7 métricas financeiras que você precisa usar na sua escola

Cuidar das finanças da escola é essencial para alcançar o sucesso. Afinal, somente com o acompanhamento delas é possível manter a saúde financeira sempre em dia. Para tanto, vale usar as métricas financeiras mais importantes.

Elas servem para verificar as movimentações de diversas maneiras. Com a análise constante e o cruzamento de informações, pode-se reconhecer os aspectos que precisam de atenção, compreender onde estão os maiores gastos e entender quais são as melhores oportunidades. Inclusive, as métricas financeiras permitem identificar e até prevenir questões ligadas à inadimplência. Incrível, não é mesmo?

Para que não restem dúvidas, confira 7 indicadores que devem ser acompanhados na sua instituição de ensino.

1. Custo de aquisição de cliente

O custo de aquisição de cliente (CAC) é uma das métricas financeiras essenciais para qualquer negócio. Em uma escola, ele pode até ser adaptado para o custo de aquisição por aluno. A intenção, como o nome indica, é entender o quanto custa atrair uma pessoa e obter uma matrícula. Quanto maior for esse valor, mais alta é a despesa envolvida, o que afeta a lucratividade.

O cálculo é bem simples: basta dividir os custos com ações de captação pelo número de pessoas convertidas em determinado período. Para entender melhor, pense em uma campanha em que foram gastos R$ 15 mil. Ao final, 50 novos alunos foram atraídos por esses esforços. Então, o CAC é de R$ 300,00.

Gastar menos não significa obter resultados melhores. Se uma campanha custou R$ 5 mil, mas só atraiu 10 estudantes, o CAC foi de R$ 500,00. Embora a despesa total tenha sido menor, a efetividade também caiu. Então, essa métrica ajuda a avaliar exatamente a questão.

2. Ponto de equilíbrio

Conhecido como break even point, o ponto de equilíbrio é determinante para a saúde financeira da instituição. De forma teórica, ele corresponde a quanto deve ser o faturamento para que as receitas se igualem aos gastos mensais. Ele determina, portanto, o mínimo necessário para que a empresa não sofra prejuízos.

Para começar o cálculo, é preciso encontrar a margem de contribuição. Ela corresponde ao faturamento menos os custos e os gastos variáveis. Pense que, em um mês, uma escola faturou R$ 50 mil. Desse total, R$ 20 mil eram de despesas que se modificam. A margem de contribuição (MC) é de R$ 30 mil. Em porcentagem, corresponde a 60% do que foi faturado.

Agora, é hora de buscar o ponto de equilíbrio. Ele é dado pela divisão entre os gastos fixos e a porcentagem da margem de contribuição. Imagine o caso em que os custos fixos, como com aluguel e folha de pagamento, são de R$ 15 mil. Então, o ponto de equilíbrio é de R$ 25 mil. Ao faturar qualquer valor acima disso, a instituição consegue ter resultados positivos.

3. Rentabilidade

A rentabilidade é um conceito essencial e indica qual é o nível de retorno que a escola oferece em relação aos investimentos. De maneira simples, ela ajuda a entender o quanto dos recursos aplicados retornam em forma de faturamento.

Um dos meios mais fáceis de calculá-la é dividir o lucro de um período pelo investimento inicial ou pelo valor atual do negócio. Imagine que, para abrir uma escola, foram gastos R$ 200 mil. No fluxo de caixa anual, o lucro líquido consolidado é de R$ 30 mil. Então, a rentabilidade é de 15%. Se os ganhos subirem para R$ 40 mil, a rentabilidade passa a ser de 20%.

Quanto maior for esse número, melhor é o desempenho do empreendimento. Principalmente, esse é um jeito de entender se a atividade tem oferecido o retorno esperado. Ao mesmo tempo, o valor ideal depende de cada expectativa e da gestão. Também é interessante compará-lo com outras escolas e negócios do ramo, por exemplo.

