Quer otimizar a gestão escolar? 7 motivos para deixar as planilhas de lado

Resultados acadêmicos, controle financeiro, documentos expedidos, estoque e materiais utilizados, inadimplência, matrículas — a quantidade de dados que precisam ser organizados para a administração de uma instituição de ensino é gigantesca. Para realizar o monitoramento, a utilização de planilhas ainda é um recurso muito frequente. Porém, será que elas realmente são a melhor maneira de otimizar a gestão escolar?

Um gestor educacional precisa tomar medidas referentes ao funcionamento de muitas áreas de uma instituição. Qualidade de ensino, organização burocrática, inovação pedagógica e administração financeira são algumas das preocupações mais frequentes. 

Para realizar todas essas atividades, além de contar com uma equipe técnica competente, é preciso utilizar ferramentas funcionais, capazes de otimizar processos.

Mas apesar desta necessidade, muitas instituições e gestores ainda apoiam seus controles e planejamentos em planilhas, seja como forma principal de registro ou como recurso secundário. 

Sua instituição ainda tem essa prática? Pois hoje você vai descobrir 7 motivos para abandonar definitivamente as planilhas e otimizar a gestão escolar. Preparado? 

Por que as planilhas são um obstáculo para otimizar a gestão escolar? 

Sim, houve um tempo em que as planilhas eram o recurso mais moderno para controles e registros de uma instituição de ensino. Afinal, com a definição de uma única fórmula era possível realizar uma série de cálculos, o que já foi um avanço. 

Porém, diante de todos os recursos que os softwares de gestão oferecem, elas simplesmente perdem em funcionalidade e fazem com que uma instituição de ensino seja prejudicada quanto à segurança, produtividade e competitividade. Quer saber como? Vamos contar para você!

1. Planilhas não conversam entre si

O primeiro ponto, e talvez o mais importante, é a falta de integração.

Por exemplo, se você tem uma planilha para registrar os pagamentos, ela não vai alimentar automaticamente outros relatórios que poderiam ser gerados a partir desses dados. Assim, será necessário copiar as informações desta planilha para inseri-las no controle financeiro. A partir daí, um outro arquivo precisa ser criado para calcular os resultados e tributos a pagar, outro para os inadimplentes, e assim por diante. 

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Em um sistema integrado, isso simplesmente não acontece. Um único lançamento faz com que essa informação fique disponível para todos os setores para os quais é relevante e que tenham com permissão para acessá-la.

Desta forma, uma única operação dá origem a uma série de procedimentos e pode ser utilizada para a emissão automática de diversos relatórios, eliminando muitas tarefas burocráticas

2. Planilhas dão margem a erros

Devido ao fato de não serem integradas e não se atualizarem automaticamente, a utilização de planilhas cria brechas para muitos erros. 

Como é necessário inserir um mesmo dado em planilhas diferentes, é possível que o responsável pelo registro simplesmente se esqueça do procedimento, o que dá margem a equívocos. Por causa disso, podem ocorrer erros referentes ao controle financeiro, à matrícula e formação de turmas, assim como no cálculo de tributos, entre outras possibilidades. 

Para evitar problemas e sanções decorrentes deste tipo de erro, a solução encontrada por muitas instituições é conferir inúmeras vezes as planilhas elaboradas. Não é preciso nem imaginar a quantidade de tempo desperdiçado neste tipo de atividade burocrática, conferência e retrabalho, afetando a produtividade dos funcionários, não é mesmo?

3. Planilhas não são seguras

Mesmo quando protegidas com senhas, as planilhas não são uma forma segura de armazenar informações. Incidentes ou falhas técnicas podem apagar um arquivo da memória do computador e registros em papel são facilmente extraviados. 

De forma contrária, um sistema especializado permite acesso a partir de vários dispositivos, além de um backup seguro que mantém uma cópia dos dados em caso de incidentes.

Além disso, quando uma planilha é compartilhada por vários usuários, sempre existe o risco de que o erro de um deles simplesmente apague acidentalmente o trabalho de todos os outros. Um software de qualidade sinaliza eventuais erros de lançamento ou operacionais, evitando a perda de dados.

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4. Planilhas não emitem alertas

Por mais organizados que sejam os colaboradores de uma instituição de ensino, a demanda do dia a dia pode favorecer o esquecimento de prazos ou tarefas que precisam ser entregues.

Em um sistema gerencial é possível configurar lembretes que evitam os prejuízos decorrentes deste problema, já que avisam ao usuário o momento de tomar determinadas providências quanto a esses compromissos.

5. Planilhas não oferecem relatórios gerenciais

Informação é uma ferramenta valiosa no momento da tomada de decisões. Porém, sem um sistema inteligente, reunir essas informações, organizá-las e apresentá-las de forma compreensível é uma tarefa que exige tempo, o que acaba inibindo a produção deste tipo de relatório.

Com um bom software de gestão escolar, o administrador pode utilizar filtros para criar um relatório com as informações que ele quer exibir e o período que deve ser pesquisado, além de outras definições relevantes para a decisão que precisa ser tomada naquele momento. 

Desta forma, pode-se estabelecer um curso de ação baseado em uma visão estratégica de seu negócio que esteja fundamentada em informações atualizadas e confiáveis. Com este recurso, as chances de sucesso na avaliação se tornam realmente maiores. 

6. Planilhas não permitem otimizar a gestão escolar

Por serem descentralizadas, exigirem retrabalho, conferência e ainda assim terem grandes chances de conter erros, as planilhas definitivamente impedem a otimização da gestão da instituição de ensino.

Através de um software, é possível organizar as informações provenientes de todos os setores, tornando seu acesso muito mais simples e reduzindo o tempo de busca por uma informação.

Além disso, os sistemas eliminam os controles manuais e permitem a rápida geração de relatórios. Desta forma, a equipe fica livre da realização de tarefas repetitivas e burocráticas que impedem a produtividade e o foco na implementação de um modelo de ensino mais eficaz. 

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7. Planilhas não permitem interação com seu público

Mesmo que você consiga vencer todos os desafios expostos nos últimos parágrafos e mantenha suas planilhas sem erros e atualizadas, não será possível compartilhá-las com os pais de seus alunos sem que dados referentes a outros clientes não sejam divulgados. 

Então, para obter qualquer informação sobre sua situação financeira, acadêmica ou disciplinar, será necessário que o pai busque o seu atendimento ou o da sua equipe, o que reduz a produtividade.

A utilização de um software elimina a necessidade de grande parte dos atendimentos telefônicos e pessoais. Através do site ou aplicativos, eles ficam cientes de sua situação junto ao departamento financeiro ou mesmo das questões acadêmicas relacionadas ao aluno.

Isso tudo com a satisfação do usuário, que pode acessar essas informações em qualquer dia e horário, com um dispositivo que tem na palma das mãos!

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