Mensalidade escolar: veja como definir o valor sem espantar os alunos!

Definir a mensalidade escolar não é uma tarefa simples. A gestão escolar precisa levar em consideração diferentes fatores, como os investimentos realizados com materiais didáticos e acadêmicos, colaboradores, corpo docente e infraestrutura.

Além disso, outro desafio está associado a forma de raciocinar sobre a instituição de ensino. De fato, ela não pode ser tratada como um simples empreendimento ou negócio. Afinal, transmitir educação é uma responsabilidade social e a escola precisa manter essa razão por toda a sua existência.

Por outro lado, tornar-se uma referência de ensino proporcionando as melhores oportunidades acadêmicas para a comunidade ao redor requer investimento. É preciso ter uma estrutura capaz de proporcionar aulas e atividades dinâmicas e interativas, seguindo as tendências de ensino.

Ou seja, pensar na mensalidade escolar é envolver todo o raciocínio por trás do orçamento anual de gastos na escola. Por isso, neste post, separamos algumas considerações que precisam ser levadas em contas na hora de colocar tudo na ponta do lápis. Continue a sua leitura e aprenda como formar preço da mensalidade escolar!

A importância da precificação para a escola

Pensar na instituição de ensino como uma empresa não implica em torná-la menos humana. Na verdade, um gerenciador financeiro — característico em pequenos e grandes empreendimentos — funcionada como um catalisador para o crescimento e sucesso de uma escola.

Portanto, no momento que a gestão escolar pensar em precificação, não é totalmente negativo considerá-la como um empreendimento que necessita de retorno financeiro para manter-se firme e atuante.

O valor da mensalidade escolar traz impactos aos caminhos e objetivos estipulados para a escola. Se a meta é se tornar uma referência acadêmica no bairro em que está situado, será necessário um valor menor de investimento. Entretanto, se há o interesse de expansão para outros municípios e Estados, naturalmente, o aporte financeiro a ser gasto será maior.

A precificação, portanto, precisa ser bem racionalizada e problematiza. Oferecer serviços a preços muito abaixo do mercado, por exemplo, pode dificultar a saúde financeira da instituição, provocando falência e impactando estudantes, professores e colaboradores.

No momento de decidir o valor da mensalidade, o gestor escolar necessita considerar os gastos diários da instituição e a capacidade de atração e fidelização de futuros estudantes. Equilibrar as duas pontas — gastos e entradas — envolverá um pensamento estratégico.

O preço da mensalidade pode ser um fator determinante para a escolha de uma matrícula. Por exemplo, caso uma pessoa esteja decidindo em qual escola fará a inscrição de seu filho e está igualmente atraída por dois colégios, o valor dos vencimentos poderá ser um diferencial. Ou seja, a decisão pela escola estará vinculada ao orçamento familiar.

O preço desproporcional pode ser considerado, pelos responsáveis, como um alerta. Afinal, eles poderão começar a questionar se a escola entrega adequadamente os valores que consideram necessário. Outro questionamento plausível nesse cenário é a compatibilidade entre o valor pago e a proposta pedagógica da instituição.

A precificação, nesse sentido, também passa pelo conhecimento do público que a escola pretende atrair. Afinal, um valor incompatível com as demandas desse público pode ser um fator determinante para causar insatisfações, gerando a não contratação do serviço.

Quando o preço praticado é considerado justo, a imagem da instituição é beneficiada, transmitindo confiança, credibilidade e integridade. Tais valores são grandes atrativos para novos negócios. Por outro lado, preços considerados abusivos transmitem insegurança.

A precificação está correlacionada com o futuro da instituição escolar, por isso, ela precisa ser determinada estrategicamente e logo no início das atividades do empreendimento. Diferentes fatores precisam ser considerados para chegar a um cálculo junto. Conheça-os no próximo tópico!

Os fatores que devem ser considerados na hora de precificar os cursos

De acordo com a Lei nº 9.970/99, as instituições de ensino privado precisam indicar os valores das mensalidades dos cursos uma vez ao ano, exceto para os de início semestral. Isso impossibilita os reajustes e a correção de rotas, por meio de aumento na mensalidade, ao longo do período letivo.

Portanto, é preciso ter muita atenção e não errar no cálculo, afinal, um pequeno deslize poderá afetar todo o orçamento anual. Além disso, o preço alto poderá afastar o seu público e impactar no número de matrículas realizadas. Consequentemente, diminuindo o rendimento financeiro da escola.

As mensalidades escolares possuem um método de precificação diferente dos de produto ou serviços. Isso porque é preciso considerar a frequência dos estudantes e quanto cada curso impacta nos custos fixos da instituição. Por isso, é natural definir valores diferentes para as turmas de Ensino Infantil, Fundamental e Médio.

