Saiba como organizar os documentos escolares de forma assertiva

Assim como acontece com qualquer instituição, a escola também produz diversos documentos que registram suas atividades. Por sua importância, a gestão dos documentos escolares de secretaria deve ser tratada pelas instituições de ensino como uma questão de ordem, e mantê-los organizados é indispensável para o bom funcionamento da escola.

No entanto, a quantidade de documentos gerados e recebidos dentro do ambiente escolar é muito expressiva. A atitude de preservá-los vai além de somente registrar as atividades da instituição: além de construir a memória escolar, esses documentos representam fatos importantes, tanto para as pessoas que passaram por ali quanto para a própria instituição.

Quer entender como organizar os documentos escolares de forma precisa? Confira nossas dicas!

Utilize mobiliário específico para a organização

A organização dos documentos escolares deve contar com o apoio da instituição por meio de um mobiliário adequado. Os funcionários da secretaria não costumam ter autonomia para decidir e comprar os móveis para esse ambiente, portanto, você pode estimulá-los a falar sobre as necessidades acerca de novos armários, gaveteiros e prateleiras.

As mudanças de mobiliário são muito úteis para a otimização do espaço e aumento da produtividade na secretaria. Para manter o padrão visual da escola, você pode recorrer ao arquiteto da instituição — esse profissional é o mais indicado para a definição dos móveis e melhor uso dos espaços disponíveis.

Recorra aos equipamentos organizadores

Além dos móveis, sua equipe necessita de acessórios e outros equipamentos que facilitam a organização dos documentos escolares. Entre eles, destacam-se caixas organizadoras, pastas sanfonadas, capas plásticas, adesivos identificadores, bandejas e separadores para gavetas.

As caixas organizadoras, por exemplo, podem ser empilhadas para que permaneçam sempre acessíveis e organizadas. Os adesivos identificadores podem indicar o que há dentro de cada gaveta, caixa ou espaço no armário. Em cima das mesas, as bandejas guardam os documentos que estão pendentes de liberação ou tratamento.

Crie métodos de organização arquivísticos

Os métodos de organização arquivísticos são fundamentais para que a sua equipe consiga armazenar os documentos escolares adequadamente. Crie categorias e use cores diferentes para representar cada uma delas. Além disso, deixe em um local visível os documentos que necessitam de tratamento futuro.

Um espaço de triagem para os documentos que chegam pode ser interessante, desde que esse processo não fique acumulado. Para facilitar a localização e a identificação, os documentos podem ser separados e organizados por código. Aproveite para indicar a data de descarte daqueles que não devem ser armazenados definitivamente.

Conte com a ajuda de um sistema de gestão

A tecnologia está entre nós justamente para tornar mais prática a rotina de pessoas e empresas. Um bom sistema de gestão escolar possui implementação rápida, facilidade de uso, flexibilidade e suporte atencioso. Dividido em categorias, o sistema permite o armazenamento e a completa gestão de documentos escolares.

Na secretaria, o sistema colabora com o aumento da produtividade da equipe por meio da redução do tempo de atendimento e trabalho, pois os documentos digitalizados são encontrados com mais facilidade. O mesmo ocorre na gestão financeira, que passa a controlar receitas, despesas e fluxo de caixa com mais precisão.

Até a portaria recebe um reforço no controle de acesso: os funcionários conseguem identificar alunos, pais, funcionários e visitantes com mais eficiência, registrando a entrada e a saída de todos para controlar a segurança. Já no almoxarifado, o controle de estoque passa a ser mais eficaz em torno da motivação dos materiais, ajudando a reduzir o desperdício.

O sistema de gestão permite que a sua instituição de ensino conte com todos os recursos necessários em uma única solução, integrando todas as esferas que compõem o dia a dia escolar, como professores, estudantes, pais e gestores. Desse modo, a gestão dos documentos escolares deixa de ser uma tarefa complicada e trabalhosa.

Por meio de perfis configuráveis, a mesma base de dados possibilita que todos tenham acesso às informações relevantes de modo fácil, intuitivo e em tempo real. Se você procura manter sua instituição competitiva e eficiente, portanto, não deixe de buscar o auxílio de uma empresa capaz de desenvolver um ERP personalizado para suprir as demandas da sua escola.

Implante um sistema em nuvem

A tecnologia trouxe novas possibilidades para guardar documentos. Uma delas é a implantação do armazenamento em nuvem. Trata-se de uma tecnologia que permite manter arquivos guardados em servidores virtuais, eliminando a dependência de um espaço físico ou mesmo da memória de um computador alocado em sua instituição de ensino.

As vantagens de adotar esse sistema são muitas. Dentre as principais, podemos destacar:

Redução de espaços físicos

Foi-se o tempo em que era necessário contar com grandes armários ou uma salinha própria para arquivar documentos. Com o tempo, os papéis amarelavam, ficavam sujeitos à ação de fatores externos (como água e poeira) e, muitas vezes, até favoreciam a proliferação de traças e outros insetos no ambiente. Manter a boa conservação de documentos importantes e garantir a segurança do espaço onde eles ficavam alocados era uma preocupação constante da gestão.

