Como montar um quadro de horário escolar eficiente

Administrar uma escola não é tarefa fácil, demanda disciplina, organização e planejamento, principalmente em relação às aulas e eventos que acontecerão na escola ao longo de todo o ano letivo. Por isso, sabemos o quão difícil é essa tarefa, afinal, são muitos cuidados a serem tomados.

Você sabia que as escolas gastam, em média, 180 horas para organizar, de forma eficiente, um quadro de horário escolar viável? Essas horas geralmente são distribuídas em dois ou três meses de muito trabalho. Bastante tempo, não é mesmo?

Para começar, não custa lembrar que cabe à administração do colégio e também à coordenação pedagógica organizar, dirigir, planejar e ainda controlar todas as esferas e tarefas desse quadro. Isso porque é preciso entender a necessidade de cada período escolar, saber seus calendários e encaixar tudo isso com a disponibilidade de professores, horários de aulas, datas de provas, matérias extras, entre outros.

Esse planejamento também deve levar em consideração o papel social da escola, seus objetivos e metas e o plano global escolar. Por envolver tantas variáveis, montar um quadro de horário escolar não demanda só tempo, mas também muito empenho do responsável por essa desgastante tarefa.

Montar o quadro de horário escolar pode ser algo muito mais complexo do que você imagina. No caso de uma escola com 20 turmas, por exemplo, existem mais de um bilhão de combinações possíveis. Dá para imaginar?

Se você quer aprender como montar um quadro de horários escolar que seja eficiente, acompanhe nosso post! Você vai economizar muito tempo com esta leitura!

Benefícios do quadro de horário escolar

Grande parte do funcionamento harmônico da escola depende da organização correta dos horários. Como consequência, o desempenho eficiente traz resultados positivos tanto para o aluno, como para os professores e para toda a escola.

Essa é a ideia que deve guiar o quadro, fazer com que todas as pessoas envolvidas no processo fiquem satisfeitas com a ordem que o colégio apresenta.

Na perspectiva do professor, o importante é conseguir ministrar suas aulas de acordo com as suas possibilidades de horário e, além disso, de sempre ter disponível o espaço da escola para, por exemplo, poder utilizá-lo quando tiver que apresentar de forma prática o conteúdo da disciplina.

Isso tudo faz com que os alunos também sejam beneficiados. Eles podem aproveitar cada espaço da escola e assistir a aulas bem estruturadas. E se todo o planejamento for eficaz, eles também conseguem estudar da melhor forma, já que focam apenas seu desempenho escolar.

Para a escola, evita prejuízos financeiros com os horários vagos — ou janelas —, previne a evasão de alunos por insatisfação e também impede que professores de qualidade saiam por não conseguirem conciliar seu horário com os do colégio.

Como montar o quadro de horário

Em relação ao planejamento, a organização interna é a expressão do nível de excelência da escola. Um quadro eficiente é a representação dessa organização escolar e traz grandes benefícios para a administração. Isso porque a forma como as aulas serão organizadas durante o ano terá impactos sobre todo o funcionamento escolar, e principalmente sobre os aspectos pedagógicos e financeiros.

Por isso, para montar um quadro de horário escolar eficiente, é preciso levar em conta 4 variáveis que influenciam em sua qualidade.

1. O professor

A primeira delas é o professor, que é uma figura importante dentro do ambiente escolar. Por isso, é necessário verificar quais as suas possibilidades de horário para ministrar as aulas e os seus locais de trabalho, destacando sempre o tempo de deslocamento.

Considerar as necessidades do professor durante a produção do quadro de horários pode ter influências na qualidade do seu trabalho. Ao mesmo tempo em que são importantes para o professor, essas informações organizadas possibilitam que a escola reaja rapidamente aos imprevistos, como a falta ou até a saída de algum docente.

2. Espaços escolares

A segunda variável é a gestão dos espaços escolares. Em um quadro eficiente, as informações devem estar disponíveis e organizadas para facilitar o controle dos dias em que serão ocupados os espaços da escola — como laboratório, quadra de esportes, sala de aula, auditório, entre outros. E para que todos tenham acesso aos espaços, pode-se gerenciar se os locais deverão ser utilizados exclusivamente por um professor ou se podem ser compartilhados.

3. Janelas

As janelas são os horários que ficam vagos para o professor, entre uma aula e outra do mesmo turno. Por exemplo, se um docente terá que dar aula de matemática nos dois primeiros horários e no quarto, mas, no terceiro, é a professora de inglês, o profissional de matemática tem um horário vago no terceiro tempo. Essa é a janela para o docente de matemática.

Geralmente, nos acordos coletivos entre instituição de ensino e professores, esses horários que ficam vagos devem ser remunerados. Com isso, as janelas no quadro de horário são um gasto para a escola, que deve ser muito bem gerenciado.