Dentre os fatores que influenciam na precificação estão:

  • capacidade;
  • turmas;
  • custos;
  • margem de lucro;
  • número de matrículas.

Capacidade

O primeiro ponto a ser considerado é a capacidade de estudantes que a instituição de ensino está apta a receber. Além da infraestrutura do estabelecimento, essa questão leva em consideração o cronograma anual, como a carga horária e os dias letivos no mês.

Para efetuar o cálculo, o gestor precisa ter conhecimento das seguintes informações:

(a) capacidade máxima de alunos que o ambiente comporta;
(b) a taxa de ocupação atual;
(c) a quantidade de dias letivos ao mês;
(d) a média da carga horária de cada estudante.

Para chegar ao número definitivo, deve-se efetuar a seguinte conta: ab x c x d. Assim, é possível conhecer a carga horária total que a instituição tem a cada mês e analisar a possibilidade de espaço do empreendimento.

Em um exemplo prático, vamos dizer que a capacidade máxima (a) é de 400 alunos. Existe uma taxa de ocupação (b) de 80%. O mês terá 20 dias letivos (c) e, por fim, a média de carga horária (d) é de quatro horas. Sendo assim: 320 x 20 x 4 = 25.600.

Esse cálculo ajuda a evitar salas de aula lotadas, o que pode prejudicar a atenção e capacidade de raciocínio de alguns estudantes. Com esse número é possível articular espaços e ambientes de forma homogênea, tentando equilibrar o número de estudantes.

Turmas

É natural que as turmas de Ensino Infantil, Fundamental e Médio atraíam uma quantidade diferente de estudantes. Por isso, é preciso refazer o cálculo para cada uma dessas etapas do aprendizado. Assim, a gestão poderá preparar adequadamente.

Agora, se a sua instituição de ensino oferece turmas apenas para estudantes do Ensino Médio, o cálculo poderá ajudar a entender em quantas salas você precisará dividir os alunos.

Custos

Cada turma proporcionada um gasto diferente. Por exemplo, no Ensino Infantil é preciso ter uma estrutura com brinquedoteca e sala para a soneca. Já os estudantes de Ensino Fundamental e Médio precisam colocar os conhecimentos teóricos em aulas práticas nos laboratórios de ciências e informática.

Tudo isso trará impacto nos investimentos e nas contas de lux, aluguel, água e telefone. Além disso, os gestores precisam elaborar um corpo docente bem qualificado, e motivá-los com salários e direitos acertados em dia. Outros gastos são impostos e custos fixos (como material de limpeza, de sala de aula, papelaria, higiene e cozinha).

Outro ponto importante a ser considerado é o investimento a ser realizado com estratégias de divulgação e captação de alunos. Normalmente esses gastos acontecem em momentos sazonais, considerando o período de matrículas abertas, entretanto, é preciso considerá-los também no momento da precificação, a fim de não causar impacto negativo nas finanças.

Margem de lucro

Na precificação também é preciso considerar o lucro a ser obtido pela instituição. Após considerar a capacidade do ambiente e os custos, a gestão precisa considerar o quanto é possível obter como lucro esperado.

Com os valores dos custos por turma, pode-se colocar uma taxa de estimativa de lucro. Por exemplo, digamos que o lucro esperado seja de 20% e os gastos totais calculados é de R$ 10.000. Adicione esse valor ao custo e, chegará a um total de R$ 12.000,00.

Número de matrículas

Agora, conhecendo esse montante, é possível chegar ao valor da mensalidade escolar a ser cobrada de cada estudante. Para isso, basta dividir o montante pelo número total de alunos matriculados na sua instituição.

Por exemplo, em uma escola com 100 estudantes matriculados, com um montante de gasto somado à margem de lucro em R$ 12.000, cobrará em cada mensalidade o valor de R$ 120,00.

É fundamental que, além de todos esses fatores para a precificação, a gestão escolar leve em consideração a realidade do mercado. Para isso, é importante manter uma análise e pesquise frequente sobre os concorrentes e suas atividades. No próximo tópico abordaremos essa questão mais afundo, acompanhe!

As maneiras de precificar corretamente

Conhecer o mercado é importante para identificar as possibilidades da sua instituição de ensino. Ao acompanhar a rotina e ações dos concorrentes, é possível compreender melhor os caminhos a serem seguidos para fixar-se como uma referência.

Para muitas pessoas o baixo valor de custo pode ser considerado um atrativo, entretanto, ele também pode ser uma armadilha e prejudicar a imagem do seu colégio. Por exemplo, caso a sua instituição ofereça boa infraestrutura e professores capacitados, mas pratica um valor de mensalidade muito abaixo da média do mercado, os clientes criaram dúvidas e inseguranças sobre a qualidade.

