O que é gestão financeira escolar?

O que é gestão financeira escolar?

Você já parou para pensar que o funcionamento de uma escola vai muito além das engrenagens professor e aluno? Por trás deles há muita gente trabalhando e, para que a instituição caminhe como um todo, é necessário que as contas estejam em dia. A parte financeira impacta em tudo, por isso é fundamental que os custos e quantias recebidas estejam cuidadosamente organizadas. É aqui que entra a gestão financeira escolar.

Escolas – públicas ou privadas – são empresas e não podemos esquecer disso! E, como toda empresa, há circulação de capital: consertos ou compra de equipamentos, manutenção do patrimônio, investimento em diversos recursos, e outros itens que implicam na entrada e saída de dinheiro do caixa. Então, o que fazer para não errar e prejudicar a saúde financeira da instituição? A resposta está em uma boa gestão financeira. Mas, afinal, o que vem a ser isso?

Chamamos de gestão financeira escolar a reunião de procedimentos administrativos que envolvem o planejamento das atividades que dizem respeito às finanças da organização, bem como a análise e o controle de tudo o que for relacionado a elas dentro da instituição. Dessa forma, os métodos usados devem garantir a eficiência da escola e manter o nível de atividade desejado.

Dicas para uma boa gestão financeira escolar

Para fazer uma gestão financeira eficiente, que não deixe o caixa da escola no sufoco e consiga equilibrar as contas sem sacrificar a qualidade pedagógica é fundamental seguir alguns princípios:

1. Siga o planejamento estratégico

Assim como todas as outras empresas, uma escola também deve ter um planejamento estratégico para nortear as ações da equipe gestora.

Este passo é fundamental para identificar as fraquezas, forças, ameaças e oportunidades da instituição de ensino, viabilizando a criação de estratégias para vencer os obstáculos e promover seu crescimento.

É esse planejamento estratégico que vai ajudar a escola a lidar com as situações negativas e identificar os investimentos necessários para que ela se destaque da concorrência.

Para construí-lo, é necessário levar em consideração os objetivos de curto, médio e longo prazo, assim como uma análise cuidadosa das tendências de mercado.

2. Considere os aspectos pedagógicos

Já falamos um pouco do tema no item anterior, mas vale a pena ressaltar que, por mais que uma instituição de ensino seja uma empresa e precise ser lucrativa, o aspecto pedagógico deve vir em primeiro plano.

O planejamento pedagógico ajuda a programar os custos anuais da escola, sejam eles fixos ou variáveis. Com o orçamento na ponta do lápis os recursos serão aplicados de forma correta.

3. Acompanhe as contas

Não basta fazer um planejamento financeiro. É necessário acompanhar os pagamentos no dia a dia, controlando o chamado fluxo de caixa.

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É ele quem vai dizer quando entra e quando sai dinheiro da instituição. Para controle manual, ter um livro atualizado e organizado pode te dar um parâmetro mês a mês. Assim, gestor, você poderá identificar as despesas a mais e o que poderá ser cortado.

Se você já é adepto de aplicativos e softwares de gestão financeira, não terá dificuldade em fazer esse controle. Há inúmeras opções, dentre as novas tecnologias, capazes de facilitar as rotinas de gestão (viabilizam controle de gastos, registram notas e entradas e saídas de valores). Se você ainda não entrou na onda tecnológica, pense no assunto.

4. Identifique desperdícios

Se as suas contas estão organizadas, mas não sobra dinheiro no caixa, pelo menos agora você tem a possibilidade de identificar para onde os recursos estão escoando.

Analise esses dados com atenção e descubra em que aspectos é necessário gastar menos:

Compra excessiva de materiais para a limpeza e conservação do espaço físico.
Troca e manutenção de mobiliário e equipamentos.
Aquisição de itens de papelaria e materiais de escritório.
Despesas administrativas (água, energia elétrica, telefone).
Folha de pagamento (descubra se não há muitos funcionários para atender funções administrativas e burocráticas).
Realização de eventos.
Depois que você souber exatamente o quanto está gastando com cada um desses itens, poderá implantar medidas para controle do uso de materiais e contenção dessas despesas.

5. Otimize recursos

Ao identificar os setores que consomem grande parte de seus recursos, você pode adotar algumas medidas específicas para otimizar recursos e garantir a lucratividade do negócio.

Entre essas medidas, podem estar um controle mais eficiente de estoque, que reduziria o consumo de produtos de limpeza, papelaria e descartáveis e até mesmo produtos alimentícios, entre outros itens.

Também é possível adotar outros meios de comunicação que envolvem custos menores, como a troca das ligações telefônicas por e-mails automáticos ou a utilização de aplicativos.

Uma questão delicada, mas essencial, é a redução da folha de pagamento. Em uma escola, é realmente comum ter uma quantidade grande de funcionários alocados na realização de tarefas repetitivas e burocráticas.

Na maioria das vezes, eles estão na secretaria, no setor administrativo (especialmente financeiro) e auxiliando a coordenação pedagógica e a orientação educacional.