Hoje em dia, os documentos podem ser digitalizados (ou, mesmo, criados no computador) e ficar armazenados em nuvem. Basta um login e uma senha e nenhum espaço físico será necessário para manter tais papéis. Impressões podem ser feitas somente quando (e se) necessário, o que garante que não sofrerão deterioração pelo tempo.

Informações integradas

A partir do momento que você lança informações em um sistema online, você pode ativar mecanismos automáticos de organização desses dados. Dessa forma, é possível inserir e modificar informações, sem ficar sujeito às antigas “rasuras”.

Não é mais necessário manter sistemas ou planilhas específicas para dados financeiros e pedagógicos, por exemplo. Tudo pode ser consultado com poucos cliques e demaneira integrada. Assim, os atendimentos e o acompanhamento de desempenho de alunos se torna muito mais eficaz.

Acesso remoto e restrito

Ainda que você eliminasse os documentos físicos e optasse por manter seus “papéis” armazenados em um computador da escola, seria necessário deslocar-se até lá para fazer qualquer consulta. Com o armazenamento em nuvem, consultas e alterações podem ser realizadas de qualquer lugar, bastando que, para isso, você acesse o sistema, o que pode ser feito da sua casa ou, até mesmo, do seu próprio celular.

Essa também é uma boa forma de restringir o acesso a documentos importantes. Cabe a você permitir que somente pessoas autorizadas tenham acesso ao usuário para visualizar e/ou alterar as informações. O armazenamento em nuvem é, portanto, uma boa maneira de garantir praticidade e segurança de informações.

Aumento na produtividade

Com a facilidade no acesso às informações e as possibilidades de consulta rápida, a produtividade dos seus colaboradores certamente será aumentada. Procedimentos que antes eram realizados à mão passam a ser automatizados, o que reduz a incidência de falhas humanas e deixa as pessoas com mais tempo livre para dedicarem-se a outras atividades, como planejamento do calendário escolar, retornos de contatos de alunos e atenção no atendimento.

A atualização das bases de dados passa a ser uma atividade contínua e simplificada, o que impacta positivamente no dia a dia de trabalho.

Guarde somente os documentos necessários

É comum que apareçam dúvidas quanto a quais documentos guardar e por quanto tempo. Para ajudá-lo, preparamos uma listagem dos documentos e sua importância:

  • mapa de movimento: documento que apresenta o número de alunos por turma, as transferências ocorridas e as mudanças de horário;
  • folhas de ponto: importante guardar originais e cópias para consultas e controle interno;
  • prestação de contas: as notas fiscais e outros comprovantes de gastos podem ser guardados em uma pasta sanfonada com divisórias mensais;
  • ata da reunião de pais: documento com a lista dos presentes e resumo do que foi discutido e acordado;
  • projeto pedagógico: documento que norteia as ações que a instituição de ensino executará com o envolvimento dos colaboradores e da comunidade escolar;
  • atendimentos às famílias: registros das conversas entre a escola e os pais, para facilitar a criação do histórico do aluno;
  • formação semanal: resultado de um encontro semanal entre professores no qual as soluções e as ações da escola são acompanhadas;
  • reuniões mensais: representadas por meio de atas que são assinadas pelos professores presentes nos encontros;
  • atendimentos aos professores: registros das conversas entre a gestão escolar e os profissionais de ensino, que ajudam a acompanhar eventuais problemas na equipe;
  • conselhos de ciclo: registros feitos em formulários individuais sobre os alunos e suas respectivas dificuldades de aprendizagem;
  • assembleias escolares: pauta mensal que apresenta as resoluções conjuntas entre pais e escola, devidamente assinadas;
  • pesquisas de orçamento: arquivo com todos os levantamentos de custos que foram feitos para a escola, inclusive aqueles por meio da internet;
  • conselho mirim: os representantes das classes também produzem documentos que precisam ser armazenados;
  • atrasos e saídas antecipadas: deve-se produzir e guardar uma ficha individual que informa o nome do aluno, dia, hora e o motivo do atraso ou saída antes do horário;
  • visitas à escola: a presença de qualquer pessoa que não trabalha diretamente para a escola deve ser registrada nesse documento;
  • boletim escolar: histórico com a evolução dos alunos durante os anos escolares;
  • informações de matrícula: documentos pessoais, fotos, dados atualizados sobre a residência dos alunos, número de telefone, e-mail e outros.

Como você viu, a gestão correta de documentos escolares de secretaria evita situações corriqueiras nas escolas, como os transtornos diante da necessidade de localizar arquivos e obter informações. Por esse motivo, é importante criar métodos de organização que sejam baseados em critérios arquivísticos, considerando não só a disposição do ambiente, mas também a automatização dos processos.

E então, o que achou do post? Já teve alguma experiência impactante a partir da implantação de novas ferramentas tecnológicas em sua escola? Tem alguma dúvida? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe conosco a sua opinião.

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