Além disso, analisar os serviços oferecidos pelos seus concorrentes ajuda a entender quais fatores causam efeito no preço das mensalidades deles. Por exemplo, a instituição possui um material didático referência nacional? Aposta em salas com interação digital e dispositivos como videogames?

Ao conhecer melhor as ofertas de seus concorrentes você poderá trabalhar o seu diferencial, tais como: elaborar uma proposta pedagógica mais alinhada ao público que você deseja atrair; alinhar os valores do colégio com os praticados por esse público dentro de suas casas; e apostar em um ambiente acolhedor e familiar.

O grande segredo para conseguir alcançar uma precificação correta é apresentar equilíbrio ao mercado, considerando os seus gastos e expectativas de lucros com os valores praticados por outras instituições. Além disso, é preciso considerar e respeitar o orçamento familiar do seu público.

Vamos imaginar que o seu colégio busca oferecer um aprendizado diferenciado e experimental para crianças e adolescentes de classe média. É preciso atraí-los com uma infraestrutura moderna e conectada, por um preço que seja compatível ao estilo de vida dessas famílias.

A gestão escolar também precisa ter atenção com a legislação e com o Código de Defesa do Consumidor. Contar com um corpo jurídico para analisar as propostas de precificação e as datas de publicação é uma maneira de evitar futuros problemas.

Vale reforçar que o preço da mensalidade precisa ser divulgado com antecedência e não poderá sofrer com reajuste durante o ano letivo, conforme afirmado anteriormente. Por isso, é imprescindível o cuidado na hora de calcular e divulgar os valores durante o período de captação de novos estudantes.

A educação não é um produto, mas um serviço prestado à comunidade. Nesse sentido, a legislação também proíbe qualquer tipo de prática abusiva na hora de calcular os juros. Dessa forma, o estudante ou familiar que sentir-se lesado com qualquer promessa garantida pela escola que não está sendo cumprida, existe a possibilidade de punições como devolução das mensalidades ou abatimento de parcelas.

O cálculo de juros no caso de inadimplência

Mesmo respeitando todos os fatores citados no momento da precificação, é natural que a instituição de ensino conviva com alguns casos de inadimplência. Esse cenário possui diferentes fatores, seja por imprevisibilidade mensal no orçamento familiar ou simples esquecimento.

Para efetuar uma cobrança eficiente e justa, é imprescindível considerar o fator humano. Ou seja, o setor financeiro do colégio precisa estar preparado para abordar a pessoa da maneira mais receptiva possível e amigável. Evitar tom de cobrança e insatisfação por conta do não pagamento são dicas essenciais para esse momento.

A inadimplência causa impacto direto no orçamento mensal da escola. Afinal, ela diminui a taxa de arrecadação e, consequentemente, compromete o acerto de alguns custos fixos, como salários de professores, colaboradores e contas.

Pensando nisso, é possível apostar em diferentes maneiras de abordar os familiares a fim de diminuir o número de inadimplentes. Atualmente, contar com um sistema de gestão escolar tem sido a grande aposta.

Além de proporcionar benefícios pedagógicos, esse tipo de sistema aproxima a comunicação entre familiares e escola. É possível, por exemplo, encaminhar notificação de atraso por SMS e por e-mail de forma automatizada. Assim, os pais ficam cientes da necessidade de passar no colégio e acertar a situação.

Vale destacar também que segundo o Código de Defesa do Consumidor, “o consumidor inadimplente não será exposto ao ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”. Além disso, os estudantes poderão continuar indo até a instituição, acompanhando as aulas normalmente. Ou seja, não é possível negar acesso para os alunos em caso de inadimplência.

Outro mecanismo que ajuda a diminuir a inadimplência é a forma como ela é tratada pela equipe do colégio. Caso a gestão seja inacessível a possíveis negociações, é natural que o familiar sinta-se menos atraído a acertar os vencimentos e manter o filho matriculado na instituição. Apostar em uma abordagem educada e sempre disponível a apresentar uma proposta acessível para o acerto sempre indicada.

Judicialmente, é possível aplicar multas em caso de inadimplência. Os valores para tal é indicado pela lei do consumidor, sendo multa contratual de 2% e juros moratórios de 1 ao mês, como base. Tais valores começam a contar a partir do dia seguinte ao vencimento da mensalidade escolar.

Algumas instituições de ensino adicionam cláusulas no contrato aumentando os valores da multa, entretanto é preciso ter atenção para não efetuar cobranças abusivas e, consequentemente sofrer punições.

Outro ponto a destacar está na indicação de rematrículas. Ainda de acordo com o Código do Consumidor, o estudante matriculado tem preferência na oferta de uma possível nova inscrição para o ano letivo seguinte. Essa proposta teve acontecer ainda durante os últimos meses do ano anterior ao do novo contrato, observando o calendário escolar de cada escola.

