Vale a pena automatizar os processos internos de uma escola?

Vale a pena usar a automatização de processos em uma escola?

Independentemente da área de atuação, hoje é fácil sintetizar os benefícios de automatizar os processos internos. Dentre eles podemos citar o aumento da produtividade dos colaboradores, a redução de custos e a melhora na prestação de serviços.

Ainda há quem imagine que o emprego de softwares tende a “engessar” as atividades, mas saiba que ocorre justamente o contrário. Quando contamos com um sistema para facilitar a realização de tarefas rotineiras temos mais tempo para nos dedicarmos às atividades que mais impactam o nosso trabalho.

No caso da gestão escolar, as experiências têm mostrado que a automatização das áreas funcionais resulta em benefícios diretos para a área acadêmica, propiciando o desenvolvimento da escola.

Mas como isso ocorre? Simples: os fluxos de trabalhos bem organizados, fazem com que toda a operação funcione melhor. Uma vez que todos os processos passam a ser baseados em informações que ajudam a orientar cada uma das atividades da instituição.

Se os resultados são tão positivos, por que muitos gestores ainda ficam em dúvida no momento de automatizar seus processos de gestão escolar? Geralmente, isso acontece em função da falta de informações adequadas. O mercado tem evoluído muito e as novidades surgem a todo o momento, o que dificulta a tomada de decisão.

Ficou interessado em entender melhor como funciona a automatização de processos internos? Confira as informações que separamos para você neste artigo!

Entenda quais as vantagens da automatização de processos

Antes de abordarmos de forma mais detalhada as vantagens da automatização de processos, é importante explicarmos melhor esse conceito, porque ainda há certa confusão nessa área.

De forma simplificada, podemos dizer que a automação significa utilizar os recursos tecnológicos para organizar melhor os processos operacionais. Quanto mais utilizada, menor a interferência humana.

O que faz a diferença é que vamos usar esses recursos, justamente, em tarefas que precisam ser sistematizadas. Assim, ao contar com um software específico, não é preciso se preocupar com eventuais falhas. Já que o fluxo daquela atividade será predeterminado e otimizado para cumprir os objetivos estabelecidos.

O melhor da história é que se o colaborador consegue realizar, via sistema, aquela tarefa de forma automática, ele aumenta bastante a sua produtividade. A partir daí, cabe ao gestor decidir como aquela “economia de tempo”, por exemplo, será utilizada.

No ambiente empresarial sabemos que “tempo é dinheiro”, correto? É por isso que podemos indicar como uma das vantagens da automatização de processos a redução dos custos.

Contudo, a despeito da sua importância, não devemos apoiar a decisão sobre a automatização baseados apenas na questão custo, até porque há outra vantagem igualmente relevante: aumento da eficiência.

Em longo prazo, como se sabe, essa é uma questão que impactará diretamente nos resultados. Afinal, não tem erro: se a equipe trabalha melhor, ela entrega um serviço mais qualificado. E, com isso, é possível ampliar as vendas, alterar as margens de ganho, enfim, abrem-se novas possibilidades.

Outra vantagem importante, principalmente quando se visa o aperfeiçoamento de produtos e serviços, é o fato de a automatização de processos aumentar as possibilidades de monitoramento das atividades.

Se um determinado sistema é utilizado para realizar a atividade, aquela operação ficará registrada. E, a partir daí, fica bem mais fácil gerar os relatórios de controle e, claro, acompanhar todos os históricos relacionados àquela iniciativa, independentemente da sua área.

Descubra como a automatização de processos é útil para a gestão escolar

Como você já deve ter percebido, a automatização de processos traz benefícios que vão além da redução de custos. Mas será que ela é útil para a gestão escolar?

O primeiro passo para avaliar a importância de automatizar processos internos nas escolas é compreendermos em quais áreas ela pode ser aplicada. Com a evolução dos recursos tecnológicos, hoje é possível otimizar as diversas tarefas realizadas pelos seus funcionários, desde as mais básicas até as mais complexas.

Um bom processo de gestão escolar tem uma cobertura bem ampla, ajudando as instituições a cuidarem, da forma adequada, de diversas áreas: administração, financeiro, acadêmica e até mesmo o marketing. No caso dessa última, por exemplo, os sistemas têm se mostrado muito eficientes para atuar na atração e retenção de alunos, uma vez que viabilizam a realização de ações mais segmentadas e, portanto, acertadas.

Vamos entender como a instituição pode melhorar seus processos em cada uma dessas áreas com a automatização?

