Por que controlar o almoxarifado? Veja 5 motivos.

Por que controlar o almoxarifado? Veja 5 motivos.

Almoxarifado é um local na empresa onde são guardados os materiais. A escola, embora seja uma prestadora de serviços, também precisa ter este local muito bem organizado.

Você já parou para pensar quanto sua escola gasta com papéis, material de limpeza e higiene? Se sua escola não faz controle de tudo que é comprado e consumido, comece hoje. Só o fato de colocar no papel você já conseguirá observar se existe consumo excessivo e tomar medidas para resolver o problema.

Veja alguns motivos para começar a pensar em controlar o almoxarifado:

  • Garantir que a escola fique sempre abastecida de seus bens de consumo de forma contínua;
  • Evitar extravios de mercadorias por parte de funcionários;
  • Melhorar o processo de compra;
  • Reduzir o consumo;
  • Economizar dinheiro;

Mais por onde começar? Separei algumas dicas abaixo:

Deixe uma pessoa responsável pelo almoxarifado

A primeira dica é a mais importante (no meu ponto de vista): Escale uma pessoa para ser responsável pelo almoxarifado. Delegue responsabilidades, como por exemplo:

  • Conferir e receber os materiais, que não se limita apenas em assinar um papel, é necessário conferir se os materiais estão adequados em quantidade e qualidade com o que foi pedido;
  • Fazer a armazenagem da forma correta levando em consideração a localização de cada material dentro do almoxarifado, os prazos de validade entre outros fatores para garantir que sejam consumidos primeiro os materiais mais velhos;
  • Retirar os materiais solicitados, inclusive fazer o registro de perdas e seus motivos quando estas ocorrerem;
  • Fornecer ao setor ou pessoa responsável pelas compras, a lista de materiais que precisam ser repostos.

Controle o estoque

Devemos compreender que os produtos que compramos para a escola são bens, tem valor financeiro e que por isso precisam ser controlados, um produto que se perde é prejuízo para a escola.

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Caso sua escola não tenha um software para isso, é possível utilizar o Excel para elaborar uma planilha para fazer o cálculo do total disponível em estoque de cada material.

Documente a movimentação

Faça o registro, mesmo que manual, de tudo que é requisitado ao almoxarifado e, se possível, faça um controle por categoria (curso, setor, etc) e por pessoa, estas informações servirão para que você seja capaz de medir o consumo por categoria e saber está havendo aumento ou diminuição. Ou se alguém está consumindo demais.

Estabeleça cotas máximas de consumo

Com base na análise da movimentação de insumo registrado durante um período, estabeleça cotas máximas para as pessoas consumirem.

Se a escola determinar uma cota, exigirá do funcionário um planejamento maior e certamente aquele texto que seria escrito em uma folha novinha de papel A4, não sofrerá nenhum prejuízo ser for feito no caderno ou substituído por um trabalho no computador e enviado por e-mail para o professor, por exemplo.

Estimule o consumo consciente de insumo

Organize campanhas para estimular o consumo consciente dos insumos. A escola, como formadora de opinião deve ser a primeira a dar o exemplo. Dependendo de como é o seu público você pode substituir o os bilhetes de papel por recados eletrônicos disponibilizados no site da escola ou mesmo por email.

Uma ideia bem legal é publicar mensalmente o que a escola economizou e o quanto a economia ajudou no meio ambiente. Veja um exemplo prático:
Segundo o instituto Akatu, são necessários 540 litros de água para produzir um quilo de papel. E para cada tonelada de papel virgem, 12 árvores são derrubadas.

Se a sua escola deixar consumir 5 quilos de papel terá economizado 2700 litros de água e estará dando sua contribuição para que árvores deixem de ser cortadas.

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Eu exemplifiquei aqui a questão do consumo de papel, por ser um insumo muito consumido nas escolas mais várias outras medidas podem ser adotadas e no final de tudo a sua escola contribuirá para o meio ambiente, promoverá uma educação de consumo consciente e em contra partida perceberá no bolso os reflexos positivos destas ações.

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