Essa obrigação, porém, não precisa ser seguida em caso de estudantes inadimplentes. Caso o familiar queria garantir a permanência do seu filho na instituição, será necessário acertar as dívidas ou chegar a um acordo.

As mensalidades, normalmente, sofrem com acréscimos a cada ano letivo. Acompanhe o próximo tópico!

O reajuste nas matrículas

Conforme apontado anteriormente, não é possível apresentar ajustes em matrículas ao longo do ano letivo (exceto em caso de cursos semestrais). Essa proteção ao consumidor, impede que a mensalidade escolar sofra com variações ao longo dos meses e afete o orçamento familiar.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor e a Lei 9.870/99, as mensalidades escolares possuem como base o índice de inflação. Portanto, os ajustes seguem a variação de mercado. Entretanto, caso a instituição de ensino consiga comprovar, é possível efetuar um ajuste superior ao do índice.

Os fatores que podem impactar o valor do ajustes são: salários de professores e colaboradores, investimento em infraestrutura (biblioteca e laboratórios, por exemplo), novos recursos e materiais didáticos etc.

Nem todos os gastos podem ser repassados na mensalidade escolar. Obras particulares que vão beneficiar exclusivamente a escola, o aumento da gasolina e das verduras e frutas são alguns exemplos.

A gestão escolar precisará justificar o valor do reajuste em uma planilha contendo todos os gastos e estimativas para o próximo ano letivo. Essa tabela precisa estar disponível para os estudantes e familiares para consulta e comprovação.

Aumentar os valores da mensalidade escolar causará efeito na comunidade escolar. Nem sempre a receptividade é positiva e, por isso, a gestão precisa estar preparada e descobrir o momento adequado de propor essa elevação.

Em geral, os ajustes de produtos e custos acontecem no início de cada ano. Portanto, esse é o momento que os estudantes e familiares encaram os ajustes de forma mais coerente. Lembrando que, no caso das instituições de ensino, esse é o momento de matrículas abertas e novos contratos, por isso a elevação do preço é melhor recebida.

A gestão escolar pode também elaborar estratégias para diminuir a insatisfação com o novo preço. Para os estudantes matriculados, uma estratégia bem adequada é apresentar os valores do próximo ano ainda nos últimos meses de aula. A escola também poderá propor condições especiais para quem fizer a rematrícula o quanto antes.

No momento de apresentar o valor da mensalidade escolar com ajuste para estudantes e familiares, é indicado estar com a planilha de gastos em mãos. Outra possibilidade é estar aberto para possíveis negociações, estabelecendo internamente uma margem de cálculo plausível para não afetar o orçamento do próximo ano.

Quando dotado de informação, a tendência de concordar com o aumento é maior. Ou seja, argumentar e apresentar toda a base de cálculos para os interessados gera compreensão para o ajuste.

O grande erro que a gestão escolar pode cometer ao propor um ajuste na mensalidade escolar é não notificar a comunidade. Efetuar uma elevação no preço sem uma conversa prévia e frequente divulgação gera desconfiança e insatisfação. Isso poderá impactar no número de evasão escolar e, consequentemente, comprometer o ano letivo.

Outro ponto prejudicial é a incompatibilidade entre o ajuste e a planilha de cálculos. Por exemplo, caso a gestão escolar proponha uma elevação relacionada ao salário do corpo docente, mas, de fato, faz uma redução em seu quadro de professores. Esse cenário poderá causar questionamentos e quebra de confiança por parte dos alunos e responsáveis.

Conhecer a Lei que rege a educação privada e o Código de Defesa do Consumidor ajudará a gestão escolar a se prevenir de qualquer cenário jurídico prejudicial. Essas são as duas legislações que garante a qualidade do serviço prestado e evitam abusos praticados no momento da precificação.

Além disso, manter uma comunicação próxima com os estudantes e familiares ajuda a diminuir os possíveis impactos negativos relacionados ao preço da mensalidade escolar. Outro ponto a ser levado em consideração, é a experiência de mercado e os objetivos estipulados para o futuro da escola.

A mensalidade escolar é um elo de confiança entre o colégio e a comunidade escolar. Fundamental para o planejamento escolar, por meio dela a gestão escolar poderá definir o seu público, o reinvestimento anual em novas estruturas, a qualificação do seu quadro de professores etc.

Um equilíbrio financeiro é essencial para o crescimento. Por isso, aproveite a sua visita e baixe agora o nosso e-book sobre como otimizar os custos na gestão escolar.

Trackback do seu site.

ADICIONE SEU EMAIL
Junte-se ao grupo de pessoas que recebem nossos emails.

Share This