Administração

Como já vimos, uma das vantagens da automatização dos processos é a eficácia que ela confere a eles. No caso da área educacional, o fato de contar com um sistema que mantém todos os registros dos alunos em ordem garante mais facilidade no fluxo de trabalho.

A implantação de um software de gestão escolar começa com o mapeamento das atividades. A partir daí a instituição tem condições de otimizar as atividades de seus funcionários e, claro, fazer os ajustes necessários.

Quem já passou por essa experiência relata, por exemplo, que todos saem ganhando nesse processo de “revisão”. É que muitas vezes, no operacional, nos vemos diante de situações nas quais ninguém sabe por que determinada tarefa é feita daquela forma. Às vezes nem é o modo mais eficácia, mas existe uma resistência à mudança por parte dos colaboradores, que já se acostumaram a manejar os processos antigos.

Quando se consegue sistematizar melhor a operação, esse problema é minimizado. Isso porque se torna possível o mapear os problemas e chegar às soluções mais adequadas para cada situação.

Para exemplificar, vamos pensar nas tarefas realizadas na secretaria. Ao automatizar esse processo, a instituição tem condições de ter um registro mais confiável de todas as atividades escolares do aluno e, a partir daí, gerenciar melhor a entrega de documentos e agilizar, por exemplo, os seus respectivos processos de matrículas.

Além disso, ao optar por um sistema de gestão escolar integrado, todo o gerenciamento de informações é feito de forma automática, reduzindo os problemas gerados pelas eventuais falhas da equipe. Isso também ocorre quando conseguimos automatizar os serviços de portaria ou mesmo do almoxarifado.

No caso desse último, os ganhos geram economia para a escola, na medida em que as compras passam a ser mais bem gerenciadas. Se conseguimos minimizar os chamados “imprevistos”, não temos porque fazer compras de última hora, geralmente, as mais críticas para um orçamento.

Financeiro

Essa é uma das áreas mais críticas para as escolas, uma vez que o bom andamento da instituição depende do controle adequado dos gastos. Com o sistema adequado, hoje é possível não apenas fazer o controle dos pagamentos e recebimentos, mas, principalmente, administrar melhor a parte de cobranças.

Nesses casos, o software não apenas monitora e gera os relatórios necessários sobre o fluxo de caixa, mas também emite os boletos e envia avisos de cobrança. Nesse caso, o aluno recebe via SMS e e-mail a cobrança já com o boleto para pagamento, o que evita, por exemplo, o volume de contatos com a tesouraria.

Acadêmico

Há algum tempo as instituições trabalham com sistemas automatizados para controlar os lançamentos de notas e faltas. No entanto, com os novos recursos, os gestores puderam passar a monitorar de perto essas atividades.

Além de os gestores terem acesso, em tempo real, ao registro das informações, os sistemas conseguem gerar com mais eficácia os relatórios específicos para se fazer o acompanhamento do desempenho dos alunos.

Ou seja, de uma forma simplificada é possível ter acesso aos dados necessários sobre o fluxo de atividades acadêmicas, verificando o desempenho do professor e também o rendimento das turmas. Isso facilita a busca por soluções, caso algum problema seja detectado.

Ainda com relação ao dia a dia da escola, é importante citar os sistemas de correção automática de provas, ideais para facilitar e agilizar o trabalho do professor. A partir do emprego de um escâner é possível reduzir bastante o tempo gasto nesse tipo de tarefa.

Nesse caso, além de fornecer uma informação mais precisa para o aluno — a margem de erro é bem menor —, a escola consegue ter uma visão mais detalhada sobre o rendimento dos estudantes. Ou seja, sempre que for necessário, ela pode adotar as medidas necessárias para eventuais processos de melhoria.

É por essa e outras razões que estudos realizados nessa área comprovam que um bom processo de gestão escolar tem influência direta no desenvolvimento dos alunos. Mas quanto a isso não há muito mistério: o monitoramento constante permite que a escola adote medidas corretivas com mais agilidade, evitando que o problema se agrave.

Se conseguimos detectar, por exemplo, que determinada turma tem enfrentado um grau maior de dificuldades, por que não estudar algum tipo de reforço escolar? Nem sempre, sem um processo de monitoramento automático, há como fazer esse tipo de acompanhamento, daí a importância da automatização dos processos internos da escola!

Saiba por que investir na automatização de processos

Pelo que discutimos até o momento, você já conseguiu deduzir que hoje os recursos tecnológicos podem ser empregados com sucesso em várias áreas, agilizando bastante as atividades no ambiente escolar, correto?

