Saiba como organizar os documentos escolares de forma assertiva

Assim como acontece com qualquer instituição, a escola também produz diversos documentos que registram suas atividades. Por sua importância, a gestão dos documentos escolares deve ser tratada pelas instituições de ensino como uma questão de ordem, e mantê-los organizados é indispensável para o bom funcionamento da escola.

No entanto, a quantidade de documentos gerados e recebidos dentro do ambiente escolar é muito expressiva. A atitude de preservá-los vai além de somente registrar as atividades da instituição: além de construir a memória escolar, esses documentos representam fatos importantes tanto para as pessoas que passaram por ali quanto para a própria instituição.

Quer entender como organizar os documentos escolares de forma precisa? Confira nossas dicas!

Utilize mobiliário específico para a organização

A organização dos documentos escolares deve contar com o apoio da instituição por meio de um mobiliário adequado. Os funcionários da secretaria não costumam ter autonomia para decidir e comprar os móveis para esse ambiente, portanto, você pode estimulá-los a falar sobre as necessidades acerca de novos armários, gaveteiros e prateleiras.

As mudanças de mobiliário são muito úteis para a otimização do espaço e aumento da produtividade na secretaria. Para manter o padrão visual da escola, você pode recorrer ao arquiteto da instituição — esse profissional é o mais indicado para a definição dos móveis e melhor uso dos espaços disponíveis.

Recorra aos equipamentos organizadores

Além dos móveis, a sua equipe necessita de acessórios e outros equipamentos que facilitam a organização dos documentos escolares. Entre eles, destacam-se caixas organizadoras, pastas sanfonadas, capas plásticas, adesivos identificadores, bandejas e separadores para gavetas.

As caixas organizadoras, por exemplo, podem ser empilhadas uma em cima da outra para que permaneçam sempre acessíveis e organizadas. Os adesivos identificadores podem indicar o que há dentro de cada gaveta, caixa ou espaço no armário. Em cima das mesas, as bandejas guardam os documentos que estão pendentes de liberação ou tratamento.

Crie métodos de organização arquivísticos

Os métodos de organização arquivísticos são fundamentais para que a sua equipe consiga armazenar os documentos escolares adequadamente. Crie categorias e use cores diferentes para representar cada uma delas. Deixe em um local visível os documentos que necessitam de tratamento futuro.

Um espaço de triagem para os documentos que chegam pode ser interessante, desde que esse processo não fique acumulado. Para facilitar a localização e identificação, os documentos podem ser separados e organizados por código. Aproveite para indicar a data de descarte daqueles que não devem ser armazenados definitivamente.

Conte com a ajuda de um sistema de gestão

A tecnologia está entre nós justamente para tornar mais prática a rotina de pessoas e empresas. Um bom sistema de gestão escolar possui implementação rápida, facilidade de usar, flexibilidade e suporte atencioso. Dividido em categorias, o sistema permite o armazenamento e a completa gestão de documentos escolares.

Na secretaria, o sistema colabora com o aumento da produtividade da equipe por meio da redução do tempo de atendimento e trabalho, pois os documentos digitalizados são encontrados com mais facilidade. O mesmo ocorre na gestão financeira, que passa a controlar receitas, despesas e fluxo de caixa com mais precisão.

Até a portaria recebe um reforço no controle de acesso: os funcionários conseguem identificar alunos, pais, funcionários e visitantes com mais eficiência, registrando a entrada e saída de todos para controlar a segurança. Já no almoxarifado, o controle de estoque passa a ser mais eficaz em torno da motivação dos materiais, ajudando a reduzir o desperdício.

O sistema de gestão permite que a sua instituição de ensino conte com todos os recursos necessários em uma única solução, integrando todas as esferas que compõem o dia a dia escolar, como professores, estudantes, pais e gestores. Desse modo, a gestão dos documentos escolares deixa de ser uma tarefa complicada e trabalhosa.

Por meio de perfis configuráveis, a mesma base de dados possibilita que todos tenham acesso às informações relevantes de modo fácil, intuitivo e em tempo real. Se você procura manter sua instituição competitiva e eficiente, portanto, não deixe de buscar o auxílio de uma empresa capaz de desenvolver um ERP personalizado para suprir as demandas da sua escola.

Quais documentos escolares devo guardar?

Veja abaixo a lista com os principais documentos que devem ser armazenados:

  • mapa de movimento: documento que apresenta o número de alunos por turma, as transferências ocorridas e as mudanças de horário;
  • folhas de ponto: importante guardar originais e cópias para consultas e controle interno;
  • prestação de contas: as notas fiscais e outros comprovantes de gastos podem ser guardados em uma pasta sanfonada com divisórias mensais;
  • ata da reunião de pais: documento com a lista dos presentes e resumo do que foi discutido e acordado;
  • projeto pedagógico: documento que norteia as ações que a instituição de ensino executará com o envolvimento dos colaboradores e comunidade escolar;
  • atendimentos às famílias: registros das conversas entre a escola e os pais, para facilitar a criação do histórico do aluno;
  • formação semanal: resultado de um encontro semanal entre professores onde as soluções e ações da escola são acompanhadas;
  • reuniões mensais: representadas por meio de atas que são assinadas pelos professores presentes nos encontros;
  • atendimentos aos professores: registros das conversas entre a gestão escolar e os profissionais de ensino, que ajudam a acompanhar eventuais problemas na equipe;
  • conselhos de ciclo: registros feitos em formulários individuais sobre os alunos e suas respectivas dificuldades de aprendizagem;
  • assembleias escolares: pauta mensal que apresenta as resoluções conjuntas entre pais e escola, devidamente assinadas;
  • pesquisas de orçamento: arquivo com todos os levantamentos de custos que foram feitos para a escola, inclusive aqueles por meio da internet;
  • conselho mirim: os representantes das classes também produzem documentos que precisam ser armazenados;
  • atrasos e saídas antecipadas: deve-se produzir e guardar uma ficha individual que informa o nome do aluno, dia, hora e o motivo do atraso ou saída antes do horário;
  • visitas à escola: a presença de qualquer pessoa que não trabalha diretamente para a escola deve ser registrada neste documento;
  • boletim escolar: histórico com a evolução dos alunos durante os anos escolares;
  • informações de matrícula: documentos pessoais, fotos, dados atualizados sobre a residência dos alunos, número de telefone, e-mail e outros.

Como você viu, a gestão correta de documentos escolares evita situações corriqueiras nas escolas, como os transtornos diante da necessidade de localizar arquivos e obter informações. Por esse motivo, é importante criar métodos de organização que sejam baseados em critérios arquivísticos. Nesse contexto, é importante considerar não só a disposição do ambiente, mas também a automatização dos processos para garantir a segurança, integridade e acessibilidade de todos os documentos.

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