Sistema de gestão escolar: A importância da escolha correta.

Escolher um sistema de gestão escolar apropriado é uma das principais decisões que um administrador pode tomar para otimizar os processos e garantir o sucesso de uma instituição de ensino.

Nesse sentido, sabemos que um software eficiente para gestão escolar é, de fato, uma dessas ferramentas capazes de organizar uma instituição, para que ela possa crescer e cada vez mais aprimorar a sua qualidade do quesito ensino.

Um bom sistema de gestão escolar também facilita tarefas de responsabilidade da secretaria, assim como o controle das finanças e a comunicação com os pais dos alunos. Mas, para que isso aconteça da maneira assertiva, não vá investindo logo de cara na ferramenta.

Antes de tudo, algumas informações sobre as necessidades da escola devem ser levantadas com bastante afinco. E é exatamente isso que veremos neste post! Então, continue lendo e saiba quais são elas:

A sua instituição precisa de um sistema de gestão escolar?

Mas como saber se a sua escola realmente precisa de um sistema de gestão? Afinal, pode ser que ela realize os processos dessa forma há muito tempo e sempre tenha tido bons resultados.

O fato é que, embora as instituições de ensino tenham um papel social muito importante, a competitividade do mercado exige que elas sejam produtivas como qualquer outra empresa. Isso significa fazer mais, melhor, em menos tempo e utilizando uma quantidade menor de recursos. A sua escola está atuando nesse nível?

Se você ainda tem dúvidas, resolvemos apresentar aqui alguns sinais de que a sua escola pode melhorar os seus processos e ser mais eficiente e lucrativa. Analise as situações e verifique se elas acontecem na sua instituição de ensino:

  • há muita inadimplência na escola? (afinal, esse é um fator que prejudica as finanças e pode levar a instituição a uma grande crise);
  • os alunos faltam muito? (esse é um problema que pode acarretar transtornos no rendimento escolar, insatisfação com a instituição e baixa taxa de renovação de matrículas);
  • sua folha de pagamento representa um percentual muito alto do faturamento?
  • você percebe que muitos recursos são gastos na compra de materiais em geral, como produtos de limpeza, papelaria e escritório? Precisa fazer um controle maior dessas compras?
  • o caixa está sempre no limite e não permite a realização de investimentos que promovam o destaque da instituição diante da concorrência?
  • é difícil se comunicar com os pais? Os comunicados impressos surtem o efeito desejado? A sua secretaria fica sobrecarregada com ligações solicitando informações sobre a rotina do colégio?

Muitos desses problemas podem interferir na rotina da escola, prejudicar a implementação de melhorias, comprometer resultados e tirar o foco do aspecto pedagógico.

Portanto, se você identificou algumas dessas situações, isso significa que é hora de investir em um sistema de gestão escolar que satisfaça as suas necessidades. Mais do que isso, é preciso levá-las em consideração na hora de escolher um software.

E é com base nessa lista que o gestor terá uma melhor noção das funcionalidades e do sistema a ser oferecido. Para os casos citados acima, é indispensável que haja um controle eficaz de cobranças, evitando as inadimplências e facilitando o pagamento com a emissão de boletos on-line.

Caso haja a baixa frequência dos estudantes, isso pode ser melhorado com o monitoramento da sua entrada e da sua saída na escola, com notificações aos responsáveis.

Já na área pedagógica, uma boa opção é se perguntar se o planejamento do calendário escolar poderia melhorar. E na secretaria? Há muito gasto de tempo e de recursos na emissão de boletins ou de relatórios que nem sempre chegam até os pais?

Como um sistema de gestão escolar pode beneficiar a sua IE?

Um software de gestão completo traz inúmeras vantagens para a instituição. Esse tipo de sistema atende às necessidades de toda a comunidade escolar, garantindo que todos sejam beneficiados com a sua utilização.

Quer entender como isso é possível? Quer saber como um único software pode apresentar soluções para os diretores, professores, famílias, alunos, administradores financeiros e secretários?

Então descubra agora como esse tipo de ferramenta consegue automatizar as principais tarefas de todos os setores da instituição e tender às necessidades de cada um desses grupos:

Pais de alunos

No caso dos pais, a ferramenta deve ajudá-los a se aproximar da vida escolar dos alunos. Para isso, são interessantes as funcionalidades que possibilitem o monitoramento das entradas e das saídas do colégio, a emissão de documentos on-line e o controle de notas, atestados e faltas.

Leia também  Plano de aula: como otimizá-lo?

