Software de gestão escolar: por que a sua escola precisa dele?

A tecnologia está em todo o lugar, e isso está longe de ser ruim. Hoje, muitas empresas se beneficiam com a adoção de softwares de gestão, que automatizam processos e facilitam as rotinas diárias, trazendo mais organização e melhorias.

Nesse sentido, além de se preocupar com a educação e o desempenho acadêmico dos alunos, vale lembrar que uma escola é uma empresa como outra qualquer. Afinal, precisa lidar com diversas rotinas internas, aspectos financeiros e contábeis, entre outros.

Por isso, os softwares de gestão escolar promovem mais integração de todos os processos e possuem ferramentas que simplificam e agilizam tarefas, resultando em uma melhor experiência tanto para funcionários como para alunos e pais.

E então, quer saber por que sua escola precisa de um software de gestão? Acompanhe o nosso post e confira os seus benefícios!

1. Praticidade no acesso e no armazenamento de informações

Documentos em cópia física ocupam espaço e tempo dos funcionários, que precisam buscar um a um até encontrar o que precisam. Sem contar que eles podem ser perdidos, causando um grande transtorno.

Com um software de gestão escolar, todos esses dados ficam armazenados em um só lugar, e podem ser acessados por diferentes dispositivos (computador ou móvel) e encontrados fácil e rapidamente, por meio de ferramentas de busca.

Para ter mais segurança, ainda é possível salvar cópias, fazer backups e guardar informações na nuvem, minimizando o risco de perda de documentos importantes.

Dados de processos administrativos da escola, bem como histórico dos alunos, frequência e anotações em geral — tudo pode ser arquivado em um só lugar.

Assim, gestores, funcionários e professores podem ter uma visão global das informações, uma vez que todos os setores da escola estão integrados no mesmo sistema.

2. Facilidade na gestão pedagógica

Uma vez que todos os dados dos alunos estão registrados, é possível gerar estatísticas e analisar dados de forma a identificar pontos que precisam ser melhorados ou alunos que precisam de um acompanhamento.

Ou seja, é possível elaborar um plano educacional mais assertivo e com foco no rendimento do aluno.

Além dessa vantagem, os gestores podem facilmente administrar mapas de salas e horários dos professores, agendamento de laboratórios e atividades extras. E, inclusive, organizar de forma mais eficaz a biblioteca, controlando empréstimos e devoluções, evitando a perda de material.

Com um software de gestão escolar, os gestores ainda conseguem avaliar de forma efetiva o desempenho do corpo docente, acompanhando dados como faltas do professor e médias dos alunos.

E os professores também ganham com essa novidade. As ferramentas dentro do sistema organizam notas, trabalhos, calculam pontos e ainda corrigem provas e disponibilizam gabaritos. Tudo em questão de segundos!

3. Gestão financeira sob controle

De fato, escolas precisam gerenciar um alto volume de recebíveis, que podem ter diferentes datas de vencimento, além das diversas contas a pagar. E, nesses casos, um só erro pode acarretar em um prejuízo.

Por isso, organizar o fluxo de caixa por meio de um software de gestão escolar é o melhor caminho para evitar uma grande dor de cabeça. Afinal, o software permite ter acesso ao histórico financeiro de cada aluno e controlar o recebimento de mensalidades.

Além disso, muitos programas possibilitam o envio de mensagens e e-mails com boletos, ou relembrando responsáveis sobre a data de pagamento. Um recurso que, além de sua praticidade, reduz a inadimplência.

De toda forma, manter o fluxo de caixa em dia é indispensável para a saúde financeira da escola. Quando os dados financeiros da instituição estão organizados, é possível também traçar estratégias e planejar ações mais eficientes para melhorar a rentabilidade da instituição.

Assim, como todos os setores da escola estão sob controle, o gestor é capaz de identificar áreas que precisam de mais investimento e outras em que é necessária a redução de custos, por exemplo.

4. Melhoria na comunicação entre escola e pais

Sabemos que, muitas vezes, os pais dos alunos não têm ideia do desempenho do seu filho nas aulas, e só tomam conhecimento de alguma situação quando recebem um comunicado da escola.

De fato, o relacionamento estreito entre escola e pais é imprescindível para o desenvolvimento do aluno. E o software descomplica essa comunicação, ampliando suas possibilidades.

Com um sistema integrado, os responsáveis não precisarão esperar um contato da instituição para acompanhar seus filhos: todos os dados ficarão disponíveis online. Assim, não é necessário que o responsável compareça à escola para obter informações sobre o andamento do seu filho.

Se precisarem solucionar dúvidas, vias como e-mail e SMS oferecem soluções mais rápidas e práticas. Ou, se o responsável solicitar uma reunião, a coordenação terá acesso a todos os dados e poderá ser mais objetiva na hora de resolver o caso.

E tal benefício ainda tem grande impacto na fidelização de alunos. Afinal, uma escola que se preocupa com melhorias e investe em tecnologia para facilitar a vida é sempre vista com bons olhos.

5. Otimização da capitação de alunos

Muitas escolas, atualmente, investem em campanhas e ações de marketing para captar novos alunos. Contudo, acabam perdendo oportunidades de explorar os resultados dessas iniciativas em todo o seu potencial.

O software de gestão escolar também pode ajudar nesse sentido, gerenciando os contatos de todas as pessoas que ligaram e visitaram a escola durante a campanha. Assim, é possível retomar o contato com alunos em potencial por meio de ligações, e-mails ou mensagens de texto.

Outra grande facilidade é a matrícula online. Com ela, o responsável consegue realizar todo o cadastro do aluno até a impressão do primeiro boleto de pagamento.

E isso é um grande diferencial para os que não têm tempo de se deslocar até a escola, e ainda simplifica o atendimento da secretaria.

Enfim, uma instituição de ensino que automatiza seus processos e investe em tecnologia mostra que está alinhada com a modernidade, preparada para o futuro, e que tem um pensamento voltado para a inovação.

E, quanto a isso, um software de gestão escolar facilita procedimentos administrativos, bem como disponibiliza ferramentas que contribuição para que a instituição possa oferecer um serviço de mais qualidade.

E aí, gostou de conhecer os benefícios que um software de gestão pode trazer para sua escola? Agora, se você se interessa sobre esse assunto, não deixe de ler um pouco mais sobre a importância de trazer a inovação para as salas de aula!

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