Controle de estoque: como evitar o desperdício na sua escola?

Controle de estoque: como evitar o desperdício na sua escola?

Gasto ou investimento? A diferença pode estar na forma como os recursos são utilizados. Quando empregados corretamente, eles podem garantir excelentes resultados na qualidade do ensino. Mas para que isso aconteça, o primeiro obstáculo a ser vencido é o desperdício. Qual a solução? Um bom controle de estoque! Você sabe como usá-lo para evitar despesas desnecessárias em sua escola?

Garantir o destaque de uma instituição de ensino exige qualidade pedagógica. Para isso, é preciso investir em estrutura, recursos humanos, tecnológicos e didáticos que realmente contribuam para melhorar o desempenho dos alunos.

Porém, todo gestor sabe que muito do faturamento de uma instituição pode ser consumido de forma pouco produtiva, inviabilizando esse investimento.

Isso acontece quando, por falta de um controle de estoque, materiais desnecessários são adquiridos enquanto outros são perdidos por falta de utilização.

Como corrigir esse problema? Que medidas podem ser tomadas para administrar corretamente os produtos adquiridos e poupar recursos financeiros? Para encontrar a solução, não perca as dicas que separamos especialmente para você!

Treinamento da equipe responsável

Os funcionários do setor precisam ser capacitados para realizarem a gestão dos materiais de forma organizada e otimizada. Essa eficiência garante a utilização das compras de forma eficiente.

Mesmo que haja mais de um funcionário no setor e a divisão de tarefas seja necessária, é importante que todos conheçam o processo por completo. Assim, em caso de ausência, o outro colaborador pode garantir o funcionamento do setor sem prejuízo aos mecanismos de controle.

Além disso, espera-se que eles usem sua experiência para identificar os aspectos do processo que não estão gerando resultados positivos para propor intervenções.

Manutenção de um inventário atualizado

Um inventário é um levantamento (ou listagem) de todos os bens da escola. Nele devem constar, inclusive, equipamentos que não são utilizados no momento. O inventário permite o controle do patrimônio da escola, evita desvios e inibe a compra de itens desnecessários.

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Enquanto o inventário dos bens e equipamentos mais duráveis deve ser revisado anualmente, é possível fazer um processo semelhante no estoque da escola com uma frequência menor.

Assim, antes de efetuar uma nova compra, esta lista é consultada. Desta forma, é possível verificar a verdadeira necessidade de aquisição.

Este processo também permite identificar itens que foram adquiridos anteriormente e que, devido ao pouco uso, devem ter a compra suspensa ou reduzida.

Classificação correta dos materiais

Há muitas formas de classificar os materiais e cadastrá-los e muitas instituições utilizam planilhas de Excel para esta finalidade.

Porém, o fato de este recurso não ser integrado a um sistema único de gerenciamento dificulta a análise do fluxo de materiais por outros setores, como os responsáveis pela gestão financeira, por exemplo.

Então, o ideal é a utilização de um sistema de gestão, que além de promover essa integração de informações, ainda conta com ferramentas que auxiliam nessa análise e ajudam a estancar possíveis pontos de escoamento de recursos.

Compreensão da demanda dos materiais

Toda instituição tem um movimento de materiais razoavelmente previsível. Em uma escola, por exemplo, é comum utilizar uma quantidade maior de papel durante a semana de avaliações, quando muitas cópias são necessárias.

Em outros casos, pode haver uma demanda maior por diversos materiais de papelaria no último bimestre, caso o calendário da escola sempre realize exposições e mostras culturais neste período do ano. Tinta, cartolinas, placas de isopor e cola estão entre os itens mais utilizados nessas ocasiões.

Por isso, é importante criar um fluxograma que permita analisar a movimentação e a utilização periódica dos materiais. É ele quem baseia o cálculo do estoque, determinando a frequência e necessidade de compra para cada item.

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Assim, o gestor saberá que foram utilizadas muitas embalagens de tinta para artesanato no mês da realização de uma mostra cultural, por exemplo. Porém, essa quantidade não deve nortear a compra de todos os meses, pois o produto não haverá demanda para sua utilizado com a mesma frequência.

Organização para controle de estoque

A disposição dos materiais em um estoque é fundamental para garantir a conservação dos itens adquiridos por mais tempo, mantendo-os em condições de uso. Por isso, alguns cuidados precisam ser tomados em relação aos seguintes aspectos:

Limpeza

O local precisa ser limpo e preferencialmente arejado, para evitar perdas por mofo, bolor ou outras situações que podem danificar os materiais. Pelo mesmo motivo, é importante que os produtos estejam dispostos em prateleiras, sem contato com o chão.

Também é fundamental manter a limpeza para evitar que o ambiente atraia roedores ou outros parasitas que podem contaminar os materiais estocados, podendo causar sérios riscos à saúde dos usuários.

Armazenamento

No caso de produtos com uma validade determinada, é fundamental que, ao adquirir novas unidades, as de prazo de validade mais próximo sejam colocadas à frente. Assim, elas serão utilizadas primeiro, antes de seu vencimento, o que evita o desperdício.

No caso de alimentos, um cuidado essencial é garantir que as embalagens armazenadas no estoque estejam completamente fechadas, para evitar o risco de atração de insetos ou roedores, com consequente contaminação.

Separação dos produtos

Em uma escola, produtos de limpeza, de escritório e alimentício precisam ser armazenados em locais separados. Especialmente os alimentos não podem ter contato com substâncias com cheiro forte ou que possam contaminá-los de qualquer forma.

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Organização

É possível prever muitas perdas quando o estoque não está bem organizado. Apesar de terem sido comprados, alguns materiais ficam simplesmente inacessíveis por falta de organização.

De forma equivocada, entende-se que o material já foi utilizado e efetua-se uma nova compra, o que gera um grande desperdício. Para facilitar a gestão, dispor os materiais mais utilizados em locais de fácil acesso e deixar os materiais complementares próximos a eles é uma boa opção.

Também é importante que os materiais sejam armazenados nos equipamentos mais indicados para cada caso, como prateleiras, estantes, armários, caixas (no caso de produtos pequenos) e carrinhos.

Esses equipamentos, quando devidamente identificados com etiquetas, podem agilizar a busca pelos produtos solicitados. Viu como é possível organizar os materiais, garantir o controle de estoque e poupar recursos para serem utilizados no que realmente importa — a qualidade do ensino?

Pois saiba é possível obter muitas outras sugestões sobre como otimizar os recursos financeiros de sua escola e ter uma gestão de qualidade! Siga-nos nas redes sociais e não perca essas dicas e novidades!

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