Case Escola Gustavo Nordlund

Escola integra comunicação
entre setores e otimiza controle
financeiro com implementação
do Escolaweb

A comunicação é um dos elementos essenciais para o sucesso de qualquer organização, principalmente quando se trata de uma instituição de ensino, afinal, é essencialmente através desse meio que a educação, bem como a administração de processos, acontece.

Na prática, porém, essa é uma área que muitas vezes acaba não recebendo toda a atenção necessária, gerando uma série de transtornos para gestores, professores, pais e alunos. Mas resolver essa questão pode ser incrivelmente simples com o auxílio da tecnologia.

Quer saber mais? Continue a leitura e descubra como o Escolaweb ajudou o Instituto de Educação Gustavo Nordlund a otimizar a gestão e a integrar a comunicação da escola.

O Instituto de Educação Gustavo
Nordlund

Criado em 1997, o Instituto de Educação Gustavo Nordlund, localizado na cidade de Esteio (RS), atende alunos nos mais diferentes níveis educacionais, desde o Infantil e Ensino Médio até cursos na modalidade de Educação de Jovens e Adultos à distância. A escola tem como mantenedora a Instituição Educacional e Beneficente Assembleia de Deus (IEBAD) e atualmente também é polo regional da Universidade do Norte do Paraná (UNOPAR), oferecendo diversos cursos de Graduação e Pós-Graduação.

Os problemas
enfrentados

Com uma grande demanda de trabalho a ser realizada diariamente, nos mais diversos setores, a instituição passou a perceber que muitas atividades estavam gerando um retrabalho para a equipe em função falta de integração entre todas as áreas da escola. De acordo com Josias Lemos da Cunha, vice-diretor do Instituto de Educação Gustavo Nordlund, o problema passou a comprometer a execução de inúmeras atividades dentro do cronograma programado.

"Um dos principais problemas enfrentados era a falta de comunicação entre as ferramentas e os serviços da escola, como secretaria, financeiro e pedagógico. Com isso, uma determinada rotina executada em um setor precisava ser repetida por outro setor, em um outro sistema, causando diversos transtornos para os colaboradores e a própria instituição", relata.

Além disso, a ausência de um canal online para contato rápido e eficiente entre responsáveis, alunos e escola e a necessidade de um controle efetivo sobre dados financeiros, como cobranças, recebimentos, atrasos de pagamentos e bolsas de estudos, levaram a instituição a buscar por uma solução que pudesse contribuir para o pleno funcionamento das atividades.

"A tomada de decisão foi feita pela equipe diretiva da escola em conjunto com a diretoria da mantenedora. Percebemos que encontrar um sistema que integrasse os diversos setores da escola era essencial para que pudéssemos continuar crescendo de maneira bem sucedida", afirma o vice-diretor.

A contratação
Escolaweb

No início de 2016, após consultar algumas opções disponíveis no mercado, a direção da instituição encontrou no Escolaweb, sistema de gestão para escolas, faculdades e cursos, uma ferramenta que atendia de forma eficiente todas as necessidades da escola.

"A escolha pelo Escolaweb residiu na eficiência e praticidade que o sistema dispõe em relação à comunicação entre os diversos setores da escola, além da otimização da parte pedagógica pelos professores, supervisão e secretaria. Outra vantagem é o acesso facilitado e organizado das informações acadêmico-financeiro pelos alunos e os seus responsáveis", explica Josias.

Após a contratação, o Escolaweb foi implementado de maneira ágil, com treinamento dos colaboradores sobre todos os recursos disponíveis, possibilitando à escola começar o ano letivo já com o auxílio do novo sistema. Cunha lembra ainda que a assistência por parte da equipe do Escolaweb também tem sido um diferencial desde o início, pois as solicitações são sempre atendidas dentro dos prazos e necessidades da escola.

Os resultados
alcançados

Segundo o vice-diretor da instituição, os benefícios com a contratação começaram a ser sentidos logo após a configuração do Escolaweb. "Com a adequação do sistema à realidade da nossa escola, percebemos um avanço significativo na parte de gestão acadêmica, principalmente pela otimização do tempo da nossa equipe e em função das diversas facilidades que o Portal do Aluno proporciona aos professores, alunos e responsáveis", comenta.

As melhorias também foram percebidas rapidamente na gestão financeira. Através do uso de filtros que permitem a seleção de relatórios diversos, a administração passou a contar com um controle mais efetivo a partir de recursos financeiros recebidos, a receber e de bolsas de estudos.

"Todos os recursos disponibilizados pelo Escolaweb atendem às nossas necessidades de forma muito satisfatória. A facilidade em lançar informações, consultar dados através de uma gama de filtros e gerar relatórios pedagógicos, financeiros e administrativos são outros grandes diferenciais do sistema, que possibilitam gerir a escola de uma forma muito mais palpável", pontua Josias.

Com mais de um ano de uso da ferramenta, a escola avalia de forma muita positiva a parceria trilhada até aqui com a equipe do Escolaweb. "A partir da nossa experiência com o Escolaweb recomendaríamos, com toda a certeza, este sistema para outras escolas", finaliza o vice-diretor.

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