Contudo, as janelas podem ser uma decisão estratégica da direção, com o objetivo de não tornar o conteúdo extenso e cansativo de uma matéria que terá que ser ministrada em vários tempos seguidos em um mesmo dia.

Essa decisão que pode ser estratégica também tem impactos sobre a eficiência do quadro de horários, e por isso é uma questão observada com um pouco mais de cuidado na próxima variável. Vamos conferir?

4. Distribuição de disciplinas

Esta variável tem grande influência na satisfação dos alunos, responsáveis e professores. A disposição das aulas é importante para os estudos e motivação do discente, assim como do docente.

Distribuir as disciplinas de forma incorreta e sobrecarregar alunos e professores com horários seguidos da mesma matéria ou de matérias similares (como física e matemática) deixa o aprendizado desgastante.

A consequência são alunos desmotivados, responsáveis e professores descontentes, ampliando o risco de aumentar a taxa de evasão escolar e a rotatividade de professores.

As múltiplas variáveis que influenciam e são importantes para a montagem do quadro de horários escolar devem estar sempre atualizadas, organizadas e disponíveis para qualquer imprevisto e para facilitar o trabalho da administração do colégio e da coordenação pedagógica no princípio do ano letivo.

Tecnologia para agilidade e eficiência

Hoje, com o desenvolvimento tecnológico, muitas empresas têm se beneficiado com a facilitação do trabalho. Para a área de gestão educacional, não é diferente. Existem programas on-line e softwares que facilitam (e muito!) a vida de um gestor escolar, automatizando processos e facilitando a rotina do dia a dia.

Eles são ferramentas especializadas em montar quadros de horário escolar que foram desenvolvidas com o intuito de organizar as variáveis, economizar os recursos financeiros e trazer benefícios para todos. Uma ótima opção, sem dúvida!

Softwares de gestão escolar

Também existem os softwares de gestão escolar, que são mais completos, porque entendem as instituições de ensino como empresas que têm suas rotinas internas, seus aspectos financeiros e ainda outras áreas. Com isso, as preocupações desse sistema não são só organização e otimização da educação e o desempenho escolar do aluno, mas também interligar os processos internos do colégio.

Um software de gestão escolar possibilita armazenar documentos em um só lugar, que ainda podem ser salvos na nuvem — e isso contribui para diminuir a possibilidade de perder esses documentos. Eles podem ser acessados de qualquer dispositivo, tanto do computador como do móvel.

Ainda é possível fazer a matrícula digital e emitir boletos on-line, mandar por e-mail e SMS lembretes para os eventos da escola e para o pagamento do boleto.

Em relação à função pedagógica, o professor pode organizar notas, trabalhos, corrigir provas e disponibilizar o gabarito, tudo isso rapidamente. Com essa ferramenta, também é possível controlar os empréstimos e devoluções de livros, na biblioteca.

Outra função importante é que esse software possibilita o estreitamento de vínculo entre escola e pais de alunos. Por meio dele, os pais podem acompanhar o rendimento dos filhos nas aulas. As dúvidas em relação à escola podem ser tiradas por e-mail ou SMS, e ainda é possível agendar uma reunião com o diretor, em que ele vai apresentar todo o acompanhamento do estudante, gerado pelo próprio sistema.

Vantagens para todos

Esses programas são ferramentas gerenciais que têm uma infinidade de funções, para o gestor e para o professor. Eles interligam as principais áreas da sua escola, sendo possível também acompanhar o desenvolvimento dos alunos e dos professores. Eles geram economia, tempo, organização e produtividade, satisfazendo a todos os envolvidos no processo: aluno, docentes e diretor, por um lado, e a organização dos processos internos da instituição de ensino, por outro lado.

Um sistema automatizado elimina os erros e não deixa nada ser esquecido durante o planejamento. Torna mais ágil e preciso o processo de montar o quadro de horário escolar, assim como possibilita ao gestor do colégio gerenciar um processo interno mais organizado e que responde de forma mais rápida aos imprevistos no ano letivo.

Ao investir em tecnologia, o seu processo de trabalho e dos seus funcionários são simplificados, possibilitando a todos um foco maior no que é mais importante, no acompanhamento do aluno, na relação com os pais, na relação com os professores, nas atividades educacionais da escola e na captação de novos estudantes.

Além disso, a escola será percebida como uma instituição que está alinhada com a modernidade e, por essa razão, para os pais, alunos e comunidade, passará a ideia de que esse colégio também é moderno em relação aos espaços escolares, aos materiais pedagógicos, às atividades extracurriculares, porque, afinal, a escola está sempre se atualizando e inovando.

E aí, percebeu como é difícil montar um quadro de horário escolar eficiente? Gostou de conhecer os benefícios que um software de gestão escolar para o seu colégio? Agora, se você quer ficar por dentro das novidades nessa área, não deixe de assinar a nossa newsletter!

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