Como identificar gargalos nos processos da sua escola?

A gestão de instituições de ensino envolve preocupações com várias áreas, que vão desde assuntos financeiros, como a retenção de alunos e o controle da inadimplência, até pontos mais técnicos, como a mensuração da qualidade de ensino e a didática aplicada.

Para que tudo esteja funcionando bem, cada rotina de trabalho deve ser alinhada e o mais integrada possível. Mas, se você está notando que existem alguns gargalos nos processos da escola, é preciso resolver isso para garantir a sustentação e prosperidade do negócio.

Abaixo, listamos algumas formas de identificar esses gargalos de uma maneira objetiva e que vão te ajudar na hora de resolvê-los.

1. Levantamento das necessidades

Indo diretamente aos pontos principais dos gargalos nos processos, temos as necessidades que não são atendidas.

Sem muita dificuldade ou gasto de tempo, provavelmente você consegue identificar rapidamente as suas principais necessidades.

Em uma escola que dispõe de uma estrutura confortável, equipamentos modernos e um bom padrão de conservação de seus ambientes, tanto externos como internos, naturalmente, uma das preocupações será a questão financeira.

Manter o caixa equilibrado e atualizado constantemente, com um bom fluxo de entradas e despesas sob controle, é, provavelmente, uma necessidade fácil de ser levantada. Da mesma maneira, outros tópicos surgirão com naturalidade.

Quanto a esse tipo de levantamento, uma boa forma de fazê-lo é separar toda a gestão da escola por áreas como financeira, pedagógica, marketing, acadêmica, etc.

Com essa divisão exaustiva dos grandes focos de atenção, deixar alguma coisa para trás vai ficar mais difícil.

Se quiser, ainda pode colocar a lista de necessidades que vai identificar por ordem de prioridade. Avalie a urgência e o impacto de cada uma e comece a criar um plano de ação a partir desse material.

2. Mapeamento dos processos

Se existe uma percepção de gargalos nos processos da escola, uma forma eficiente de identificá-los é por meio de um mapeamento.

Para isso, você pode comparar se as entradas (inputs) e as saídas (outputs) estão condizentes.

Passemos a um exemplo prático para facilitar o entendimento: imagine que seus professores tenham o prazo de uma semana para lançar todas as notas de seus alunos após um simulado.

Passado esse período, alguns alunos começam a reclamar que não sabem ainda quais foram suas notas. Neste caso, os inputs são as provas feitas pela classe, e o output é o lançamento de todas as notas.

Avaliando que essa situação ocorreu com todos os professores e que eles, tão logo os alunos tenham terminado as provas, já poderiam efetuar as correções (caso você ainda não tenha um sistema que realize as correções automaticamente) e lançar as notas, provavelmente vai perceber que o gargalo está entre a correção e os lançamentos.

Assim, o possível problema é o sistema (ou a falta de um) responsável pela compilação das notas dos alunos.

Utilize o mesmo raciocínio junto a outros assuntos e vai conseguir encontrar os obstáculos nos seus processos.

3. Levantamentos de erros e falhas

Alguns gargalos, além de diminuir o fluxo dos processos na escola, podem gerar erros ou pontos de estresse. Essa é uma outra forma de identificar o que precisa ser resolvido.

A não ser que exista ociosidade, falta de empenho ou competência do pessoal do seu financeiro, descobrir problemas de inadimplência de forma tardia e prejudicial para a sua escola é um bom exemplo de falha.

Nesse caso específico, ou existe alguma ingerência da parte dos responsáveis pelo trabalho ou o seu sistema de gestão financeira está deixando a desejar.

Da mesma maneira, você pode sentir esses pontos de estresse por meio de reclamações constantes dos pais dos alunos quanto à didática utilizada pelo seu corpo docente.

Novamente, se for algo mais generalizado, muito provavelmente o erro, ou gargalo, deve estar em algum processo como, por exemplo, seus professores estarem passando demasiados filmes em sala de aula a fim de conseguirem fazer o lançamento manual das notas das provas dos alunos dentro da sala para cumprir seus prazos, já que não há uma ferramenta de gestão escolar para ajudá-los.

4. Indicadores de desempenho

Aproveitando ainda o exemplo anterior, imagine que, em vez de você ter reclamações vindas dos pais a respeito da didática adotada pelos seus professores, sua escola tivesse um sistema integrado que te mostrasse uma queda repentina e generalizada das notas dos alunos.

Talvez, investigando essa queda, você conseguiria chegar à conclusão de que seu corpo docente estivesse realizando em sala algumas atividades que deveriam ser feitas em outro horário ou, ainda, que precisam de mais apoio tecnológico.

Nessa linha de raciocínio, fica evidente que ter uma boa e atualizada relação de indicadores faz muita diferença quanto à sua gestão e à procura por resolução dos gargalos nos processos de produção da escola.

Taxa de evasão, notas, frequência, número de matrículas, rematrículas, rotatividade de professores e funcionários, despesas, receitas, inadimplência, rendimento das turmas e vários outros levantamentos referentes ao seu negócio devem ser avaliados constantemente.

Assim, você garante excelência em sua gestão e não corre o risco de perder um valioso tempo na tomada de decisões quando os problemas aparecerem.

5. Automatização e os gargalos nos processos da escola

Como é possível perceber, processos realizados manualmente não são ágeis e podem favorecer erros.

A melhor forma de localizar falhas e gargalos, além de evitá-los, é buscar alternativas que sistematizem as rotinas. Assim, a informação corre em tempo real e pode ser distribuída para todos os envolvidos sem atrasos.

Outro ponto importante a respeito da utilização de um sistema escolar, além de facilitar atividades como controle de estoque, controle de inadimplência e até melhorar o relacionamento com pais e responsáveis, dentre outras vantagens, é que é possível administrar os acessos de todos os colaboradores.

Limitando a entrada, edição e consulta de cada funcionário somente às áreas que realmente precise acessar, você consegue diminuir interferências em outros processos e controla a distribuição das informações, além, é claro, de saber exatamente quem anda fazendo o que dentro da sua escola.

Se você gostou dessas dicas de como identificar os gargalos nos processos da escola, provavelmente também vai se interessar pela metodologia NPS. Por isso, sugerimos que leia nosso texto sobre como avaliar a satisfação de pais e alunos na sua escola. Com certeza, você vai gostar!

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