Como uma instituição de ensino tem a necessidade de formular diversos documentos, emitir relatórios e realizar uma série de atividades concernentes ao departamento financeiro e cobrança, esses setores costumam ser “inchados”, encarecendo a folha de pagamento.

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É possível resolver este problema através de um sistema de gestão integrado. Ele realiza automaticamente tarefas burocráticas e repetitivas, possibilitando um setor administrativo mais enxuto e lucrativo.

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6. Implante uma cultura de não-desperdício

Mas, leve em consideração o seguinte: de nada adiantam planilhas em dia, contas corretas, se você tiver que fazer mágica todos os meses. Por isso, implementar a cultura do não-desperdício na escola é muito importante.

Os funcionários precisam estar cientes da importância da economia de água, luz, papel, materiais de limpeza e até dos alimentos. Somente com o auxílio deles será possível uma gestão financeira de sucesso.

7. Trabalhe a inadimplência de forma adequada

Tão importante quanto estancar o escoamento de recursos é garantir que a sua escola receba tudo o que é justo e devido por contrato. Para isso, você precisará combater a inadimplência.

Sabemos que, especificamente neste setor, a escola pode arcar com um tremendo prejuízo. Isso acontece quando ela presta serviços durante todo um ano sem receber a anuidade estabelecida em contrato.

Por isso, há algumas medidas que ajudam o gestor a lidar com a inadimplência e evitar um sistema em crise por esse motivo. A principal delas é a automatização do departamento de cobrança.

Esta medida simples pode facilitar muito o pagamento e reduzir seus índices de inadimplência. Com a automatização, existem as seguintes vantagens:

Os pagamentos são registrados uma única vez.
As cobranças são enviadas automaticamente.
O responsável pelo aluno pode utilizar diferentes métodos de pagamento.
Vale ressaltar ainda que todo esse processo é feito com uma redução drástica de mão de obra humana e utilizando os meios de comunicação virtual, o que diminui consideravelmente os custos da operação.

8. Fique atento às mudanças no mercado

A partir do momento em que sua escola reduzir o desperdício desses itens (água, energia, alimentos, produtos de limpeza), você terá no caixa os recursos necessários para investir e seguir tendências de mercado.

Sabemos que uma escola que não se atualiza e incorpora essas tendências à sua rotina inevitavelmente verá seus alunos migrarem para instituições mais modernas e conectadas ao seu tempo.

Afinal, a clientela vê nessas instituições a possibilidade de um preparo mais condizente com a realidade social, política e tecnológica da atualidade. Como uma escola pode dizer que prepara seus alunos para o futuro se ela mesma se recusa a deixar o passado?

Por isso, é importante analisar e aderir a inovações que contribuam para o melhor desempenho dos alunos, o engajamento dos pais no processo educativo e uma visão diferenciada da escola diante do mercado.

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9. Construa uma reserva financeira

Além de garantir os investimentos necessários para destacar a instituição de ensino diante da concorrência, a economia realizada com o corte de despesas supérfluas provê ainda os recursos para a construção de uma reserva financeira.

Este é um aspecto importante da gestão, pois vivemos em um país em que a instabilidade econômica é quase uma regra, e que mesmo um período de significativa prosperidade pode ser seguido de outro de dificuldade financeira.

Da mesma forma que existem períodos de expansão, decisões políticas mergulham os negócios em períodos críticos, em que é necessário apertar os cintos e retirar recursos da reserva para cumprir os compromissos estabelecidos.

Além do cenário econômico, é importante que o gestor sempre tenha uma quantia destinada para utilizar em momentos de emergência. A demanda de um determinado ano letivo pode exigir a compra e a instalação de novos equipamentos, e obras emergenciais também podem ser necessárias.

10. Implante um modelo administrativo data-driven

Basear as decisões referentes à administração da instituição em dados precisos e confiáveis pode levar a ações que realmente conduzem a escola ao sucesso. Trata-se do data-driven, ou uma forma de administrar que considera em primeiro lugar as informações gerenciais, e apenas o feeling ou intuição do gestor.

No entanto, no dia a dia da escola nem sempre isso é fácil. Obter relatórios precisos e atualizados, com os dados que o gestor deseja, costuma exigir tempo e atenção de funcionários que já possuem uma rotina corrida. Um software de gestão facilita todo esse processo.

Além de integrar as informações em um único lugar, organizar a administração financeira, realizar automaticamente as cobranças e tarefas burocráticas, ele ainda fornece imediatamente os relatórios gerenciais solicitados.

Desta forma, o gestor pode filtrar as informações que deseja para analisar o negócio a partir de uma visão ampla e baseada em dados coletados praticamente em tempo real.

A análise desses dados permite identificar as ações mais eficientes para solucionar os problemas detectados, tomar decisões estratégicas e promover o sucesso de uma instituição.

Entendeu como você pode otimizar a gestão financeira de sua instituição de ensino? Já utiliza alguma dessas ferramentas para facilitar a administração de sua escola? Compartilhe sua experiência nos comentários!

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