4. Acompanhamento de receitas e gastos

Outra entre as métricas indispensáveis tem a ver com o controle a respeito das movimentações financeiras. Primeiramente, é importante conhecer o crescimento ou o avanço de receita.

Essa métrica consiste em avaliar a diferença de faturamento em certas épocas do ano ou entre períodos variados. A intenção é verificar se a escola tem tido um aumento nos ganhos. Isso indica melhoria nos esforços e maior possibilidade de crescimento.

Além disso, é fundamental ficar de olho nas diversas despesas. Veja como anda a evolução de gastos fixos e variáveis e os pondere em relação à receita. Se os custos crescem mais rapidamente que o faturamento, a saúde financeira pode ficar comprometida.

Ao calcular essas duas medidas, também é possível conhecer a lucratividade. Primeiro, tire das receitas todos os gastos, fixos e variáveis, para chegar ao lucro líquido. Então, divida esse valor pela receita bruta. Quanto maior for a taxa percentual, melhor é o desempenho.

5. Custo do serviço por aluno

Logo no começo deste artigo, você entendeu quanto cada aluno custa para ser capturado e fazer a matrícula. Agora, é a hora de identificar o gasto relativo de cada um em relação ao empreendimento.

O custo do serviço para o aluno consiste, basicamente, em dividir o total das despesas (fixas e variáveis) pelo número de estudantes. Pense em uma escola que gasta R$ 30 mil por mês e tem 150 matriculados. Nesse caso, cada um custa R$ 200,00. Se ela gastar R$ 20 mil, mas tiver apenas 50 pessoas, o valor do serviço por cabeça é de R$ 400,00.

Essa comparação ajuda a acompanhar o aumento das despesas e, também, a entender a composição do lucro. Afinal, é possível comparar esse gasto médio com o valor da mensalidade. Se o custo do serviço por aluno é de R$ 200,00 e a mensalidade é de R$ 600,00, os resultados são interessantes. Se o valor pago pelas famílias for de R$ 250,00, entretanto, o negócio pode entrar em apuros.

6. Índice de inadimplência

Partindo para as métricas financeiras ligadas às cobranças e ao cumprimento das obrigações, é hora de avaliar a taxa de inadimplência. Entender o volume de mensalidades atrasadas é essencial para fazer um provisionamento financeiro a fim de criar campanhas de cobrança e evitar o crescimento do problema.

O cálculo, entretanto, não é dado pelo número de alunos, mas sim pela perda de receita. O truque é dividir o custo das mensalidades atrasadas pelo valor que deveria ser obtido.

Imagine uma escola com 150 estudantes e uma cobrança média de R$ 700,00. O total a ser recebido seria de R$ 105 mil. No entanto, há R$ 3 mil atrasados. Então, o índice de inadimplência é de 2,85%. Quanto maior for a taxa, pior é para a instituição.

7. Total de descontos

Para completar, é indispensável entender qual é o impacto de possíveis descontos na operação da empresa. É o caso de identificar qual é o volume de receita concedido na forma de bolsas de estudo. Também é preciso reconhecer o total dos descontos para mensalidades atrasadas e para acordos feitos com os responsáveis.

Pense em uma escola que tem como ponto de equilíbrio o valor de R$ 50 mil. De acordo com o número de alunos, o faturamento seria de R$ 60 mil em determinado mês. Se o total de descontos ficar acima de R$ 10 mil, há prejuízos para a operação e a manutenção das atividades. Então, vale a pena ficar atento a esse ponto.

Além de acompanhar esses elementos, também é fundamental que o processo seja feito da maneira ideal. Buscar meios práticos, como ao usar um software de gestão, é muito melhor que adotar planilhas de Excel. Afinal, com a tecnologia e a automação, fica mais fácil visualizar as informações e tomar boas decisões.

Com o uso das métricas financeiras adequadas, a sua escolha tem uma gestão otimizada e maior saúde quanto aos recursos. Então, não deixe de usar esses elementos ao longo do seu gerenciamento.

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