lugar em que possam exercitar suas capacidades intelectuais, críticas e sociais.

A linha pedagógica é fundamental para isso, pois os pais e responsáveis buscam instituições de ensino cujos preceitos estejam alinhados com suas próprias prioridades e com o perfil das crianças e jovens. De que maneira você e sua equipe farão a diferença na vida e no futuro dos alunos? Os responsáveis precisam sentir confiança nesse ponto, já que entregarão uma boa parte do desenvolvimento dos alunos em suas mãos.

Para garantir que a educação oferecida na sua escola está dentro do esperando pelos órgãos reguladores, não deixe de estudar o Plano Nacional de Educação. Ele vai ajudar você a compreender melhor as formas com que a influência da escola impacta não apenas no futuro profissional dos alunos, mas também em seu desenvolvimento pessoal.

9. Monte uma estratégia eficiente de marketing

Você está preparando uma escola inovadora, moderna e com uma excelente infraestrutura. A equipe pedagógica e administrativa está alinhada e é altamente capacitada, e a linha de ensino escolhida tem tudo para dar certo. Mas como seu público-alvo vai ficar sabendo de tudo isso? É aqui que entra a importância de uma estratégia eficiente de marketing.

Atualmente, o público não aceita mais apenas a publicidade tradicional, com comerciais na televisão e anúncios na mídia impressa. Eles ainda são relevantes, mas não podem ser a única forma de divulgar sua instituição de ensino. Para estabelecer sua escola como um nome forte e de confiança no mercado, invista no marketing de conteúdo e na presença na internet e nas redes sociais. O mercado de conteúdo visa levar, como o nome indica, conteúdo relevante para seu público, estabelecendo sua experiência e reputação.

Enquanto isso, na internet e nas redes sociais, esse conteúdo pode ser levado para os usuários e seguidores por meio de blog posts, e-books e imagens, vídeos e postagens nas redes sociais, espaços onde você pode conquistar compartilhamentos e outros engajamentos que aumentarão o alcance da escola para além dos clientes já fidelizados.

Imagine que uma mãe está procurando uma escola para o filho e, para tanto, começa a pesquisar as diferentes linhas pedagógicas aplicadas nas instituições de sua cidade. Pesquisando no Google, ela encontre um link para seu blog levando a um post completo sobre a linha pedagógica adotada pela sua escola. Ela gosta do que lê e, portanto, decide conhecer melhor o seu estabelecimento. Ou seja, por meio de um conteúdo que fez a diferença na vida do seu público, você efetivamente conquista clientes e estabelece o nome da sua escola como uma opção de qualidade e confiança em meio a todas as outras instituições de ensino concorrentes.

Viu só? Abrir uma escola exige muita dedicação, paixão e planejamento, mas seguindo os passos que apresentamos aqui, você conseguirá tirar seu sonho do papel e conquistar reputação e sucesso na sua área de atuação. O que guiará quase tudo o que você vai fazer é a busca por oferecer uma educação de alta qualidade e um espaço seguro e confortável para os alunos, onde eles possam desenvolver-se para se tornarem adultos capacitados para enfrentar não apenas o mercado de trabalho, mas também o mundo.

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