A possibilidade de matricular o filho pela internet e de fazer pagamentos via internet também facilita o dia a dia dos pais e responsáveis. E, além desses procedimentos, o sistema deve proporcionar transparência.

Quanto mais transparentes são os processos escolares, mais satisfeitos os pais ficam. Afinal, assim, eles podem acompanhar notas, ocorrências e frequência. Além disso, quanto mais eles estão envolvidos no desempenho escolar dos filhos, maior é a sua ajuda em possíveis dificuldades.

Alunos

O aluno é beneficiado diretamente quando a escola otimiza os seus processos e direciona o seu tempo e os seus recursos para melhorias no aspecto pedagógico. Isso significa que ele terá aulas mais dinâmicas, inovadoras e uma atenção maior à aprendizagem.

Mas as vantagens da tecnologia vão além disso. Ele poderá ter à sua disposição um portal com recursos pedagógicos direcionados à aprendizagem dos conteúdos que ele está estudando no momento.

Além disso, poderá encontrar um banco de exercícios para resolver on-line, e o resultado obtido determinará se é necessário focar mais nessa matéria ou se ele já está apto a passar para o próximo tópico — o que otimiza a sua aprendizagem.

Outras vantagens são o uso de aplicativos para acesso às notas, calendário de provas, eventos da comunidade escolar e comunicação direta com os professores.

Gestores

No caso dos gestores, a principal funcionalidade é a integração de informações das mais diversas áreas para permitir uma análise detalhada do negócio.

Essa integração permite um diagnóstico preciso da instituição: é possível saber quais são os setores que consomem o maior percentual das verbas.

Dessa forma, o gestor tem a oportunidade de ficar de olho em cada uma das despesas, identificar quais delas podem ser consideradas desnecessárias e onde é possível cortar custos sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.

O software traz ainda outra vantagem para a gestão escolar: a oportunidade de concentração de esforços na finalidade principal da instituição.

Quando uma escola não conta com esses recursos, o gestor e a sua equipe precisam ocupar muito do seu tempo com procedimentos gerenciais e burocráticos.

Eles se desgastam com ações relacionadas à cobrança e à redução de inadimplência, têm dificuldade para produzir relatórios gerenciais completos e em tempo real, e todos os procedimentos administrativos são extremamente trabalhosos.

Quando essas tarefas são automatizadas por sistemas e aplicativos, essa situação muda completamente. Assim, o gestor pode se concentrar em analisar a instituição e propor aprimoramentos que levem, efetivamente, à melhoria da qualidade do serviço oferecido.

Portanto, o acesso e a organização das informações permitirá analisar os diferentes aspectos do funcionamento da escola e planejar soluções para a economia de recursos, otimização dos processos e foco no atendimento às questões pedagógicas.

Professores

Para os professores, além de centralizar informações e facilitar o planejamento, um bom software permite ainda a apuração e o registro automático dos resultados acadêmicos.

Com isso, não é preciso carregar o material de aulas em um pen drive, e eles ainda ficam livres da necessidade de digitar as notas em um sistema. O resultado é tempo adicional para estudo e preparação de aulas mais dinâmicas e inovadoras.

Área pedagógica

Sem dúvida, a qualidade de ensino é a prioridade número 1 das instituições. Para se tornar referência de qualidade em uma região, é preciso transformar esforços em resultados — isto é, em aprendizagem.

Para que isso aconteça, a área pedagógica, que é o coração da escola, precisa ser cuidadosamente analisada. O coordenador pedagógico precisa avaliar o desempenho das turmas para propor as intervenções mais apropriadas.

Em caso de sucesso, é importantíssimo identificar os fatores que levaram a turma a uma performance positiva para reproduzi-los em outras situações. Já quando os números não são favoráveis, a detecção dos fatores que levam a esse problema é uma medida urgente e essencial.

Um bom sistema de gestão escolar oferece ao coordenador a ferramenta perfeita para realizar essa análise: a elaboração de relatórios a partir de poucos cliques.

Com essas informações, o coordenador consegue identificar se o problema de rendimento está relacionado ao perfil de uma turma ou se provavelmente é uma situação compartilhada por todos os estudantes em uma determinada área ou até mesmo de um docente.

A partir de um diagnóstico preciso, o coordenador pode elaborar a estratégia mais adequada para intervir e mudar esse quadro.