No entanto, além das vantagens operacionais, é importante refletir sobre como a melhora dos processos pode influenciar positivamente, também, no planejamento das instituições. Não há dúvidas que o futuro das escolas passa pela assimilação das novas tecnologias que, aliás, já fazem parte do dia a dia dos alunos.

Confira algumas ações que podem ser realizadas a partir do melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos disponíveis atualmente, para os gestores da área educacional:

Relacionamento

Pense nisso: para um público que passa o dia todo conectado ao celular, faz sentido não usar esses dispositivos para se comunicar com eles?

É justamente por isso que o uso de aplicativos tem se destacado. Além de viabilizar o envio de SMS para os alunos e seus responsáveis, eles podem ser empregados, com facilidade, na realização de ações de relacionamento. Quer um exemplo de uma iniciativa simples, mas que gera bons resultados? Envio de mensagens de felicitação na data do aniversário do aluno.

São ações simples e quando feitas de modo automatizado, não demandam muitos esforços da equipe e garantem o reconhecimento necessário para o estudante. Muitas vezes, no dia a dia, os gestores não se dão conta de como é importante usar melhor os canais de relacionamento para promover a aproximação entre os estudantes e a escola.

Hoje, até em função da internet, os jovens estão acostumados a interagirem de forma mais intensa com os seus interlocutores. Então, é importante que a escola consiga fazer uma “oferta” mais efetiva nesse sentido.

Mais facilidades para o aluno

As experiências nessa área também demonstram que, no caso das escolas, o ganho em eficácia no atendimento das demandas dos alunos tem resultados diretos na questão da retenção.

No dia a dia, são sempre considerados como pontos críticos da administração escolar, por exemplo, as eventuais falhas no atendimento prestado pelas secretarias. A única forma de evitar problemas relacionados ao envio ou recebimento de documentos é ter um controle mais proveitoso desse tipo de processo.

Nesse caso, a automatização funciona muito bem, na medida em que são estabelecidos os fluxos de trabalho para essa atividade. A própria equipe é beneficiada, uma vez que não tem mais que fazer o controle “manual” dessas operações, usando como apoio simples planilhas.

Nos sistemas integrados, o registro das atividades é automático, bem como a geração dos documentos solicitados. Esse é o tipo de atividade que, há de se reconhecer, depende mais de recursos tecnológicos do que humanos para ter um bom funcionamento.

Outras questões importante, quando se reflete sobre o dia a dia, são as ações preventivas que devem ser feitas para se evitar a perda de dados das instituições.

Nessas situações, é fundamental contar com um software de gestão escolar que disponha de sistemas de segurança mais avançados para evitar que as informações sobre o aluno sejam perdidas ou, o que é pior, alteradas.

Manter um sistema de cloud computing seguro e acessado somente por meio de senha pode ser uma ótima opção para se prevenir e garantir a integridade das informações ali contidas.

Redução da inadimplência

Ao atuar com um sistema mais produtivo de gestão escolar é possível minimizar a questão da inadimplência, que é atualmente uma das principais preocupações dos gestores. É notório que esse tipo de problema tende a se agravar em períodos mais críticos da economia, como o que vivemos. Mas, certamente, não ajuda muito o fato de as escolas não contarem com sistemas mais eficientes para monitorar a situação.

Nesse caso, os softwares não apenas auxiliam no controle das informações, mas também conseguem realizar um monitoramento mais adequado de cada situação e “adotar” as medidas necessárias.

Um bom sistema é devidamente preparado, por exemplo, para realizar o disparo automático dos boletos de cobrança, como já falamos. Outra vantagem do sistema automático é que ele consegue fazer esse tipo de operação, sem maiores dificuldades, a partir de diferentes sistemas. Ou seja, a informação poderá ser recebida via e-mail ou mesmo SMS, de acordo com a conveniência do aluno ou dos responsáveis por efetuar o pagamento.

Mais familiaridade

Há um benefício indireto de passarmos a contar com um sistema de automatização dos processos internos na escola: assegurar que o ambiente educacional tenha mais proximidade com as novas tecnologias.

O avanço dos recursos tecnológicos precisa ser assimilado em todas as frentes das escolas, inclusive no campo pedagógico. Nesse sentido, quanto mais a escola estimula o uso dos recursos — o que ocorre quando ela automatiza seus processos —, mais os professores se sentem à vontade nesse ambiente.

A partir daí é possível empregar os recursos não apenas para facilitar as suas atividades mais operacionais, como conseguir ter mais proficiência na adoção dessas novas possibilidades também em sala de aula.