Pode ser necessário orientar o professor, adotar uma didática diferenciada, trabalhar com a orientação educacional para preparar os alunos quanto à adoção de hábitos de estudo e o conhecimento de técnicas apropriadas ou oferecer aulas de reforço de determinadas disciplinas.

Leia também  Quer planejar o orçamento anual da escola com teto de gastos? Aprenda aqui!

É fundamental ter um diagnóstico preciso da situação para encontrar as alternativas mais efetivas para solucionar o problema, corrigir distorções e melhorar a performance dos estudantes.

Orientação educacional

Sabemos que, em um cenário ideal, família e escola agem como parceiros no processo educacional. No entanto, infelizmente nem sempre isso acontece.

Muitas vezes, o setor de orientação educacional precisa ocupar um grande tempo e sofre um enorme desgaste enquanto procura estabelecer um contato com os responsáveis para discutir o baixo rendimento de algum aluno.

Nem sempre a família corresponde a essa iniciativa da forma desejada, tornando a comunicação complicada e, quando o encontro de fato acontece, pode ser muito tarde para reverter a situação acadêmica no próprio ano letivo.

A disponibilização de todas essas informações — como notas e tentativas de comunicação com a família — em um portal educacional ou aplicativo elimina alguns desses problemas.

Em 1º lugar, todas as iniciativas da escola no sentido de estabelecer esse contato ficam devidamente registradas no sistema. Elas mostram que houve esforço e interesse por parte da instituição para solucionar o problema.

Além disso, os responsáveis não têm como alegar que não estavam cientes da situação acadêmica do aluno ou desses comunicados. Afinal, eles são disponibilizados por um meio de comunicação oficial, ao qual todos têm acesso.

Área financeira

Uma das grandes dificuldades que as escolas enfrentam é a administração financeira, assim como a luta permanente para reduzir os níveis de inadimplência.

Com um sistema de gestão, essa é uma área que obtém grandes benefícios. O 1º é a automatização de diversas tarefas, como a emissão de boletos on-line, registro de contas a pagar ou receber, entre tantas atividades referentes ao controle financeiro.

Além disso, um sistema eficiente também pode enviar automaticamente um lembrete por e-mail ou SMS de que o vencimento da mensalidade está próximo, auxiliando o responsável a se organizar para o pagamento.

Caso o pagamento não aconteça, o sistema pode emitir um novo alerta, pelos mesmos meios, relembrando o contratante quanto ao compromisso financeiro.

Em muitos casos, esse único contato é o suficiente para motivar o pagamento da mensalidade em atraso. Porém, mesmo que isso não aconteça por impossibilidade do devedor, essa mensagem pode dar início a uma negociação que satisfaça ambas as partes.

Área administrativa

Esses estão entre os principais beneficiados da automatização dos processos. Isso porque tanto a secretaria quanto o departamento financeiro ficam livres de inserir dados em inúmeras planilhas, conferir infinitas vezes esses controles e ter todo esse trabalho a cada período de apuração de dados.

Portanto, esses setores ficam livres de inúmeras tarefas burocráticas e repetitivas que tomam o tempo dos funcionários. Isso permite que os administradores aloquem esse pessoal para funções mais relacionadas ao aspecto educacional.

Diretor, facilite a gestão da sua instituição de ensino com o Escolaweb
Tudo em um só lugar: gerenciador financeiro, secretaria escolar, portal do aluno e muito mais. Agende uma demonstração gratuita do software!

Como o sistema de gestão escolar contribui para a imagem da instituição?

Não adianta lutar resistir: vivemos na era da tecnologia. Já estamos inseridos nesse contexto e precisamos aprender a utilizar os recursos tecnológicos para o bem das instituições.

Mas a questão vai além: nossos alunos, muito em breve, terão que conviver e trabalhar em uma sociedade ainda mais mediada por esse tipo de ferramenta. Portanto, tanto eles quanto os pais esperam que a escola se atualize e acompanhe esse processo.

Assim, a utilização de um software com funcionalidades e recursos que atendem os pais e os alunos é uma maneira de mostrar à comunidade que a sua escola, definitivamente, entrou nos novos tempos e está preparada para o futuro.

E um bom sistema de gestão escolar ainda ajuda a otimizar os diferentes processos que ocorrem na escola. Logo, não restarão dúvidas de que essa é uma ferramenta que deixará a rotina da sua escola mais produtiva, além de aproximar os pais do dia a dia escolar dos alunos.

Isso sem falar no acompanhamento do desempenho dos estudantes, que gerará relatórios que auxiliarão na criação de planos de ação mais efetivos.

Leia também  Conheça os benefícios de um sistema de matrícula online

Portanto, a utilização de um sistema de gestão escolar é fundamental para uma instituição que quer conquistar uma reputação positiva e se destacar das outras escolas que atuam na mesma região.

Ele demonstra que a escola:

  • está antenada com os novos tempos e inserida na revolução digital;
  • utiliza a tecnologia no seu dia a dia e, portanto, está muito mais apta a preparar os seus alunos para atuarem em uma sociedade tecnológica;
  • facilita a rotina dos pais e a sua participação na vida acadêmica dos alunos;
  • é uma instituição que valoriza a sua clientela e investe recursos para que a sua clientela tenha a melhor experiência possível.

Como escolher um sistema de gestão escolar?

Como você percebeu, um software para a gestão das instituições de ensino pode beneficiá-la de diferentes maneiras. Porém, para obter todas essas vantagens, é fundamental escolher o sistema de forma criteriosa, observando os recursos que ele tem a oferecer.

Quer descobrir como fazer isso? Preparamos uma checklist completa para você:

Pesquise as funcionalidades dos produtos oferecidos pelo mercado

O mercado oferece sistemas completamente diferentes, com preços e soluções muito variáveis. Enquanto alguns rodam na nuvem, outros utilizam as máquinas da instituição.

Existe uma variabilidade enorme entre os recursos oferecidos. Alguns fornecedores parecem muito vantajosos a princípio, mas só liberam determinadas funcionalidades quando o cliente paga um valor adicional — o que pode se tornar uma grande armadilha.

Portanto, antes de escolher uma solução, é fundamental pesquisar bastante as opções oferecidas e analisar o custo-benefício que cada uma delas pode oferecer.

Além disso, é muito importante que o sistema esteja apto a cobrir todas as áreas que precisam ser otimizadas na instituição. Tal cobertura garante uma rotina escolar mais produtiva. Por isso, é essencial que a ferramenta atenda essas principais necessidades.

Analise a capacidade do software para acompanhar o crescimento da instituição

Outro tipo de armadilha encontrada no mercado é a incapacidade de se ajustar ao tamanho da instituição.

Certos softwares apresentam limitações na quantidade de alunos, por exemplo. Assim, mais uma vez, quando o contratante quer optar por uma versão mais abrangente, a conta apresentada é uma grande surpresa — e daquelas que nenhuma instituição gostaria de receber.

Verifique a qualidade do atendimento e suporte ao cliente

Algumas empresas são ótimas para vender os seus produtos, mas, depois da instalação, simplesmente desaparecem.

E essas situações deixam a clientela cheia de dúvidas e de problemas, sem aproveitar as funcionalidades do sistema por falta de suporte e de conhecimento. Por isso, antes da compra, é crucial pesquisar o suporte da empresa.

Busque referências com os seus clientes e veja o que eles dizem a respeito da disponibilidade para solucionar dúvidas ou resolver problemas que podem surgir ao usar a ferramenta.

Exija um sistema realmente integrado

Muitas empresas oferecem sistemas com soluções parciais: umas atendem apenas a parte financeira; outros, só a secretaria; outros, ainda, só as questões acadêmicas. E, como é de se esperar, tais softwares não “conversam entre si”.

Contudo, quando falamos de administração de uma instituição de ensino, existe um fator fundamental para otimizar os processos e garantir uma visão ampla e gerencial do negócio: a integração de informações.

Portanto, ao escolher por um sistema, sempre dê preferência àqueles que oferecem funções completas. Isso significa que eles devem integrar dados da secretaria, do departamento financeiro, do acadêmico, da biblioteca, da portaria e do almoxarifado.

Entre os bons sistemas do mercado, há ainda aqueles que oferecem portais para o aluno, responsável e professor. São, portanto, a solução mais vantajosa, oferecendo tudo o que a escola precisa em um único software.

Resumindo: um bom sistema de gestão escolar não só melhora a gestão da instituição, mas ainda ajuda a aprimorar a qualidade da educação como um todo.

A sua escola já conta com um sistema de gestão escolar com todas essas funcionalidades? Quer entender melhor o que um bom software pode fazer para otimizar os seus processos e contribuir com a qualidade do ensino? Entre em contato com a EscolaWeb agora mesmo e descubra como um software pode solucionar os problemas de uma IE e torná-la ainda mais competitiva!

 

Deixe um comentário

ADICIONE SEU EMAIL
Junte-se ao grupo de pessoas que recebem nossos emails.

Share This