É óbvio que o emprego da internet, por exemplo, precisa ser feito de acordo com a orientação pedagógica da escola. Entretanto, é fato que quanto mais o professor tem oportunidades de lidar com as novas ferramentas, maior é a sua facilidade para pensar no aprimoramento de seus processos de ensino.

No dia a dia, se percebe que esse processo ocorre quase que “naturalmente” nas escolas que passam a trabalhar, por exemplo, com sistemas de gestão escolar que têm um aplicativo de comunicação integrado.

Esses apps geralmente integram pais, professores, alunos e gestores, facilitando a comunicação. Com isso, não apenas se reduz os “ruídos” no envio das informações, como se consegue também respostas positivas para o processo de aprendizado dos alunos.

Isso acontece quando se facilita o acesso dos pais, por exemplo, as atividades que precisam ser realizadas pelos alunos. Acompanhando mais de perto, têm condições de estimular a realização das tarefas de casa e mesmo de controlar melhor o desempenho do filho.

Conheça algumas dicas para começar a automatizar os processos internos

Faça um planejamento detalhado

O primeiro passo para implantar um sistema de automatização de processos internos é o planejamento. É preciso avaliar bem os objetivos da instituição e determinar as medidas que serão necessárias para que o sistema funcione adequadamente. Vale registrar que a fase de planejamento é importante para assegurar que todos na escola trabalhem em prol do mesmo objetivo e não resistam à sua implantação.

Quando se organiza com antecedência como será a implantação do processo, há uma redução significativa no nível de estresse dos colaboradores, que podem se preparar melhor para as mudanças. Como sabemos, nem todos os funcionários são “abertos” a esse tipo de processo. Porém, quanto mais informações forem disponibilizadas, mais confiantes eles se sentirão para lidar com as novas metodologias de trabalho.

Em longo prazo, será perceptível os benefícios que serão gerados para a instituição em todos os setores. No entanto, é perfeitamente normal que haja um período de adaptação. Da parte dos gestores, cabe justamente o planejamento adequado, prevendo iniciativas que ajudem a melhorar o envolvimento da equipe no processo de implantação da automatização de processos internos.

Priorize as suas atividades

Na hora de escolher as atividades que serão priorizadas, a dica dos especialistas é que você comece pelas tarefas mais simples. Com isso, a equipe tem tempo para se adequar às novas metodologias implantadas. Além disso, é mais fácil mensurar os resultados obtidos e, claro, fazer os ajustes necessários.

Essa é uma questão importante: os ajustes são bem-vindos, fazem parte do processo. Um dos erros é acreditar que, por ter demandado ajustes, não deu certo. É interessante pensar, também, em iniciar os processos que envolvem um número menor de pessoas, isso facilitará a adaptação ao novo sistema de trabalho.

Monitore os resultados

Para que o processo de automatização de processos seja bem-sucedido, é importante que sua implantação seja avaliada com frequência. A partir do momento em que se consegue monitorar melhor as atividades é possível minimizar os eventuais impactos negativos da mudança.

No caso dessa etapa, é importante, também, cuidar da questão da documentação. Processos de automatização dependem desse tipo de “formalização”. Geralmente, estamos nos referindo a um documento (formal), no qual vamos especificar as atividades que serão realizadas e quais os recursos que serão demandados em cada uma das tarefas.

Além de facilitar o trabalho no dia a dia, é a partir desse tipo de documento que conseguimos garantir que todos estejam familiarizados com o uso das novas ferramentas e tenham, claro, as condições de fazer as consultas necessárias no caso de dúvidas.

Fique atento

Como você percebeu ao longo do artigo, não restam dúvidas sobre a importância de se automatizar os processos internos de uma escola. Na medida em que os impactos serão positivos em todas as frentes da instituição.

O setor educacional brasileiro passa por mudanças importantes e a evolução das atividades exige que os gestores assumam posturas mais profissionais. Tudo isso para aperfeiçoarem não apenas as suas estruturas operacionais — ganhando em eficiência —, mas também impactarem positivamente os seus respectivos projetos pedagógicos.

Os novos recursos tecnológicos, comprovadamente, podem ser empregados para facilitar diversas tarefas exercidas no dia a dia. A partir daí, cabe ao gestor decidir como conseguirá fazer com que o tempo de cada um seja gasto da melhor forma em prol justamente do projeto pedagógico escolar.

Gostou desse artigo sobre como utilizar a automatização de processos internos da sua instituição de ensino? Interessado em saber mais sobre como é possível melhorar seu processo de gestão escolar? Confira nossas dicas sobre como evitar a burocracia na sua escola!

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